一篇文章经过阅读分析理解，好的观点、表达方法、结构或者其他体会都记录下来，眼看、脑思、手记，在理解的基础上把握要点，与原文相比肯定是非常简练的，至此原文可以不必收藏，需要的话找起来也毫不费力。这样的笔记本随时翻阅相当于复习巩固，事半功倍，效率高。
②公文的起草要点。公文的起草，一定要搞清楚工作、思想、技巧三者之间的关系，从了解熟悉研究工作人手，在这方面打好基础，逐步地从感性认识到理性认识，最后才可能写出内容材料丰富、思想观点鲜明的好文章。
首先，应从历史人手。研究工作历史的一个非常适用的方法就是阅读年度工作报告。年度工作报告既有过去一年的工作总结，也有今后一年工作部署，是年度工作的全面呈现和集大成者。这些工作报告对我们了解工作情况非常有帮助。
其次，应该从政策法律人手。要熟悉工作历史，不可忽视历次重要会议作出的重大决策，与这些重大决策相关的文件、讲话稿都需要认真研读。总之，这些讲话稿综合性非常强，是了解历史情况，明确工作思路，把握前进方向的重要途径。
再次，应该从外围人手。从纵向看要了解、熟悉和研究全国工作的进展情况，向下要关注省内市县区工作进展情况。同时还要横向关注兄弟省、自治区、直辖市工作的进展情况，注意同一层次具有一定可比性，互相学习借鉴启发的可能性比较大。
总之，公文起草尤其是讲话稿起草，是建立在了解、熟悉和研究工作的基础上的，只有非常熟悉、透彻研究工作，才会有新的思想和观点。在此基础上还必须掌握基本的表达方法，技巧是形式，形式反作用于内容，没有合适的形式，再好的内容也会失去亮度。
③公文的结构思维：
一是回顾过去、展望未来。人们观察、研究、思考习惯按时间顺序进行，这种思维方式完全符合客观规律。因此，时间顺序很自然的成为机关文稿一种常见的结构方法，岁末年初等重要时间节点的有关讲话稿，都呈现出这个特点。
二是统一思想、明确要求。思想始终是行动的先导，统一思想、明确要求是人们共同遵循的一条思维规律。领导讲话稿中，统一思想认识或者深化思想认识往往放在文章开头位置予以强化。这样处理文稿结构不仅有着深远的历史传统的影响，而且也是现实工作的迫切需求，更为主要的是它符合思维规律。
三是普遍联系、相互观照。把两个事物放在一起进行比较，以其中一个宏观事物作为背景，从而更加清楚地认识另外一个微观事物的性质、地位、作用等等。这是机关文稿写作一个非常重要的思维方式，也是经常被用作机关文稿的一种结构形式。运用这种方法需要注意的是，文笔不可信马由缰，否则行文没完没了，一旦篇幅失去控制，文稿各个部分之间就不会协调。
四是把握关系、清晰思路。处理好文稿写作中的事理关系能够让内容表达更加通顺晓畅，其不仅是一种有用的结构方法也是一种有用的思维方法。比如为了全面论述法制宣传教育这项重要工作，要注意处理好它和各个方面的关系，然后选择一些重要方面进行阐述，在阐述之间关系时把有关事实和道理讲清楚、讲透彻。
五是求同存异、和平共处。这是一个很重要的思维方法，在党和国家领导人外交场合讲话稿起草中广泛运用。从国内情况看，省际合作也不断加强，常见区域间考察学习的报道，如果起草这方面的文稿，可以学习借鉴并运用求同存异的思维方法。
④公文的表达：
一是要讲语法，就是要把话说正确，符合语言表达的习惯要求，让大家听得懂、看得懂。语法是语言中词、词组、句子的组织规律。语法主要包括词法、句法等两大部分。系统学习过语法的人既能够透彻理解别人的语言，也能准确表达自己的思想。没有系统学过语法的人则会不自觉地违反语法规则、犯语法错误。语法错误在当前公文写作中经常出现。应该从拟稿环节抓起，从每个人努力开始，着眼于整体提升机关文字工作水平。
二是要讲逻辑，就是要求公文符合人们的思维规律，反映事物内在的本质特征。文章观点的形成和论证材料的选择，以及运用什么逻辑方法和遵守什么逻辑规律，这是任何一篇公文首先必须考虑的。要做到概念明确、判断恰当。文章的论题、论点要通过判断来表示，因此作出判断不但要以事实为基础，而且必须遵守形式逻辑的基本规律。
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