《新手会计10天入门手册》:
四、会计凭证的传递和保管
1.会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中,在单位内部有关部门和人员之间的传送程序和传递时间。会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效进行的前提。会计凭证的传递,要求能够满足内部控制制度的要求,传递程序合理有效,同时尽量节约传递时间,减少传递工作量。
正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务,明确经济责任,实行会计监督具有重要作用。由于各种会计凭证所记录的经济业务不尽相同,所涉及的部门和人员也各不相同,所以办理会计手续的程序与占用时间也不同。因此,在制定会计凭证传递程序时,应着重考虑的问题如下:
(1)规范传递环节。会计凭证的传递应根据经济业务的特点、内部机构的设置和人员的分工情况以及经营管理的需要,恰当地规定各种会计凭证的联数以及经由的必要环节。注意既要使有关部门与经办人员能够利用会计凭证基本了解企业的经济业务,及时办理会计凭证手续,并按照规定程序进行处理和审核,又要避免会计凭证流向不必要的环节,以利于提高传递工作的效率。
(2)缩减传递时间。会计凭证的传递应根据有关部门与经办人员对经济业务各个环节办理所需的时间,合理规定凭证在各个环节停留的时间,以确保凭证及时传递,保证经济业务手续的完成。一切会计凭证的传递和处理,必须在会计报告期内完成,及时传递,不得积压,不得跨期,否则势必影响会计核算的正确性和及时性。
(3)完备衔接手续。会计凭证在传递过程中,既要做到完备严密,又要简便易行。凭证的签收、交接应当制定必要的制度,以保证会计凭证的安全与完整。而且在各个环节中还应该指定专门的人员办理交接手续,做到责任明确,手续齐全、严密。
在实际的工作中,各单位应根据企业自身的各种经济业务的性质和特点,由会计主管人员与制证、复核、出纳、记账等人员协商,为每种会计凭证的传递程序和在各个环节上停留的时间做出详细的规定,并制成会计凭证流程图,规定传递的路线和必经环节,还要在各个环节上对传递时间、处理内容及交接手续严格规定,以便会计凭证传递的工作有条不紊、迅速有效地进行。
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