在编撰思路上，我们首先选取5件公文，对格式不规范的地方作全面点评式说明；另外，对49件公文不规范的地方，分别按“版头类”“标题类”“附件说明类”“落款类”“版记类”“其他类”进行分类点评式说明。为了突出重点，每类案例中仅就一类不规范情况进行点评。说明的主要依据是《党政机关公文格式》和《标点符号用法》两个国家标准，少量依据是公文处理中约定俗成的做法。为了提高本书的工具性．我们还选取了社中央机关制发的5件格式相对规范的公文供参考，案例后还附录了《九三学社中央机关公文处理工作规定》《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和《标点符号用法》4个与公文处理工作密切相关的文件或标准。
在整理过程中，对于用何种形式呈现案例颇费周折，各方面的意见也不统一。经反复权衡，我们把关注的重点放在公文的格式规范上，而不在遣词造句、语法修辞、章法逻辑和层次结构等其他形式要求上，更没有涉及公文的政策性、思想性、理论性等内容方面的要求。我们的想法是，公文的格式有明白清楚的国家标准，先把这方面统一规范起来。今后有条件时再逐步扩展到其他方面的规范。另外需要说明的是，之所以主要选择不规范的案例作点评，主要是为了从正反两个角度增强规范意识，使人更鲜明地两相对照、对易出现错误之处印象更加深刻，更容易避免不规范操作。
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