杨宗岳，人力资源与职业教育技术理学硕士。曾任北京大学领导力研究中心研究员、中央财经大学中国企业家研究中心研究员，现任继创者联盟执行主席。出版有《继创者时代——中国企业传承新方法》《继创者时代——创一代与创二代顺利交接的方法》《顶层设计决定家族企业传承成败》等多部个人专著。

企业管理制度是企业各项管理制度的规范性实施与创新活动的产物。企业管理制度的编制须按照一定的规范来进行，企业管理制度的编制在一定意义上讲也是企业管理制度的创新，一方面要结合企业实际，遵循事物发展过程中内在的本质规律，另一方面要依据企业管理的基本原理，实施创新的方法或原则，并形成规范。《行政管理必备制度与表格典范》一书由值班工作、接待、印信管理、保密工作、会议管理、文书档案管理、办公用品管理、环境卫生管理、车辆管理、食宿管理、安保管理11个部分的制度、表格范本组成，所有的范本是对成功企业的制度的解读，可以作为企业管理人员、工作人员、培训人员在制定本企业管理制度时的参照范本和工具书，也可供企业咨询师、高校教师和专家学者做实务类参考指南。

第一节　会务管理要领

一、会前准备管理

对于企业管理来说，会务管理是一项常见的管理项目。但开好会首先必须做好会前的准备，其管理内容包括以下几个方面。

1. 安排会议议题

会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由管理者确定。行政部应做的工作是根据管理者的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，提出建议以供管理者决断。

2. 确定会议步骤

安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。

3. 拟订与会人员的范围或名单

哪些人参加会议，须根据管理者的意图和会议的性质、任务、内容拟订。

4. 签发会议通知

（1）签发方式。

签发会议通知可以采用书面、电话、电子邮件、微信群或网站公告等方式。（2）通知的内容。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。

（3）编号要求。

重要的、大型的会议通知要编号，一般的会议通知不编号。

5. 准备会议文件和材料

会议文件、材料是指与会领导的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。

6. 选择和布置会场

开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态将直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。

7. 主席台座次

主席台座次以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列。最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为中心点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有多排座位，则其他各排的排位可灵活掌握。座位上要摆置名片。座次须报领导审定。

8. 妥善安排后勤服务事宜

后勤服务包括会议的物资、资金准备，与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作安排。

（1）要制订住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房。

（2）对年老和体弱的人员，要适当给予照顾。

（3）饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。

二、会中会后管理

在会议召开过程及会后，还必须要做好以下的各项服务工作。

1. 搞好签到工作

为准确地了解与会人员的出席情况，接待人员在会议开始时要做好入场签到工作。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。

2. 控制会议进程

行政部对会议中的动态都要做到心中有数，并及时地向会议领导报告。

（1）若会议依据某种错误的或片面的情况作出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况。

（2）当会议作出的决定与企业有关的政策或制度相抵触时，应主动介绍有关政策或制度，提请与会者注意。

3. 编写会议记录与会议简报

会议记录是会议内容和过程的真实凭证。在各种会议上做好记录是行政部人员最重要的工作之一。

4. 会议保密

内部会议，一般都要做好保密工作。会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止给以后的工作带来麻烦。

5. 会场服务

会场是参会人员最主要的活动场所。会场服务包括布置会场和会议的现场服务两部分工作。这里的会场服务主要是指会议的现场服务。

6. 会议文件的收退

会议文件的收退也称会议文件的清退。通常指重要会议（机密程度较高的会议）的与会人员，在会议结束时，根据规定须将会上所发的文件清理并退回会议秘书处。

7. 会议文件的立卷归档

会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系将其加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。

8. 打印会议记录

要趁着会议内容在头脑中仍然清晰时打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排，打印时必须准确。

第一章　值班工作管理

第一节　值班管理要领

一、值班的基本要求

二、值班的具体内容

第二节　值班管理制度

一、值班管理规定

二、节假日值班管理办法

三、部门主管夜间轮流值班制度

四、夜间值班管理制度

五、值班与加班费发放管理制度

第三节　值班管理表格

第二章　行政接待管理

第一节　接待管理要求

一、接待工作的基本原则

二、接待工作的运作程序

第二节　接待管理制度

一、商务接待管理办法

二、来访接待流程及标准

第三节　接待管理表格

第三章　印信管理

第一节　印信管理要领

一、印章的管理内容

二、介绍信的管理内容

第二节　印信管理制度

一、印章管理办法

二、印章、证照、介绍信、法人授权委托书管理规定

第三节　印信管理表格

第四章　保密工作管理

第一节　保密工作管理要领

一、保密工作的基本内容

二、保密常用措施

第二节　保密管理制度

一、商业保密制度

二、员工保密承诺书签订规定

三、文件、资料保密制度

四、计算机信息安全管理规定

第三节　保密管理表格

第五章　会务管理

第一节　会务管理要领

一、会前准备管理

二、会中会后管理

第二节　会务管理制度

一、公司会议管理制度

二、公司会议费用管理办法

三、中小型企业会议管理规定

四、会议室管理制度

第三节　会务管理表格

第六章　文书档案管理

第一节　文档管理概要

一、文书收发的管理要点

二、档案管理的实施要点

第二节　文档管理制度

一、公司公文管理制度

二、公司档案管理制度

第三节　文档管理表格

第七章　办公设备用品管理

第一节　办公设备用品管理要点

一、办公用品的分类

二、办公用品的保管管理

三、办公用品的发放管理

四、办公用品的使用管理

第二节　办公设备用品管理制度

一、办公设备管理规定

二、办公设备、耗材管理办法

三、办公用品采购、领用制度

第三节　办公设备用品管理表格

第八章　环境卫生管理

第一节　环境卫生管理要领

一、办公区的环境卫生管理

二、生活区的环境卫生管理

第二节　环境卫生管理制度

一、公司办公室5S管理办法

二、办公室卫生管理制度

三、厂区环境卫生管理制度

第三节　环境卫生管理表格

第九章　车辆管理

第一节　车辆管理概要

一、车辆管理的对象

二、车辆管理的内容

第二节　车辆管理制度

一、车辆管理办法

二、私车公用管理办法

三、中高层管理人员车辆补贴实施办法

第三节　车辆管理表格

第十章　食宿管理

第一节　食宿管理要领

一、食堂管理的基本内容

二、宿舍管理的基本内容

第二节　食宿管理制度

一、员工宿舍管理制度

二、租房补贴管理办法

三、食堂管理制度

四、餐费补贴管理办法

五、职工食堂招待用餐管理办法

六、外包食堂考核管理办法

第三节　食宿管理表格

第十一章　安保工作管理

第一节　安保工作管理要领

一、安全工作的管理内容

二、保安工作的管理内容

第二节　安保工作管理制度

一、安全保卫工作管理规定

二、出入管理规定

三、保安管理制度

四、门卫管理制度

第三节　安保工作管理表格