秘书机构要传达领导指令，处理日常事务，就必须对各种经常性的任务进行加工处理，进行综合，以去伪存真、去粗取精，以分别轻重缓急，顺利完成各项任务。
4.协调各种关系
秘书机构处于单位的中心枢纽，要联系上下，要沟通左右，从而协调各方面的关系，使上下左右的关系和谐完美。
5.充当机关窗口
秘书机构的面貌如何，将直接影响本单位的形象，将给领导、单位带来直接或间接、积极或消极的影响。因此，必须要求秘书机构塑造良好形象。
第二节 秘书机构的基本职能和主要工作
一、秘书机构的基本职能
秘书机构的基本职能是服务领导、辅助决策，具体说来主要表现在以下两个方面。
（一）办事是第一职能
1.秘书机构是一个综合办事部门，办事是第一职能
设置秘书机构的目的就是为了综合处理事务，直接为党政机关等领导部门办事的，如文件的起草收发，电话电报的接收，会议的组织安排，来信来访的处理。这些大量的事务性工作，领导人员不可能事必亲躬，埋头于这些繁琐的工作，大多是由秘书机构承担的，所以有人认为一个好的领导应该是“大事精明，小事糊涂”。而秘书机构办事的状态如何，也将直接影响全局的工作，因为领导机构和领导人员的许多事情都离不开秘书机构的辅助性工作，领导机构的许多事情都是在秘书部门得以最终完成的。
2.秘书机构办事的基本要求是高效率
如果说领导机关犹如一列运转的机车车头，那么秘书机构就要像使这车头得以运转的枢纽，每时每刻都在活动着，发文，办事，开会，人员来去，信息往返。要使车头运转灵活自如，关键就在于提高秘书机构的办事成效。没有秘书机构办事的高效率，就没有领导工作的顺利和畅通。基于这种目的，对于秘书机构的办事的基本要求就只能是高效率。
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