《公务文书写作教程（第4版）》是最新修订的《国家行政机关公文处理办法》发布后，新编的公务文书写作教材。它分三编讲解了公务文书写作的基础知识，13种行政公文的用途和写作方法，8种常用事务文书的种类、作用、特点和写法等。内容精要，体式规范，例文丰富，并附有思考和练习题。适合于大专院校及各种文秘培训班作为实用写作教材，并可供各机关、团体、企事业单位文秘人员参考。
不能使用已被文化部、文字改革委员会1955发布的《第一批异体字整理表》淘汰的异体字。用词要符合权威性词典、辞海的义项解释，“不生造除自己之外，谁也不懂的形容词之类”（鲁迅《答北斗杂志社问》），要使用教育部、国家语言文字工作委员会2001年发布的《第一批异形词整理表》推荐的词形。要遵守2000年发布的《中华人民共和国国家通用语言文字法》。
2.语句规范。正如《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中所要求的那样：“必要的主词、述词、宾词，必须完备无误。单句、复句必须分清。代名词，必须紧跟所代的名词。形容词、副词词尾，尽可能分用‘的’、‘地’，加以区别。”防止句子成分残缺、搭配不当、偷换主语或其他概念等现象的发生。
3.标点符号规范。公务文书使用标点符号应遵守1995年国家技术监督局发布的《标点符号用法》的规定。标点符号是书面语言的有机组成部分，它用来表示停顿、语气及词语的性质和作用，关系语句的意思表达、内容层次和逻辑关系，写公务文书和写一切文章必须正确而规范地使用标点符号。但在实际写作中，对标点符号的运用掉以轻心的现象相当普遍。有的不能正确运用顿号、逗号和句号，有的分不清破折号（——）和连接号（一）的区别，有的不能正确而完整地使用双引号（“”）和单引号（‘’），有的句子中虽有疑问词但并非疑问句也用问号，等等。还有的在起草公务文书时不把标点符号点清楚，顿号、逗号、句号“三位一体”，破折号、连接号长短一样，问号、叹号模棱两可，使录入和校对人员苦心猜测，耽误时间。这些不能正确而清楚地使用标点符号的现象应当尽快纠正。
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