“申购单”一般采用一式两份的方式,详细注明:申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容,一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后,将其中一张退回申购部门,以示答复。
②采购时要签订“采购订货单”,规范采购活动。企业中除零星物品的采购可随时办理外,大量购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度,以保证采购活动的规范化。“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证,也是购销双方应当共同遵守的一种契约,它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下,而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。
“采购订货单”可根据实际情况,采用数张复写方式,其中一张送交销货单位,请求发货;一张转交仓库保管部门,作为核收物品时与发票核对的依据,即验收货物的依据;一张留做存根,由供应部门归档保存,以便对所有的订货与到货隋况进行查对、分析。
③采购物资到达时应填写“入库单”,严格验收之后方可入库。采购部门购回的各种原材料,都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等,对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明原材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”由仓库验收人员填制,取得采购人员的签字后,一张留存,登记仓库台账;一张退给采购部门进行业务核算;一张送交会计部门。严格的验收制度,有利于考核采购人员的工作质量,划清采购部门与仓库之间的经济责任,保证物资入库准确、安全。
④规范审查制度、严格审核采购业务的各种凭证。会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前,应对各有关部门送来的各种原始凭证,包括发货票、运费收据、入库单以及订货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的购货数量、金额计算是否正确,还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题,应及时查明原因,分清责任,合理解决。在此基础上,编制付款凭证,由出纳员支付货款,并按货币资金支出业务的内部控制要求办理,使两种业务的内部控制统一起来。
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