第3章
量体裁衣
——办公文档版面设计与美化
经验：设计是为了更好地表达，更易取得客户、上司的认可。
从设计学的角度讲究的是点线面的结合，我们可以把版面元素的一个字符看成是一个点，一行字符为线，段落、图像为面，将这些元素按照审美的方法组合就是设计。
设计是一种感觉，而感觉因人而异，找到了感觉就找到了设计的灵感。每个人都有自己的审美意识、审美情趣，这取决于设计者自身文化的涵养。所以说，排版设计是对设计者的思想境界、艺术修养、技术知识、创作能力的全面检验。
3.1 并非自己不应该做和无法做到的事
人靠衣装佛靠金装
“人靠衣装佛靠金装”是为什么要设计版式的最好理由。
美化办公文档就如同女子出门需要涂脂抹粉，男子出门需要衣冠整洁一样，应该是件用心处理就能做到的事情，也是应该积极去体验的一件事情，见图3-1所示版式设计效果。
图3-1
办公文档的版式设计是一门艺术，但只是为文档量身定做的艺术，也是一门自然的、普及的艺术，并且这门艺术是可以学到的，可以实践的。
当我在纽约时代广场四周环顾之时，入眼的那天、那地、那人、那物都是艺术，被铺天盖地的艺术氛围包裹起来，你会感到艺术设计是那样的自然，那样的惬意，就突然领悟到生活中随处可以涌现设计的源泉，只是需要我们去发现，去体验，如图3-2所示。
图3-2 纽约时代广场的街景：那天、那地、那人、那物
3.2 从认识纸张和开本开始
3.2.1 一张纸裁开来
印刷行业将标准的纸张称之为全开，按照不同规格裁切后的纸张称之为开数，装订后的书刊幅面的规格大小称之为开本，如图3-3所示。
3.2.2 常用开本尺寸
常见的裁切成品尺寸见图3-4。8开（多用于大画册）、32开（多用于一般书籍类）、16开（多用于杂志类）、64开（多用于中小型字典、连环画）。
在实际生产中，通常将幅面为787×1092（mm）或31×43英寸的全张纸称之为正度纸；将幅面为889×1194（mm）或35×47英寸的全张纸称之为大度纸。大度是国际尺寸，正度是国内尺寸。“特规”指特殊规格、大规格类型的纸，“双胶”是普通的胶板纸，如图3-5所示。
图3-5
大度16开：210×285，正度16开：185×260。
我们常用的A4、B5在开本尺寸中都属于16开尺寸范围内：
A4:210 ×297mm B5:182×257mm
3.3 办公文档的设计原则
3.3.1 行文规范符合要求
大多数的办公文档都有一定之规，按照一定的规则产生的行文秩序称为行文规范。例如行政机关公文的内容包括行文规则、行文关系和行文方式，如图3-6所示办公文档。
图3-6
企事业单位也会对内部的行文规范制定相应的标准，不但提供决定、通告、通知、报告、请示等模板，甚至可以细致到固定文档内容的格式。例如某公司关于会议纪要的规范要求，摘要如下。
会议纪要正文由两部分组成，如下所述。
（1）会议概况/ 会议时间、地点、名称、主持人与会人员、基本议程。
（2）会议精神与议定事项。
（3）采用Word排版，紧凑型，不留过大空白，一级标题采用华文中宋小2号，二级标题采用黑体小3号，三级标题采用小4号宋体加粗，四级标题采用黑体5号，正文采用宋体5号。
在制作办公文档之前，一定要了解相关规则、相关格式、相关模板。
3.3.2 文档形式完整表现
文档的形式完整，指的是一篇文档从头到脚构成形式的各项元素都完整，如图3-7所示文档。
图3-7
这些元素可分为4类，如下所述。
页眉：Logo图形、公司名称、网址、文章题头、章节编号、创建日期等。
版心：文字（中文、英文）、图像、表格、图表等内容。
页脚：页码、公司地址、联系方式、网址、作者或编者等信息。
页边距：边栏的文字、插图等。
每一类元素中可以包含很多细分的内容，这些内容相互之间没有严格的划分，也没有严格的要求，可以根据文章的题材进行选择和配置。
其他灵活安排的元素如下。
制作人的信息：作者、时间、 QQ、MSN、微博地址等。
页码：奇偶页、续前页、分页页码等。
这两项灵活安排的内容可以根据版面情况放在不同的位置。
一篇完整的文档包含的信息应该是全方位的。
3.3.3 版面清晰，有条不紊
版面清晰是指构成版式的各项元素之间排列有序，如图3-8所示文档。
图3-8
例如文档版心部分的排列元素：标题是否醒目、段落是否明显、行列是否齐整、字体是否适中等，这些元素之间有序的排列构成版面的清晰，并直接影响对文档的阅读和理解。
以文字为主的版面设计为例，需要考虑到如下因素。
（1）标题、段落、字号、间隔之间的编排。
（2）不同级别标题大小之间的编排。
（3）段落排列和行间距的编排。
（4）选择字体和文本效果。
（5）设置字符间距。
（6）搭配颜色。
按照这些内容排列后，一眼看过去，版面整齐清爽，标题突出醒目，文字起伏有序，图片赏心悦目，读者就有想要仔细看一看的欲望了。
3.3.4 标新立异突出重点
这一原则是针对最终版面的形式而言的，在符合前面各项原则的基础上，还需要进一步使你的文档吸引老板、上司、同事的注意力，或者需要吸引客户、其他人的观看。在文山会海中，你的文档要想引人重视，就需要考虑对文档的重点部分标新立异，也就是要设法重点突出、主题内容突出，如图3-9所示文档。
图3-9
文档的重点部分从版面设计的角度看，可以是：
（1）大标题；
（2）图像内容；
（3）提炼的导言；
（4）精彩的文字段。
根据这些重点内容的提示，我将前一篇案例重新排版，对从原文4页的内容提炼出部分精华内容重新组合，设计了首页的版面。打开光盘对比观看这2篇文档，就可以发现，有重点提示重新编排的文档更容易理解全文的内容。
版面离不开内容，更离不开内容的主题思想，用突出重点的方法增强读者的注意力、理解力是版面设计的原则。只有做到主题鲜明突出，要点一目了然，才能达到版面设计形式与内容的完美结合。
3.4 办公文档的页面设置
3.4.1 纸张大小的设置
页面设置是文档起步的良好开端。
如同写文章之前先要构思酝酿一番才动笔一样，要创建一篇文档，敲打文字之前需要有一个前期预热的环节，在这个环节中有几项需要选择，如下所述。
纸张大小和方向。办公文档常用A4、B5的纸张，常用竖排，如图3-10所示。
图3-10
页边距。常自定义为：上3下2，左右2厘米。也可以根据内容多少设定参数值。【页边距】默认的一些参数可以使用，但由于上下边距参数一致，这点不太符合中文排版的习惯，因此需要自定义。
行数与字数。行数按照字体大小常用35～40行，字数按照字体大小可以排35~45字。
字号与字体。常用标题黑体3号，正文宋体小4或5号。
哇，你一定想，还没有动手就这么麻烦吗？其实重点就是（1）、（2）项，其他选项就先默认好了。
再次强调一下，这几项参数的选择和一页中的内容多少相关，内容多的字号就小，行数就多，边距就少，反之亦然。
如果不考虑打印机的局限，纸边距最小值可以设置为0。
3.4.2 巧妙利用网格
在页面设置中有【文档网格】，是以固定的方式调整文字的行间距和字间距的。
如图3-11和图3-12所示的案例中的文字都是5号字，但行数和字符数的调整对版面影响很大，前者看上去舒展，后者看上去紧凑。
图3-11 40行/ 35字符 图3-12 42行/ 40字符
我们只要指定行数和字符数，就可以改变版面的视觉效果，这是文字排版非常有效的手段之一。
通常制作文档都是在默认情况下进行文字录入，因此在文字录入结束之后，可以单击【页面布局】、【页面设置】按钮，在弹出对话框中的【文档网格】选项卡中选择【指定行和字符网格】选项，可以重新调整行数和字符数，看一下文字块占纸张面积的大小， 如果还有剩余空间，就可以重新指定新的行数和字符数。
遇到对文档有字数要求时，比如一页要求1500字，那么可以通过计算字符和行数的数值后设定，38字符×40行 =1520字符。
对字符和行数进行细微的调整，体现的是细微之处见精神。
3.5 办公文档的版式设计
3.5.1 一栏布局的版式
俗话说：三分模样，七分打扮。
……
——刘凡枫
如果你想征服客户、征服世界，那首先就得用文档征服你的上司和下属吧。
——郑盯桐
我们构思的内容可能的确很完美，很有魅力，但我们需要用外在形式拉住眼光，引导对方深入的理解。
——衫衫
全面实用的一本办公文档处理技能书。你不但能学到美化文档的方法，而且书中Photoshop，MindManager.Visio的知识能让你的文档制作能力飞跃到专业级。
——阱上