二、复录比较检验
复录比较检验或称“复录检验”,是经常被采用的、最直接、有效、检验质量最高的一种保证数据录入正确性的方法。即把已经录入了的一批原始资料数据重新再输入一遍,并对两次录入的数据用程序进行逐个字符的比较,同时把所有两次录入不一致的字符按预定的格式显示或打印出来,然后通过与原始数据核对,来判定这些不一致的字符中哪一个是错误的,并对已录入的数据进行校正。
本校验方法的原理是基于人工击键录入数据时出现的击键差错是“随机的”,所以只要是两次录入不一致的字符(数据),必然至少有一个是错的,甚至两个都是错的,而两次录入相同的数据,则可以认为是正确的。当然,从理论上讲,如果两次录入时在同一字符出现完全相同的击键错误,则采用此法是查不出来的。但在实际工作中,录入过程击键差错率本来就很小,所以两次录入时在同一字符上出现完全相同击键差错的概率是非常小的。因此,这是非常有效的保证数据录入质量的方法,但双重录入数据使得工作量扩大了一倍。复录比较方式有以下两种:
1.即时复录比较方式
即在进行复录数据录入时,每输入一个字符或一份调查表(一个记录),程序立即将它与第一遍已经录入了的原始数据中对应的字符进行比较,若两个字符相同或两次录入的调查表完全相同则继续往下输入下一项数据或第二份调查表,若两个字符不同或两遍录入的调查表有不同,则程序不允许往下继续输入数据,而是立即在“出错”的字符下方显示出第一遍已经录入了的原始数据中的对应的字符,并且让光标锁定在“出错”的项目位置上,同时报警提示录入人员注意。这时录入人员应查对原始表格并立即改正出错的字符。即时复录比较,减少了调查资料反复搬运工作,简化了录入管理工作,但它的缺点是复录程序的设计比较困难,改错速度慢。
2.成批复录比较方式
即在复录数据录入时,并不立即将每个录入的字符与第一遍已经录入的原始数据进行比较,而是待这批数据全部复录完毕形成一个复录数据文件之后,再用程序将它与第一遍录入的数据文件进行逐个字符的比较,并将所有存在不同字符的数据记录及不同的字符用直观、明了的格式打印出来(输出复录比较报告单),然后,将报告单与原始数据核对,改正出错的字符,最后对原始数据文件进行成批的查错改错操作。成批复录比较对于组织大型的数据录入工作、录入质量的控制和管理工作非常有利,并且成批录入比较方式可以对任何录入方法(键盘输入或光电输入)录入的数据进行检验。
复录比较检验应注意的几个问题:
第一,为了避免某些录入人员可能出现的习惯性击键差错以及其他人为出错因素(包括作弊)的影响,对同一批调查资料的录入和复录工作应由两个不同的录入人员来分别录入。
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