内部控制系统需受到监督。监督是由适当的人员,在适当、及时的情况下,评估控制的设计和运作情况的过程。企业可通过持续监督、个别评估或两者相结合的方式来实现这个过程,以确保企业内部控制能持续、有效地运作。
(1)持续的监督活动。持续的监督活动发生在运营过程中,它包括例行的管理和监督活动,以及其他员工在履行职责时所采取的评估内部控制执行质量的行为。持续监督活动包括:负责运营的管理层在履行其日常的管理活动时,取得内部控制系统持续发挥功能的资料,当运营报告、财务报告与他们所得到的资料有大偏离时,可对报告提出质疑;来自外界团体的沟通,可以验证内部信息的正确性,并能及时反映问题的所在;适当的组织机构及监督活动,可用来辨识缺失;各个职务的分离,使不同员工之间可以相互检查,以防止舞弊;把信息系统所记录的资料同实际资产核对;内、外部稽核人员定期提出强化内部控制系统的建议;培训课程、规划会议和其他会议,可把控制是否有效的重要信息反馈给管理层;定期要求员工陈述他们是否了解企业的行为准则,并加以遵守,对于负责业务和财务的员工,则要求他们陈述某些特定控制是否都予执行,管理层或内部稽核人员还必须验证这些陈述是否属实。
(2)专项监督。尽管日常监督程序可以有效地评价内部控制体系,但企业有时需要组织例外评估以直接监视控制系统的有效性,这种做法可评估持续性监督程序是否有效。专项监督应选择适当的评估部分。企业应制定内部控制体系验收检查方案及标准,并逐步开展涵盖内部控制体系框架内所有内容的验收测试工作,检查内部控制体系运行的有效性。评估的范围和频率,视风险的大小及控制的重要性而定。那些被优先考虑的风险的内部控制或对减少风险具有重要作用的内部控制往往更经常地受到评估。评估通常采用自我评价的形式,即负责某一单位或职责的人员对自身活动进行控制的有效性进行确认。内部审计人员应把进行内部控制评价工作作为其主要职责的一部分,或者根据董事会、管理层或部门管理人员的特别要求来进行内控评价。同样,管理层也可以利用外部审计师的工作来考量内控的有效性。
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