2.整顿
整顿即彻底地清理你与上司的办公桌，在整理时，你可以用一个能够循环使用的盒子、垃圾桶或是垃圾便利袋。把你所有的东西从办公桌上和抽屉里拿出来，堆成一堆，然后清扫桌子。这样做会让你觉得很爽。不要在乎现在堆成一堆的东西，因为它们再也不可能和以前那样杂乱无章、胡乱摆放了。
3.清扫
清扫意味着当你把桌子清理干净的时候，把不需要的东西都丢掉。因为你存放的物品越少，你就越可以节省自己的时间。你只需扔掉那些你清楚地知道你不想要的东西。如果有些东西你不能确定是否还能用得着，还是把它放在那堆东西里吧。
4.分类
把最显眼的物品和你需要马上处理的文件或者信件放进指定的盒子里。把你每天都要用到的物品放在身边容易看到的地方。在你离开的时候，你应该把那些没用的东西扔掉。在你完成这些工作后，你还是有一堆东西堆着，但是你的办公桌确实已经能够正常运转了。
5.调整
清理完成后，你需要的是对你的工作空间进行调整，到周末的时候，你的办公室可能已经不再是良好的状态了，但还是比先前的情况要好很多。你也许发现你用来装待办工作资料的盒子没有放在比较方便的地方，或是那个盒子装得太满了，但是至少你有一个存放待办工作资料的盒子。根据你的优先事项原则不断地进行调整，你也许需要把两个类别合并为一类，或是把一个大类别分成两类。现在你有了固定的存放物品的盒子，只是调整一下盒子比重新整理一大批东西要容易得多。
工作无序、没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。而整理你与上司工作空间的意义就在于，它将最大限度地节省你们的工作时间，提高工作效率。不过，你需要谨记的是，在对上司的物品进行丢弃的时候，你要事先询问对方，否则很可能会弄巧成拙，丢掉上司还需要用的东西。
调整工作与休闲的关系
因为秘书行业在日常工作中所承担的压力较大，再加上工作内容多而杂，所以秘书人员的压力便更显沉重。
颜飞在某大型IT公司担任秘书，她最近感觉自己很可能需要换一份工作了。她的担忧并非偶然。平日里，因为公司事务繁忙，她总是需要加班加点地工作，有时候，还要将剩余的工作带回家中。第二天，还要提起精神去应对自己那个喜怒无常的上司——IT行业竞争激烈，土司经常会因为自己的创意被他人领先而愤怒不已，甚至会迁怒到颜飞身上。最近，颜飞总有头晕耳鸣之感，有一次，她甚至差点在来公司的路上晕倒。
每一个人都应该正确地对待工作和生活，正确地对待工作和休闲，学会在自己的时间管理清单中为自己预留出一部分的轻松时刻。
许多秘书之所以不想放下自己的工作，总是习惯性地超负荷工作，主要有以下两个原因：他们想获得更大的物质成就，通过工作，他们可以逃避自己以及其他人的问题。但事实在于，这样的工作状态往往会让你处于身心疲惫之中，你的工作效率也会急速下降。
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