采购计划前期准备的重要内容之一是熟悉市场情况，掌握有关项目所需要的货物及服务的市场信息。缺乏可靠的市场信息，采购中往往会导致错误的判断，以致采取不恰当的采购方法，或在编制预算时做出错误的估计。良好的市场信息机制应该包括以下三个方面。
1）建立重要的货物来源的记录，以便需要时就能随时提出不同的供应商所能供应的货物的规格性能及其可靠性的相关信息；
2）建立同一类目货物的价格目录，以便采购者能利用竞争性价格得到好处，例如：商业折扣；
3）对市场情况进行分析研究，做出预测，使采购者在制定采购计划、决定如何分别包装及采取何种采购方式时，能有比较可靠的依据作为参考。
当然，项目组织不大可能全面掌握所需货物及服务在国际及国内市场上的供求情况和各承包商／供应商的产品性能规格及其价格等信息。这一任务要求项目组织、业主、采购代理机构通力合作来承担，采购代理机构尤其应该重视市场调查和市场信息，必要时还需要聘用咨询专家来帮助制定采购计划，提供有关信息，直至参与采购的全过程。
（2）采购方案的选择
计划的过程实质上就是设计备选方案并从中做出选择的过程。采购计划一般要对下列事项之一做出决策：
1）通过一家总承包商采购所有或大部分需用的货物和服务（例如，选择一家设计施工公司完成一项基本建设设施；选择一家系统集成公司研制某一电脑软件系统；成立一家合资企业承担一项工程项目）。在这种情况下，从询价到合同终止的各个过程都只要实施一次。
2）向多家承包商采购大部分需用的货物和服务。在这种情况下，从询价直至合同终止的各个采购过程都要在采购进行过程中的某个时候为每一个采购活动实施一次。这种方法一般都要有订货和采购专家的支持才能进行。
3）采购小部分需用的货物和服务。这时，从询价直到合同终止的各个采购过程也要在采购进行过程中的某个时候，为每一采购活动实施一次。这个方法在使用时有没有订货和采购咨询专家的帮助都能进行。
4）不采购货物和设备。这种方法常用于研究和科技开发项目（当实施组织不愿别人得到项目技术信息时）和许多小型的、机构内部的项目（当寻找和管理某种外部来源的费用可能超出潜在的节约时）。这时，从询价到合同终止的各个过程都不必实施。
（3）制定采购计划的依据
1）范围说明。范围说明书中说明了项目目前的界限，提供了在采购计划过程中必须考虑的项目要求和策略的重要资料。随着项目的进展，范围说明书可能需要修改或细化，以反映这些界限的所有变化。范围说明应当包括对项目的描述、定义，以及详细说明需要采购的产品类目的参考图或图表及其他信息。具体包括以下内容：
①项目的合理性说明（设计说明书）：解释为什么要进行这一项目。项目存在的合理性风险是买方承担的。
②项目可交付成果（执行说明书）：这是一份主要的、属于归纳性的项目清单，其完整、令人满意的支付，标志着项目的完成。项目存在的执行风险由承包商承担。
③项目目标（功能说明书）：项目成功必须达到的某些数量标准。项目目标必须至少包括费用、进度和质量标准，项目目标应当有属性、计量单位和数量值，未量化的目标在未来会存在很大的风险。
2）产品说明。项目产品（项目最终成果）的说明，提供了有关在采购计划过程中需要考虑的所有技术问题或注意事项的重要资料。项目产品说明在早期阶段一般比较粗略，而后则越来越细，这是随着对成果特性的逐步深入了解必然产生的结果。虽然成果说明书的形式和内容将会改变，但在任何时候其详细程度都能保证以后项目计划的进行。
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