进展顺利的部分用鲜明的绿色框或实心圆点表示,落后于时间进度或超预算的部分则用红色突出显示,不明确的地方使用黄色。颜色的运用使得OPPM看上去非常清晰明了,高管层可以立即看到哪些部分进展良好,哪些部分有麻烦,哪些地方存在问题。
OPPM的布局也有助于信息的区分。时间线、责任区域、预算、任务和目标在OPPM上是互相关联的,就像在实际工作中一样。OPPM的图形设计使得人们可以迅速知道项目的主要方面彼此之间的关联。
这里给出一个看似违反直觉的观点。有效且高效的项目管理仅包含适当数量的细节,而避免过多细节。通常,细节越多,计划越细致,执行起来就越迂腐和笨拙。细节可能变成追求的目标,一旦发生这种情况,就会失去重点,管理过程也变得低效。
OPPM的优势在于不求精度,这也是不合直觉的。例如,那些在项目中涉人很深的人员需要知道关键设备的状态——它是否已经制造完成,是否已经发货,现在在哪里,以及类似一些问题。但管理层只需知道它是否将按时到达,用于判断关键设备是否按时到达所需的细节并不在管理层感兴趣的范围之内,他们不需要知道这些细节。这个例子说明了“OPPM不求精度”的含义,OPPM不包含每个细节,也不应该包含。
在介绍OPPM的具体创建步骤之前,首先我要声明它是很强大的。OPPM是一个几乎可用于任何项目的沟通工具。在应用于具体项目时,可能需要进行调整,但基本工具保持了高度的一致。
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——John Baschab,The Executives Guide to Information Technology作者
“OPPM的简单和通用给人们留下了深刻的印象。早在2003年,Campbel首次来北京举办讲座,OPPM就开始为中国的项目经理提供帮助了。OPPM易于学习和使用,它的清晰沟通能力令人叹为观止。每位想要提高项目成绩、准确汇报项目进展和有效实施项目计划的经理都应该阅读本书。”
——杜豪博士,北京中智源培训有限公司CEO兼主席