4.沟通内容 供应商专员与供应商进行沟通的具体内容主要包括以下五方面。
(1)采购产品的规格、数量、标准要求的核实或变更。
(2)售后服务事项。
(3)供应服务改善方案。
(4)供应商管理支持活动。
(5)供应商相关人员的培训。
5.沟通工作注意事项
(1)遵守商务礼仪语言、行为规范。
(2)与供应商沟通的问题应清晰、明了、准确无误。
(3)对于供应商询问的问题,若属于商业秘密,可向其解释无法告知,但不可欺骗。
(4)跟供应商打交道,沟通时不可偏信一方,需要多方求证。 六、企业与供应商冲突问题处理
1.冲突问题立足点
(1)采购人员应树立良好的职业道德风尚,诚信待人、公正公平办事、一视同仁、不偏不倚。
(2)采购人员应站在企业的角度与供应商处理问题,保护公司合法权益。
(3)不因权力和其他外界因素的干扰而改变办事的原则,以免造成采购资金损失。
2.防备冲突的措施
(1)采购人员在具体采购操作过程中,应尽量做到及时掌握第一手产品、服务资料,时刻了解市场行情和价格动向,以便更好地开展与供应商的谈判工作。
(2)企业可对采购方式选择、采购程序、合同履约和验收等采购重要作业环节进行优化、控制,以求降低采购成本,维护好供应商合法权益。 (3)企业严格规范采购作业,加强内部控制与监察机制,制止和杜绝采购活动中一切程序不规范和方式欠妥当的现象。
(4)采购人员与供应商应经常沟通和联络,可利用召开座谈会、分析会、研讨会和磋商会等形式使相互间达成共识。
(5)企业采购人员与供应商共同处理好采购后的服务与被服务之间的关系,找出服务或采购中的不足与欠缺,总结经验和教训,力求实现服务更到位。
3.冲突处理
(1)采购人员应正确面对供应商的投诉和质疑,及时给予答复和回答。
(2)采购人员应正确对待供应商不服投诉处理的决定。
(3)采购人员应积极配合采购活动的监察、审计和检查工作,及时予以受理并处理其反映的问题,按规定时间或期限把所处理的结果告知各当事人。
(4)采购人员应充分了解并运用好《采购法》和有关规章制度中有利自身的法则与条件,不断增强自我保护意识。
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