从全宗结构的底层来讲，同一活动（这里指业务活动的最小单元）中形成的文件是相互联系的，单个文件无法被充分理解，也无法呈现其所参与活动的原貌，因而难以充分实现其证据和信息价值。只有维护文件之间的档案联，将同一个活动中形成的文件组合成一个文件集合体，才能够维护文件的性质，并在此基础上开展各种文件管理活动。从较高层级来讲，基本文件集合体层层组合成整个文件系统，即全宗。机构的业务活动结构决定了全宗的内部结构。从最高层级来讲，全宗边界的界定是研究全宗内部体系结构的前提，因而是建立文件分类体系的前提。而我国档案界的研究和实践证明，全宗的实质是同一活动过程（这里指业务活动的最大单元）中形成的文件组成的整体。
由此可知，业务活动结构是全宗结构的实质。由于全宗结构往往通过文件分类体系展现并固化，文件分类体系应当以业务活动的结构为基础。而基于职能的文件分类方法即是以对机构的业务活动分析为基础的分类方法，因此，它遵循文件分类的本质，具有理论上的合理性。
二、数字环境下职能分类法的兴起和应用
基于职能的文件分类方法在20世纪八九十年代之后得到西方文件管理领域大力提倡和发展是与电子文件的应用分不开的。西方国家较早地将信息技术应用到社会实践中，也较早地遭遇数字环境下文件管理带来的挑战。
面对数字环境下的文件管理，最初有两种观点较为常见。第一种观点是，提供关键词检索的搜索引擎可以准确定位到用户所需要的单个文件，那么文件分类不再是必需的，可以被取代或弱化。第二种观点是，在强大的电子文件管理系统的支持下，对文件的管理可以不再停留在文件集合体的层面上，而是可以精细到文件级，进行文件级管理。那么按照文件分类方案来组织文件就变得没有必要。
实际上，随着电子文件使用和管理经验的积累，越来越多的人逐渐认识到以上两种观点都是不正确的。首先，无论是对文件标题还是全文进行关键词检索，虽然有可能找到所需要的单个文件，但是无法重现并维护该文件所处的业务背景，难以充分说明形成该文件的前因后果。而在有些情况下，业务背景对文件的正确理解起决定性作用。文件分类的根本目的在于维护并固化档案联，所以搜索引擎无法替代文件分类。另外，尽管在文件管理系统中可以更方便地对单个文件进行操作，可以对文件进行更精细的管理，但是这并不意味着对单个文件的管理可以脱离文件集合体这个记录背景，并不意味着不再需要对文件进行分类。实际上恰恰相反，技术越先进，越需要精细化的文件分类方案将技术的优势充分发挥出来。
事实是，数字环境下，文件分类的作用不是弱化了，而是变得更加重要了。异质的软件应用系统往往使用专有技术和载体来生成、管理并存储数据，但这些系统并不能将文件和其他类型的信息相区分，不能有效确保文件的真实性、可靠性，不能建立并维护文件之间的内在顺序。很常见的情况是，关于一个事情的所有文件，一部分被放置在纸质文件夹里，一部分在电子邮箱里，还有一些则在电子表格应用程序里或者在关系数据库里。而且，电子文件本身有可能是动态的，一份电子文件可能由多个形成者共同参与形成，有多个版本同时存在。这意味着如果要保障电子文件真实、可靠、完整及可理解，必须采取措施在文件生成时就将电子文件的各个组成部分牢牢地联系在一起，将这种联系显现出来，并在文件的现行使用过程中维护这些联系。这些关系的维护对于非现行文件的保存，尤其是具有永久价值的文件的保存也同样重要，这样，若干年之后，研究者还可以看到他们要研究的一个事情的整个案卷。因此，数字环境下，对档案联的维护和固化更为关键，文件分类因而更加重要。
文件管理国际标准IS015489及其前身澳大利亚国家标准AS4390-1996《文件管理》对文件分类的定义很好地表现了文件管理领域认识的转变和深化。在20世纪70年代左右，澳大利亚使用的文件分类定义是：“文件分类以系统、一致的方式将相似的事物集合在一起以使检索更快捷。”由于使用受控语言可以保障命名和索引术语的一致性，进而提高检索的速度，于是分类发展成为通过“制定用于命名和索引的受控语言和编码系统来控制文件”。于是，澳大利亚文件管理领域通过制定词典来规定哪些词可以用于命名和索引，用词典将文件归类，即“将文件组合在一起并赋予标识，或者为文件赋予合适的索引词”。词典成了分类方案的基础，“而分类方案往往是基于很宽泛的主题，未能和机构的业务职能和活动建立紧密的关联”。
……
展开
