1.4.2组卷及书写要求
(1)案卷内文件材料所反应的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。
(2)竣工文件材料书写要工整,字迹、线条要清晰。
(3)案卷内文件的制作和书写材料,必须有利于长期保存。书写材料必须使用碳素墨水,禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件(如复写、传真件)应复印保存。
(4)归档文件的文字及表格统一采用A4纸,竣工图纸可采用其他格式的纸张。对文件内的文字要采用宋体或者仿宋体。
(5)档案内应尽量减少重份文件,件内不应有重页文件。
1.4.3卷内文件的排列
(1)公路工程竣工文件材料归档前,均需要按照有关要求以文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和档案的完整性、准确性、系统性的原则,分类科学,便于查找利用。
(2)管理性文件按问题、重要程度排列。
(3)项目技术文件材料按本书的有关章节的要求排列。
(4)设备文件按类型、设计开箱验收、随机图纸、设备安装调试和运行维修等材料排列。
(5)竣工图按里程、专业、图号排列。
(6)卷内文件一般文字材料在前,图纸在后。
1.4.4案卷的编目
(1)案卷按照先后次序包括:案卷封面和脊背、卷内目录、卷内文件、备考表、借卷守则组成。
(2)案卷页号。
1)案卷内文件材料均以书写内容的页面编写页号。
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