《数字档案长期保存研究》:
命周期的前端,电子文件的保存处在文件生命周期的后端,而基于该理论的基本观点,这两个阶段具有不可逆性,也就是说一个文件不可能在还没有生成的情况下就进行保存。电子文件只有经历了形成阶段,才能进入下一阶段,直至保存阶段。没有形成,就没有保存,在形成阶段所形成的文件是否具有真实可靠等特性及质量要求,决定着其能否得以长久保存。文件生命周期的各个阶段都有着不同的目的及意义:形成阶段的目的是形成具有使用及保存价值的文件;流转阶段的目的是使用户能够在有需要的时候使用文件,它所凸显的是文件的使用及利用价值;归档(长久保存)阶段的目的是对有价值的文件进行归档保存。各个阶段有着不同的职能,它们之间相互联系,各个阶段的核心是形成阶段所形成的电子文件,忽略了形成阶段,文件将不能生成,那么,流转阶段、保存阶段也就无法围绕文件而展开并发挥作用。
加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂教授认为:“如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性的话,未来将没有多少电子文件值得保留。”由此可看出电子文件形成阶段在电子文件生命周期中所处的重要位置。如果在形成阶段没有形成真实、准确、完整、可用等满足质量要求的电子文件,那么文件就失去了长久保存的价值,并在流转阶段的用户利用过程中造成恶劣的后果,这种恶劣后果在电子政务环境下将影响更深更广,如政府发布了不准确的政策信息,将阻碍社会的发展并对政府公信力造成非常大的影响。因此,只有在此阶段形成具有使用价值及符合基本质量要求的电子文件信息,文件才能顺利进入流转使用阶段以及长期保存阶段。
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