人们在会议中通常会充当非常多的角色。如果你要找的引导者是属于会议策划者或者后勤管理者，又或者是组织计划的顾问这些角色，那么你需要找的引导者可能就在你的与会人员当中。
引导者需要负责搜集团队所需的一切物品和准备工作，并计划和策划对团队合作最好的活动，还需要使用有效的工具和技术来帮助团队达到最终的目标，并建立其会议所有后勤工作的准备和协调等。当引导者搜集到了关于团队的所有有效信息后，下一步要做的就是要发掘客户的详细资料和这次任务的所有内容，以便开展和设定最佳的引导计划。
如果有机会策划一次会议，作为引导者你需要事前花费一些时间来收集会议可能需要用到的资料并确认这次引导会议你所需要做的工作细则。
有些时候，引导者会被要求帮助团队处理日常运作上可能出现的一些问题，帮助处理团队间出现的纷争，或者介绍一些解决问题的工具、技巧等。
无论你得到的引导机会是什么形式的，事前与你的客户进行一次详细的沟通交谈并了解客户最重要的需求和目标是非常重要的。通过这次会谈，你可以调动客户的积极性，提前进入你的引导工作状态，并对这次商业活动的目的和客观的目标有一个清晰的了解。
进行这样的会谈目的并不在于诊断团队里面存在的所有问题并提出解决的方案；相反的，这次会谈最主要的目的是在于更加深人地了解客户的目标、兴趣和担忧的问题。这也是你对自己的引导计划设定目标的最佳时机，并且确定你要引导的团队是否在任何问题上都达成了共识和并作出了决定，而且你可以确定下一步应该怎么继续进行下去。
只有事前设定了目标，引导会议才能够很有效率地进行。首先你要想出一个非常合理的原因来解释为何要举行这次会谈，要仔细地执行你事前已经准备好的引导会议计划，并且引导团队的成员走向你确定的会议目标和方向。你所作出的每个决定——从邀请哪些人员参加会议，到如何运行这次会议等——都将会影响到这次会议的进行和最终的成果。
在举行会议之后，也就是说在你清楚了解到了你在这次引导过程中能够独立主导的所有商业行为并经过你的客户同意以后，下一步你要做的就是确定举行会议的目的了。确定商业目的和目标，不仅能够帮助引导者正确地进行引导工作，更加重要的是可以保证引导者和客户站在同一边，向同一个方向前进着。
当你在策划准备会议和确定客观的目标之前，首先要非常清醒地评估它们：这些目标是否已经明确下来、是否具有预见性、是否可行、是否现实、是否会受到时间的限制，如果团队的成员在会议上能够达到你预期的效果，那么将会对接下来的引导工作产生怎样的影响呢?
会谈的结果可以帮助你确定一些看得见的结果并有助于你开展你的引导计划。你和你的客户到底希望这次的会议达到怎么样的结果呢?一个全体通过的决定抑或一个有效的建议?还是列举出一些紧急的事项和最需要首先解决的事情?
会议的结果应该是注重在一些名词的解释和最终的目的上（例如制定一些列表、时间表，一些问题的解决方案），或者是设定一些现实的目标（一些能够在会议上解决和达到的短期目标）。
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