2.3.3 收集相关数据来评估情境
一旦对情境有了大致理解,就有必要收集相关数据,了解问题和机会的规模(也被称为情境规模估计)。缺少数据会使所提议方案和现实问题相比,或者太小或者太大。换句话说,商业分析师应该测量问题或机会的大小以确定得出的解决方案的规模是否恰当。当内部数据缺失或者无法获得时,可以采用标杆对照方法。标杆对照是将一个组织的测量指标或过程,与行业内类似的组织所报告的或已找到的类似行业的平均值进行比较。因为竞争者都会严密保护非公开数据,所以类似数据可能不易获得。标杆对照还能用于比较组织内部单元或过程。
下面是使用标杆对照得到数据的例子,包括但不局限于以下内容:
完成交易量的商业过程所需的周期时间,异常或问题的发生次数,
由异常或问题引起的延迟量。由于损失一个客户而损失的每一笔交易或销售的金额,获取新客户的成本,浪费造成的资金损失,打电话求助服务台的费用。网站访问者,网站转化次数,销售询价,新账户和新政策。
销售量,市场份额,客户群和新合同的潜在增长量。市场大小,潜在新市场份额,竞争者,以及定价结构。对提供的产品的竞争力分析,功能和利益比较,定价,以及政策前瞻性。一旦收集到需要的数据,就可以用一些技术如帕累托分析法和趋势分析法来分析和构建数据。
2.3.4 起草情境说明书
当了解了问题之后,商业分析师应该通过记录当前需要解决的问题或需要开拓的机会来起草一份情境说明书。书写情境说明书不费太多时间,但它是确保深入一致地理解组织计划解决的问题或机会的重要步骤。如果不知道情境说明书或者情境说明书有错误,或者如果干系人对情境有不同的想法,就会存在确定错误的解决方案的风险。
情境说明书的格式如下:
问题(或机会)是“a”。
具有的效果是“b”。
产生的影响是“c”。
举例 考虑之前举过的保险公司的例子。和很多公司一样,这个保险公司在其业务中利用了新技术并做了广泛的网上广告。组织现在希望利用移动技术来改进其理赔过程。在制定项目章程之前,商业分析师起草情境说明书并将它包含在正式商业论证中。使用初步需要评估工作中获得的知识,商业分析师可识别出的商业需求和任何在商业中问题产生影响的初步评估。有了这些背景信息,商业分析师就能够起草情境说明书,比如:“理赔程序的成本持续稳步提高,在过去三年内以每年7%的平均速度增长。已有通过电话或网络提交理赔要求的方法存在重大过程延迟,并导致需要增加员工来处理热线电话和亲自到现场调查。”
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