1什么是电子文件
准确而全面理解电子文件的内涵和外延，是对其展开科学管理的前提。理解电子文件的概念，最重要的字眼在“文件”而非“电子”上。
国际标准ISO15489—1:2001《信息与文献文件管理第1部分：通则》（已被采纳为国家标准GB/T261621—2010）312条款指出：“文件”是指“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息”。在这个概念的基础上，我国颁发的规范性文件《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）又结合了电子文件的特性，定义如下：“电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”上述两个概念一脉相承，后者对机构和电子文件信息的具体形式予以了细化。因《电子文件管理暂行办法》的适用范围是机关、团体、企事业单位和其他组织，故而将个人文件排除在外。本书主要阐述的对象也是组织机构的电子文件。
通过上述概念，我们可以作出如下理解。
（1）电子文件是电子化业务活动的产物
判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生。比如，网络办公会产生电子公文，计算机辅助设计（computeraideddesign，CAD）会产生CAD文件，网上购物会产生电子订单、电子划账文件等。
（2）电子文件是内容稳定的信息凭证
其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，因而电子文件也被誉为“业务凭证”，这样的业务凭证一般要由固化的形式来支持。在管理工作中，通常需要采取一定的措施来固定文件的内容和形式，如将doc格式转化为pdf格式就是一种比较简单的固化方式。
（3）电子文件的信息表现方式是多样化的
只要是在业务活动中产生的信息记录，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件。其具体表现方式包括但不限于文字、图表、图像、音频、视频等。
2电子文件有哪些特点
（1）信息的非人工识读性
电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字代码，即人无法直接识读和理解的经过复杂编码的“比特”。此外，数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理。只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。
（2）系统依赖性
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件而运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们只有采取格式迁移、仿真等措施，才能确保该份文件的可读性。
（3）信息与特定载体之间的可分离性
电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。
（4）信息的易变性
操作的方便性使得文件信息的改动较为容易，比如气象观测图形在不同的时间段会有不同的结果。此外，电子文件载体性能的不稳定性，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，都可能导致原有文件信息在读取时产生变化。信息的易变性对于电子文件的识别、真实性维护都提出了挑战。
（5）信息存储的高密度性
电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。随着技术的进步，数字介质的存储密度还将继续加大。根据国际商业机器（IBM）公司2011年的预计，到2020年，1U机架硬盘的容量可能达到1PB，即可以容纳现在1250个相同规格硬盘的容量。
（6）多种信息媒体的集成性
电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化文件对社会活动的记忆和再现功能。
……
展开
