第二节物品入库管理
物品入库，一般是指仓库根据物品入库凭证接收物品入库储存而进行的卸货、搬运、清点数量、检查质量、办理入库手续等一系列操作的总称。合理组织物品入库工作，对物品在库保管以及出库业务的改善等都有密切的关系。
一、物品入库前的准备
要想迅速、准确地接收每批入库物品，物流经理必须事先做好充分的准备。物品入库前的具体准备工作一般包括以下几个方面：
1.加强日常业务联系
物流经理应根据储存情况，经常向客户、仓库主管、运输承运商或运输部门联系，了解来库物品情况，掌握入库物品的品种、类别、数量和到库时间，以精确安排入库的准备事项。一般来说，物品入库时，客户或物流经理要提前(至少一天)通知仓库主管，以便做好接货的各项准备工作。
2.妥善安排仓容
当接到进货单并确认无误后，根据入库物品的性能、数量、类别，结合分区分类保管的要求，核算所需的货位面积(仓容)，确定存放位置以及必要的验收场地。对于新物品或不熟悉的物品入库，要事先向客户详细了解所存物品的性质、特点、保管方法和有关注意事项，以便物品入库后做好保管养护工作。
3.组织人力
根据物品进出库的数量和时间，做好收货人员和搬运、堆码人员等劳动力的安排工作。采用机械操作的要定人、定机，事先安排作业序列，做好准备。
4.准备验收和装卸搬运的机具
为保证入库作业的顺利进行，根据入库物品验收内容和方法，以及物品的包装体积、重量，准备齐全各种点验物品数量、质量、包装和装卸、堆码所需的点数、称量、测试机具等所有用具。要做到事先检查，保证准确有效。
5.准备苫垫、劳保用品
根据入库物品的性能、数量和储存场所的条件，核算所需苫垫用品的数量，据此备足必需的数量。尤其对于底层仓间和露天场地存放的物品，更应注意苫垫物品的选择和准备。同时，根据需要准备好劳动保护用品。
二、物品入库检验
入库验收是物品入库业务的主要环节，也是仓库工作三道关(入库验收、在库保管、出库复核)的第一道关口。物品到达仓库，大部分由供货单位直接运到仓库交货，也有一部分要经过铁路、公路、水运、空运等交通运输部门转运。一般到库物品均需经过接货、装卸、搬运、检验、办理入库手续等一系列工序，这些工序要求在一定时间内迅速、准确、安全地完成。所以物品的入库验收工作是一项技术性和时间性很强的工作，物流经理必须进行合理的组织及安排。
1.验收工作的基本要求
(1)准确
物流经理要对入库物资的数量、规格、质量、品称及配套情况等验收，要求做到准确无误，如实地反映物品当时的实际情况，不能带有主观偏见和臆断，要严格按照合同规定的标准进行验收。
(2)及时
物流经理必须及时在规定期限内完成到库物品的验收工作，提出验收结果，以保证物品尽快入库。一批到库物品必须全部验收完毕，登记账卡后才能发货，不应边验收边发货，更不应未验收即予发货。如果验收时发现到货数量不符或质量不合要求，要进行退货、换货或者向对方提出索赔时，均应在规定期限内提出，否则，超过规定期限(尤其是进口物品)，银行不予办理手续，超过索赔期限，供货方也不予负责。因此，验收工作必须抓紧，应在一定期限内完成。
2.验收工作程序
验收作业包括验收准备、核对证件、检验实物等。
(1)验收准备工作内容
为保证验收工作及时、准确地完成，提高验收效率，减少劳动力的消耗，仓库验收工作必须有计划、有准备地进行。验收准备工作包括：
①准备相应的检验工具，如磅秤、量尺、卡尺及需用的仪表等，所有检验工具必须预先检查，保证准确。
②收集和熟悉验收凭证及有关资料。
③进口物品或存货单位指定需要质量检验者，应通知有关检验部门会同验收。
(2)核对证件
凡入库物品必须具备下列证件：
①存货单位提供的入库通知单、订货合同等。
入库通知单是仓库接收物品的主要凭证。由于物品来源复杂，其入库单的式样、名称也各种各样，但无论何种入库单一般均应具备物品来源、收货仓库、物品名称、品种、数量、规格、单价、实收数、制单时间、收单时间及验毕时间等内容。供货合同是供需双方为执行物资供应协作任务，并承担经济责任而签订的协议书，具有法律效力。因此，仓库应严格按合同受理物资。
②供货单位提供的质量证明书或合格证、装箱单、磅码单和发货明细表等。
③运输单位提供的运单，若入库前在运输中发生残损情况时，还必须有普通记录或商务记录。
核对证件就是将上述证件加以整理并核对。同时，供货单位提供的质量证明书、合格证、发货明细表等均应与合同相符。
(3)验收的原则与验收比率
仓储物品往往整批、连续到库，品种规格复杂，如果要在较短时期内逐件检验是有一定困难的。为力求及时、准确地验收，检查每次(批)收货时，主要全面检查大件数量及包装标志与入库凭证所列是否相符，包装外部有无异状。对于物品包装内部的细数和质量的验收，通常是根据物品的不同特点、业务部门的要求、仓库设备条件以及人力的可能而定。
因此，确定合理的验收比率很重要。验收比率的确定，一般主要依据下列条件：
①物品性质。各种物品都有一定的特点，如玻璃器皿、保温瓶胆、瓷器等容易破碎；皮革制品，副食品，海、水产品易霉烂变质；香精、香水易挥发；竹、木制品和腌腊肉食品容易被虫蛀、鼠咬等。这些物品入库时，验收比率应定大些。反之，如肥皂、文具之类，外包装完好，内部不易损坏，验收比率可以定得小些。
②物品价值。贵重物品如价高的精密仪器，各种贵重中药材(鹿茸、人参等)，入库时验收比率要大些，或者要全验。一般价值较低、数量又大的物品，如百货中的发夹、纽扣等验收比率可定得小些。
③生产技术条件。同一种物品，由于生产厂的技术条件、工艺水平高低不一，产品质量常不一样。对于生产技术条件好、工艺水平高、产品质量好的产品，可以少验；而对于生产技术水平低或手工操作、产品质量较差，又不稳定的，需多验。
④包装情况。包装材料差或使用不当、包装技术低和包装不牢固，都会直接影响物品的质量和运输安全，易造成散失、短少或损坏。因此，收货时，对包装外在质量完好、内部垫衬密实的物品可以适当少验，反之则需多验。
⑤运输条件。物品在运输过程中，其运输路线的长短、时间的长短、使用何种运输工具，以及中转环节多少等，对物品质量都有不同程度的影响。因此，在入库验收时应分清不同情况确定验收比率。如汽车运输，路途长、震动大、损耗多的要适当多验；水路航运，安全少耗的就少验；怕潮物品(如食糖、洗衣粉等)经水路运输的应多验，而由陆路运输的可少验；对于直线直达而来的物品可少验，中转、分运环节多的，应适当多验。
⑥气候变化。我国幅员辽阔，各省、市气候存在差异，对长途转运的物品质量可能有影响。即使在同一地区，一年四季气候变化对物品质量也会有影响。所以，对怕热、易溶的物品，夏天要多验；对怕潮、易溶解的物品，雨季、霉天和南方潮湿地区应该多验；怕干裂、怕冻的物品，冬天应多验。
⑦新产品或积压物品。新产品凡质量稳定、近期出厂的可适当少验。对出厂已久或长期积压的物品，要防变质，应多验。
⑧计重物品。确定计重物品的验收比率，一般是依据物品的包装而定。凡采用定额包装的和包装比较定型的物品，可以抽验；非定额包装的物品，一般应多验或全验；无包装的物品，必须全部检斤过磅方可验收入库。
上述各种条件因素，互相牵连，互为因果，所以确定验收比率应全面进行考虑，不能孤立某项条件而判定。
确定合理验收比率的原因
1.各个仓库的验收人员、保管人员的配备，以及仓库设备、技术条件总是有限的。入库物品数量很大，要求整批、每件都开箱拆包验收，实际上难以做到。
2.有些物品包装技术性较强，如是专用性机械打包的，或是真空压缩包装的，开拆验收之后，其包装就不易甚至不可能复原，这样可能影响销售。所以，只能按实际需要抽验一定数量的物品。
3.许多工业品都是连续按批量生产的，每批产品或每一阶段的产品，其质量标准一般是比较统一的，抽验一定数量，就具有代表性了，无须全验。
4.有些物品拆包进行验收时，因外界自然因素(如空气、水分、阳光)对其质量有影响，不宜多验细数，甚至不开箱检验以利于安全储存。
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