近代企业经营,遵循“全员经营”的观念,也就是说,企业若只靠少数首脑人物呕心沥血、惨淡经营,难竟其功,需要集体决策、全员参与,以分担最高主管阶层鞭长莫及、力不从心的苦衷。
企业要达到“全员经营”的境地,首要之道在于制定明确的目标。目标是企业在某一时期意欲追求的预期成果,也是全体员工共同信守遵循、各司其职、各尽其责的指导方针。简言之,企业的经营应先由最高主管订立高瞻远瞩的目标,中阶、基层主管在此目标的导引之下,必能认清方向,全力以赴。
具体言之,目标的设定对企业有下列的益处:
(一)集中精力,完成少数几项重要的工作
为什么制定目标可以帮助我们集中精力,完成几项重要工作呢?关键在于工作项目与工作目标必须分开。工作项目是指依据工作说明书或职位说明书(Job Describtion)的内容员工所要做的每一件事。一个员工的工作项目可能有5项甚至15项,但是目标管理的本意并不是要将员工的每一项工作列为目标,而是要将员工工作中具有重要性的工作列为目标,因此工作目标也就是具有重要性的少数工作,也就是所谓的“重点工作”。
或许有人会问,何不将每项工作都列为工作目标呢?这是有理论依据的。
根据柏拉图原理,一般人在工作的时候,会有80%的时间花费在处理许多琐碎的杂务上,我们称之为Trivial Many,这些杂事就算做好了,对于工作的成果也不会有多大的帮助,对于整体的工作成果只有20%的贡献。举个例子来说,一般主管的日常工作有许多时问都是在开会,但是我们常常会诟病开会是“会而不议、议而不决、决而不行、行而不果”,所以开会对解决问题的成效并不大。倒过来说,另外的20%的工作就是所谓的Critical Few——少数重要工作,但是这20%的重要项目反而能对于工作成果产生80%的贡献。此即所谓的“80/20原理”。目标管理也就是要对这重要的20%的工作加以适当的把握,以免劳而无功。
(二)群策群力,达成任务
在企业管理上,我们常用一个词“Synergy”,这个词可以解释成“综合效益”或“协力效果”,也就是说一个企业就好比一个紧密的系统,如果系统中的每一子系统(Sub-System)微小部分都能够共同以一个目标来努力,相互合作协调,众志成城,那么这个企业所产生的经营效果将是非常可观的。
目标管理在本质上就是目标的设定,即事前预定成果,并拟订达成目标所必需的工作条件及步骤。目标管理不但有利于资源的有效运用,更能建立整个组织的整体规划体制。
由于目标体系中各管理阶层的目标具有连锁性,上级的目标是每个部属必须通力合作才能达成的“共同目标”,因此,全体员工均有分担组织目标的意识,产生休戚与共的团结感,并汇集其力量达致全公司的总目标。
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“预算是管理之母”,主要是因为预算可以产生许多宝贵的资料(数字)作为提升经营绩效的依据。
不过,预算为执行工作计划达成企业及部门目标的活动所产生的收支金额的概算。因此,本书乃秉持“目标→计划→预算”的步骤来建构预算制度。