劳伦斯深受学校公共关系部富有创造精神的工作人员和其下属行政人员的尊重。尽管他精通精英文化,但绝对不是势利眼。他经常向会计人员、行政助理以及前台接待员打招呼,而且能够叫出他们的名字。过圣诞节时,他组织大家参观新开放的博物馆——一个通常需要预约一年才能排得上的活动,还在博物馆安排了正式的午餐,部门里每一个成员都接到了邀请。
由于为人热情随和,劳伦斯不仅深受大学同事的喜爱,还给学术界和艺术界的文人学士和上层人士留下了深刻的印象,他也因此获得了一位聪明可爱的妻子。劳伦斯将近40岁才结婚,如今已是6岁的鲁西和3岁的博比的父亲。在这位热衷艺术的鉴赏家的办公桌上,摆放着他家里的两个小蜡笔画大师的一个个作品,简直就是一个微型画廊,令人十分感动。
劳伦斯的妻子艾莉森是一家中型企业的律师。尽管两人的年收入超过25万美元,但他们的生活毫不铺张招摇。在这座繁华的城市中,劳伦斯一家在其他人眼里并不显眼,所在的社区是因为靠近一些著名的文化场所而闻名,并无多少名人居住此地。他们的住宅是一栋二战前的小巧舒适的单层隔板房,有三个卧室、一个浴室。房子对于这个好似来自于《美国梦》剧本中的四口之家来说刚好够用。
然而,劳伦斯的生活不只是围绕着妻子、孩子和他的工作,当然也不只是满足于对艺术品饱饱眼福而已。一般而言,当谈到对于艺术的喜爱时,我们是指此爱好能够使人感到快乐、充实。通常,那些自己最珍爱的作品只会与家人分享。
当然,我们这里说的是通常。
人们常说,最外显的人格往往会遮掩最私密的灵魂。当这个私密灵魂的内心想法常常出现时,对某种物品隐秘的、由羞耻驱动的需要就被称为“痴迷”。包括艾莉森在内,没人知道对于艺术的喜爱会促使劳伦斯在为了获得它、隐藏它,并最终通过欺骗领导和供应商来如愿以偿的路上走了多远。伊索大学是美国州立大学系统中最大的学校,可以与常春藤联盟的大学并驾齐驱。它建于1871年,由一所州立师范学院演变而来,现已发展成为一个以优异的学术成就、科学研究和社区服务而享誉世界的大学。
毫不夸张地说,这所大学培养出同时也吸引着各个领域的名人。在学生书店中,可以看到印着这所学校标识语——Ominibus:Punim(意为“众多的面孔)的橙色勃艮第运动衫。伊索大家庭中有著名演员,有奥运会运动员,有最高法院法官,还有几个诺贝尔奖得主。该大学的医学院率先研发出对付最恶劣情况的全新治疗方法,它的医生在照看病人时不论贫富一视同仁。
不论你在哪一天统计,伊索大学的在册学生总数都会达到35000人,包括本科生、研究生和职业学院的学生。为确保如此庞大的教育机构正常运行,学校聘请了25000多位员工和教师。虽然位于美国三大城市中地价最高的地区,伊索校区面积还是达到了500英亩,而且还拥有自己的邮政区号。伊索大学的足球队——“雷电野牛”常常令这座著名的大学成为11点新闻的焦点。更重要的是,30亿美元的预算为其赢得了在州议会中的永久席位。
在向信息化时代转轨的过程中,该大学的商业和技术专家耐心地指导着这个文化底蕴深厚的高等教育界前辈。如同劝说一位老者将其转盘唱机换成cD播放机,在平稳温和的推动措施下,伊索大学已从使用马尼拉文件夹和缩微胶卷的旧簿记体系时代进入了“交给我来做”的电子计算机时代。
到20世纪90年代中期,伊索大学的采购和应付账款系统已全部计算机化。只要输入登陆ID和密码,授权工作人员便可立即看到学校任何部门的任何一笔财务交易。再摁几个按钮,就可以知道哪位工作人员提出了购买申请,当然,是在其向中心应付账款部提交申请前;你可以看到该大学支票的编号及开出日期,你甚至还可以知道支票已经通过美国邮政局寄给了卖主,还是先送给了提出付款申请的部门。任何像伊索大学这样拥有如此繁多的运作部门的单位都要保证其支付效率,同时又避免随意性的操作。为此,学校在提高应付账款支付过程的效率的同时也设置了几项安全措施,其中最重要的一项保障措施便是该大学的采购政策,该项政策规定了支出的限额。
伊索的“小额”授权采购政策规定,在未获得中心采购部批准的情况下,一个部门在一个供应商的日开支额有上限规定,超过规定的限额,材料采购和支付系统将会自动拒绝这个部门的采购申请,并将该申请回送到中心采购部。
具体说来,任何与供应商之间发生的超过2500美元(允许少许额外的税收和运费)的交易将会自动受到中心采购部的控制。这样做的好处有很多,比如可以确保这所古老的公立大学在市场上获得最有利的交易,并遵守名目繁多的州及联邦的法律。
人们可以看到这样的情景,中心采购部的采购员们双臂交叉抱在胸前,脸上带着不屑的表情,跺着脚抱怨着挪威诗歌系的那位会计助理是怎么想的,竟然从奥斯陆的堂公司订购价值2984.3 2美元的斯堪的纳维亚语翻译指南。像这类超过了限额的订购单会立即引发某位满脸不屑的采购员给挪威诗歌系的会计助理的顶头上司寄发一份电子邮件。
你也许会有疑问,一个大学的财务负责部门何以日日都将如此多的资金输送到学校里的几百个部门,其实,这正是大学的小额采购授权政策背后所蕴涵的原理——这个词组明白无误地告诉我们,这所拥有30亿美元预算的大学,授予每个部门在一天之内与某一卖家之间的购买交易额只限于2500美元外加少许开支。
对于像伊索大学这样庞大的组织机构来说,这项小额订购授权政策保证了其支付系统的有效运作,不至于被大量的日常采购和特别采购所羁绊。当然,这个政策也会有一定程度的风险,但如果不这样做,将会产生大量的延期支付而使一所名校的信誉受损。
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