工会信息的作用在于：它是上级工会把有关党和国家的政策动向、党和政府对工会工作的要求等传达给下级工会的工具；同时收集各级工会组织和广大职工群众的意见和要求，反馈给党政领导机关和各级工会领导机关；工会信息还具有在各不同级别的工会组织之间实现信息横向交流的功能。也就是说，工会信息具备着从上至下、从下至上以及横向等多个方面的信息交流功能。
工会信息文体的格式结构包括标题、开头、正文、结尾等部分。标题是工会信息的眼睛，好的标题可以起到“画龙点睛”的作用，可以吸引读者阅读工会信息，集中反映工会信息的精华。写标题的要求是开门见山，直叙题意，明快易懂，新颖醒目。标题的形式有多行标题，即引题、正题和副题俱全，一般用于内容比较重要的工会信息；双行标题，即引题和主题兼用，或者主题和副题并用；单行标题，即开门见山，直接点明题材。
开头的作用是开始、启发、吸引。开头部分以简短的文字概括信息的重点，揭示本篇信息的主旨，使阅读信息的人在短时间内抓住信息的要点。要做好这一点，需对内容有全面了解和宏观把握。
正文是工会信息的主体，是其主要内容部分，是对事实作具体报道的说明。这一部分要有说服力，以充足的材料进一步阐述主题，层次划分上要主次分明，逻辑条理清楚。
结尾是由信息事实而引发的意义和展望，提出建议。结尾没有固定格式。一般是在正文的基础上作出概括。写结尾也要注意生动活泼，但也不可信马由缰，总之是要恰到好处。
工会信息的写作要求，一是要简明，即必须做到文字简练、观点明确、条理清楚；二是要准确，即表达的信息、事实的内容，不仅时间、地点、事实、数量等要准确无误，结论也要准确、鲜明、符合实际；三是科学，即应是符合逻辑、符合语法修辞规范的文本；四是统一，即表述某个人物或某种事件时，要注意用语和表述方式的一致性；五是针对性，即应当考虑读者对象，使写出的信息有较强的针对性。
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