4步办好会，里里外外都满意。
严格按照中央八项规定要求编写，提升个人能力、做好机关工作的得力助手。
会议是制定计划、获取信息、解决问题、抑扬褒贬、建立联系、制定新决策或检查旧决策出现的问题的主要手段。所以毛泽东同志指出：开会是一种重要的领导方法。1955年，毛泽东在扩大的中共七届六中全会上作结论时指出：“要不犯错误，就要注意领导方法，加强领导”；“一年开几次会，或者大会或者小会，解决当前发生的问题。如果有问题，就要从个别中看出普遍性。不要把所有的麻雀统统捉来解剖，然后才证明‘麻雀虽小，肝胆俱全’。”如此看来，开会是大有学问的。
本书从定盘子、搭台子、严组织、收好尾等几个步骤，系统讲述了办会的几大招法，并对会议的发起、议题、形式、规模、时间、地点以及方案的策划、文件的准备、通知的印发、票证的制作、人员的编排、会务的保障、会场的布置、座次的排定、会议的安保、新闻的报道、会后的评估等细节进行了讲解，严谨而细密，书后附有常见会议的组织招法以及处理会议过程中各种情况的应对技巧。
第1步：定盘子
——确定议题
我们组织任何一种会议，都应有一个“盘子”。这个“盘子”，就是确定议题。这一步骤中，主要有以下几个方面的工作：
一、会议的发起有动议
没有无缘无故的会。既然组织开会，总得有个动议，这个动议就是为何开会？需不需要开？起因是什么？动机是什么？要达到什么目的？
有的会议涉及几个部门，跨不同行业，组织好一个会议实在不容易。酝酿和发动是关键的一步。对于一些经济、技术、文教领域里的业务性会议，其酝酿和发动与人大、政协、党代表等会议不同，起因、动机、首先倡导者也不相同：
有的会议来自上面：某位领导指示，或在某个重要会议上提出要召开某种会议；
有的会议来自下面：基层提出一些问题，或在实际工作中出现了新形势、新问题，迫切需要召开某种范围内的会议进行研究，这种会议的动议来自基层，首先倡导者或是基层单位，或是某个具体主管部门；
有的则来自其他缘由：某项工作开创多少周年了，其工作发展到新的时期，需要总结提高，需要开个带有庆祝、纪念意义的会议，而目的在于做好新形势下的工作，因而往往带有经验交流或总结性质；
有的则是例会：年终工作总结大会、经济工作会议等几乎每年在固定时间内召开。当然，每次会议的重点或侧重面也有所不同。发动这种会议都是来自上面。
这里要讲的会议的酝酿和发动工作主要是来自基层的、由具体主管部门发起的会议。
开会是必要的。如果想推动工作，或总结提高我们的工作，或贯彻一项新的意图，或开辟一项新的工作，或贯彻上级的精神，就不能不开会。
若是上级指示要开会，只要按上级的旨意去筹备就是。当然参与筹备的成员也要发挥其主观能动性，把筹备工作做好，将上级的精神通过会议传达落实到基层去。
若是从基层反映上来的意见，由具体的部门提出的开会动议，其筹备发动工作就相对复杂些，工作也多些，甚至需要有关人员奔走呼吁。要将来自基层的意见、开会的动议变成领导机关的意志，变为领导机关的动议（或决议），这就需要写报告，请上级批准召开这个会议，甚至是代领导机关起草开会通知，即以机关的名义或以几个部门领导机关的名义召集会议，这样的会议更具有权威性，会议形成的决议性内容也更具有号召力和推动力。
为了使领导机关或几个部门各自的上级领导机关，支持并批准开会的动议，就要事先酝酿出开会的宗旨，提出开会的必要性、可行性等，即写出会议的方案。
二、会议的议题要确定
开会是一种重要的工作方式。会议目标决定会议议题，会议议题为会议目标服务。一般说来，会议议题的来源主要有几个方面：
（1）来自上级机关和领导安排的事项。
（2）来自下级单位和部门提交的、需要以会议形式进行研究和决定的事项。
（3）通过调研向有关单位和部门搜集来的、需要进行研究和决定的事项。
（4）有重要事情需要集中传达。
（5）有问题需要多个部门或单位协调解决。
具体说来，确定议题有以下几个方面的要求：
一是明确会议目标。要根据会议的目标确定会议议题，把为实现会议目标服务的议题列入会议研究和讨论的范畴，而与会议目标无关或偏离会议目标的议题就应当舍弃。任何会议，都不存在没有议题的会议目标，也不允许存在脱离会议目标的议题。
二是衡量议题价值。一般来讲，凡是属于影响全局工作的议题，都是有较大价值的议题，可以列入会议研究和讨论的范畴；而只对局部工作产生影响，或本应当由基层部门或个人分工负责解决的问题，则属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议研究和讨论的范畴。
三是把握可行性原则。议题的可行性是指议题中所涉及的需要解决的问题应当具备解决的初步条件，如果把背景不清、解决条件不成熟的议题提交会议研究和讨论，将会出现议而难决、决而难行的情况。这就要求在确定和提交议题之前进行必要的调查研究，对拟提议题的背景情况和解决条件进行审核，去掉那些目前还不具备解决条件的议题。
四是议题具体明了。议题的明确清晰对于提高会议效率、保证会议质量非常重要。议题的表述要简洁明了，不能抽象空洞，不能啰唆杂沓；要提供相关的说明性材料，以便于参会人员在讨论和决策时参考。明确的议题是形成会议决议的前提之一，所以会议议题切不可含混不清，无边无际。
五是议题安排适量可控。一次会议议题的数量必须有一定的限度，要根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制，不要在一次会议上罗列多个议题，这样在有限的时间内可能会导致议而不透，或者使会议时间变得冗长，无法让参会人员集中精力来开会。一次会议议题既不能安排过多，也不能太少。过多，因与会人员的精力所限，可能议得不深不透，从而难以统一思想认识，议而不决，使会议收不到应有的效果。太少，又会使会议过于松散，浪费时间。当会议议题较多时，要注意分清主次和轻重缓急。一般情况下，重要的和急需解决的问题，应当安排在前面，一般性问题放在后面。因为会议前期人们的精力比较充沛，议事效率较高，把重要的和急需解决的问题放在前面，便于集中精力研究解决。有时有些议题虽然很重要，但议决的难度较大，可按先易后难的原则放在后面，先议比较容易解决的问题，以提高议事效率。
六是议题尽量相近。一次会议上的议题应当存在内在联系，尽量将那些内容相近、相互关联的议题放在一起来研究和讨论。尤其要将最重要的、最紧急的议题排列在最前面，有利于相关单位、部门和人员共同协商，也有利于集中精力突破重点，同时也有助于减少不必要的参会人员，避免会议规模无限地扩大。如果在一次会议上安排几个不相关的问题，跳跃性太大，势必会影响会议的效果，更达不到会议的目的。
会议议题一般应当由领导或领导集体确定，会务工作人员应当根据领导的意图，负责收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，向领导提出建议，供领导决断。有些会议，如党、团组织的代表大会的议题，要通过法定的程序来确定。
三、会议的形式要恰当
弄清了会议的议题或会议要解决什么问题，达到什么目的，决定开会之后，就可以确定会议的形式。
例如，是召开工作会议，还是召开座谈会；是召开调查会，还是召开报告会。这由会议要解决什么问题和通过什么具体的会议方式解决这两点来决定。
确定了召开什么形式的会议，才能确定会议的规模、会议的时间和会期、会址、会议的名称等。该开工作会议，部署工作，提出要求，就不能开成座谈会，那就实现不了会议的目的。
四、会议的规模要适中
会议的规模适中，就是参会人数要严格控制，主要是控制会议出席人员（正式代表）、特邀代表、列席人员、工作人员和服务人员的数量。
要坚持能少则少的原则。限定出席人员，是为了避免与会议议题无关的人或对会议起消极作用的人到会。但对于法定与会人，就要按照特定的法律、法规、组织章程或会议规则赋予与会人的与会权利，并以此作为统计会议人数的依据。没有特殊情况或不经过固定的组织程序，任何人都不可以随意剥夺法定与会人的与会权利。例如，任何一种形式的代表大会的召开，都要严格按照有关的组织法或组织条例，确定会议代表名额，不可随意扩大或缩小范围。
除此之外，各种形式的专题会议或工作会议的参加人数，由会议的组织部门依情况自行掌握，以严格控制为原则。对特邀代表、列席代表和其他来宾的限定，主要的原则是人员不可过多，避免喧宾夺主和使会议负担过重。对会议工作人员和服务人员的限定，应参照会议等级的标准来执行，尽量不要超员，以避免加重会议负担。
具体规模，参见附录三《中央和国家机关会议费管理办法》（2016版）。
五、会议的时间要合理
会议时间是会议从正式开始至结束的时间长度。会期既包括会议实际进行的时间，也包括在会议进行过程中的休会时间。会议的时间要合理适度。
（一）选择召开会议的时间
（1）选择召开会议的时间要保证有充分的准备时间。任何会议都有或多或少的相关工作内容要准备，大中型会议的准备工作更不必说，只有准备充分，会议才能顺利召开。选择具体召开时间时，要考虑给会议组织者的准备工作留出足够的时间，也要给参会人员以相应的准备时间。
（2）选择召开会议的时间要方便参会人员参加出席。召开会议的时间应当尽量和参会人员进行协调，以确保在规定范围内能有更多的人前来参会。如果参会人数不足，就很难达成共识，作出决议。特别是会议的核心人物能否到会，对会议的成败起着关键作用。其他参会人员的积极参与也是实现会议目标的保证。尤其需要说明的是，节假日往往是人们不愿意外出参加会议的日子，应该尽量避免在节假日安排会议。
（3）选择召开会议的时间要有利于工作的开展。除非极特殊情况，召开会议的时间不能影响日常的正常工作，而是应该有利于并促进日常工作的开展。如单位内部每周的行政办公例会，一般选择在周一或周五举行，就有利于新一周或下一周工作的有序进行。而工作总结会一定要安排在工作完成之后召开。
（4）选择召开会议的时间要考虑自然因素影响。有些会议的召开时间受自然因素影响较大，如一些在露天活动的集会，就要充分考虑举办地点的气候变化和当天的具体天气情况，否则会增加会议活动举办难度，影响参会人员的情绪，当然也会影响会议的效果。
有些会议还要考虑举办时间的意义，如纪念性会议放在纪念日最有意义。此外，会议时间还要符合人的生理规律等，既不能太早，也不能太晚。
（二）确定长短适中的会期
会期指整个会议所需要的时间长短，是半天、一天，还是三天、五天等。适中的会期要保证能够在规定的时间内完成所有议程的要求，既不拖沓，也不过于紧张。确定会期一要考虑议题多少。一般说来，会议议题较多时，会期安排可以适当长一些；会议议题较少时，会期安排则要短一些。二要考虑议程繁简。不同性质的会议有不同的会议程序，议程繁简不同，使用的时间量也不一样，影响会期的长短，要考虑进去。三要注意松弛有度。会期既不要太紧张，也不要太松散，尽量做到张弛有度。四要控制会议成本。一般来说，会议越短，成本就越低。因而，应尽量压缩时间，降低成本，提高效率。
具体会期的长短，参见附录三《中央和国家机关会议费管理办法》（2016版）。
六、会议的地点要合适
开会，必然就有个开会地点，在哪里开会最合适，就是会议地址的选择问题。总的原则就是以方便与会者到会、离会为主。一般应考虑到以下因素：
一是会场大小是否适中。会场过大，显得松散；过小，又显得拥挤。要使与会者的座位之间有一定的空隙，方便出入。会场中要留有过道，便于与会者和服务人员出入。
二是会场地点是否适中。会场要尽量离与会者的住所近一点，以免奔波之劳。大中型会议的与会者如果集中居住在宾馆、招待所，那么会场就应当选在宾馆或招待所。如果与会者分散居住，那么会场应当选在离大多数与会者住所较近的地方。
三是会场附属设施是否齐全。会场的附属设施包括照明设备、音响设备、通信设备、放映设备、计算机、打印设备、空调设备、桌椅设备、卫生设施及安全设施等。会场外部配置，如停车场、电梯、房间、餐厅等。这些配置对保证会议质量、提升会议服务都至关重要。而会场的装潢设计，对于很多会议来讲又是提升会议规格与档次的必要体现。
四是考虑交通是否便利。会议举办场所必须要让主办方和参会人员方便前往，一般设在和参会人员办公地点或住宿地点靠近的地方，交通方面便利又安全，避免路途太远或交通拥挤堵塞导致往返路程费时费力。对于参会人员来讲，如果不是特殊情况，住宿与开会在一起是最合适的了。
五是环境是否舒适。一般来讲，会议举办场所应当尽量避免选择在闹市区、工厂区。闹市区虽然交通方便，但嘈杂的环境无法保证会场周围的安静，同时闹市区的空气往往也较为浑浊；工厂区同样可能会有噪声源和污染源，这些对参会人员的情绪会有负面影响，进而影响会议的质量。环境的舒适还包括会议举办场所内部，如室内温度是否舒适、光线是否充足、空气是否流通等。
六是成本是否合理。租用会议中心、宾馆、饭店等作为会议举办场所，必然要涉及根据需要租用大小各种会议室及相应设施设备等问题，而不同的举办场所其租金不同，选择和确定会议场所时就要考虑这些问题。一般来讲，应当本着经济实用的原则去选定会议场所，能用简易会场的，不用高级会场，以期在保证实现会议目标的前提下节约会议开支。
七是服务是否周全。会议举办过程中，各种会议服务除了依靠会议举办方自身的组织人员外，大量的服务工作，如会场导引、票证查验、茶水提供、就餐服务及住宿服务等，还要依靠会议举办场所的工作人员或服务人员来协助。这些人员的服务态度、服务水平也是会议组织是否到位的体现。因此选择会议举办场所时，对此也不能忽视。
另外，如果会议对保密性要求很高，还要注意考虑选择保密性好的会议场所，确保做好会议保密工作。
会务工作人员根据领导的要求，可以对拟选择的会议场所进行考察比较，最后选择综合条件最好的一个。然后逐级上报领导，请领导定夺。
值得特别注意的是，对于会议地点的选择，中共中央办公厅、国务院办公厅专门下发了《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》，禁止去21个风景名胜区召开会议，具体内容详见附录四。
七、会议前的初步准备
不同的会议，议程是不同的，会议应准备的事项当然也不相同。这要根据会议的性质决定。同样，会议材料的准备也是如此。会议上的领导讲话稿、发言稿、典型材料等都必须按照会议的宗旨进行准备。同时，要拟订一个比较具体的收集、编写、起草计划，包括下基层调查研究，通知重点单位准备材料等。
以上几个方面，大多是机关工作人员根据领导意图，提出建议，请领导定夺，也有时是领导决定，机关制订具体方案去执行。机关工作人员需要根据不同的情况，采取不同的方法去办理。但总的原则就是，开出高效的会议，可开可不开的会议，坚决不开。
