三、文件要求
1.对文件的总要求
什么是企业的管理体系文件?就是用正式的文字作出规定,通过过程控制,落实适用法规的要求(法律要求和其他要求),落实顾客的要求,落实风险控制的要求。
文件的编制要在顾客要求、适用法规要求识别和获取的基础上进行,要在风险识别和评价的基础上进行。本书第二章、第三章已对风险识别和评价及法规要求识别和融入作了说明。
注意:风险控制的范围是所有不可忽略的风险,包括可接受的风险(之所以可接受,是因为实施了控制措施,要维持这些控制措施),控制的重点是那些不可接受的风险。
2.文件整合及种类
(1)共性文件
共性文件指可以将质量、安全生产、环境三个方面(有食品安全问题则四个方面)或更多方面(财务、生产经营、人力资源、社会责任等)内容写在一起的文件,多属于“支持过程”和“高层管理过程”的文件,如涉及如下主题的文件:适用法规要求管理(含合规性评价),文件管理,记录管理,责任制,培训教育,沟通、参与和协商,设备设施管理,物资管理,作业现场管理,相关方监督管理,管理体系内审等。
(2)“二合一”(或“三合一”)文件
指将两个或三个方面内容写在一起的文件,可以属于“支持过程”和“高层管理过程”,也可以属于“实现过程”。
(3)个性文件
指只阐述一个方面内容的文件,多属于“实现过程”的文件。
根据企业的特点和运行的方便,可以灵活地设置共性文件、“二合一”(或“三合一”)文件、个性文件。每种文件都可以包括程序文件(二级文件)和作业文件(三级文件)。
表4—7中注明了某企业文件所涉及的方面。
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