1.工具解读 美国某公司董事长赖福林每天清晨6点准时来到办公室，先默读15分钟 经营管理类书籍，然后全神贯注地开始思考本年度不同阶段必须完成的重 要工作以及所需采取的措施和制度，接着重点考虑一周的工作。他把本周 内所要做的几件事罗列在黑板上。大约半个钟头后，他与秘书在餐厅喝咖 啡时，把这些考虑好的事情交待给秘书，由秘书具体操办。 赖福林的时间管理法极大地提高了公司的工作效率，引起了美国各公 司的高度重视。后来，这种工作方法被人们称做“赖福林时间管理法” 赖福林时间管理法把一天的工作都默想、整理一下，确定哪些事情由 自己完成、哪些事情由下属完成，从而使工作效率得到很大提高。 美国的管理学家唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产效率》中提出了提高 效率的三原则，即当你处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能 与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？这三条原则正是赖福林时 间管理法在工作中的具体运用。 此外赖福林时间管理法还强调，区分重要任务与紧急任务。 重要的事放在第一位，他人能完成的事情一定要委托他人完成；不要 把办公场所布置得过于舒适，这会让人产生安逸心理，会导致工作上的懈 怠。 主管人员也不妨学学赖福林，做个时间管理的高手！ 2.工具使用案例 【案例】现在是星期一早晨8:00，某公司产品工程主管李林在办公室 里列出他一天的工作日程表：早上8:00到9:30，召集工程师们进行每周一 次的例会；之后，就某产品生产过程中的记录问题向公司高层提出一些建 议，以便解决公司内部生产流程中技术信息匮乏的问题。在李林完成这份 工作日程表后，公司人力资源主管打来电话询问早先进行的两次业绩考核 评定的情况，并且提醒他今天是老师傅杨某为公司工作三十周年的纪念日 。接完电话，李林匆匆赶去参加与工程师们的会议。 李林在公司担任产品工程主管已经有5个月了，这是他第一次担任主管 。因为经常会受到一些其他问题的干扰而分散精力，他无法完成自己制定 的计划任务，所以他时常怀疑自己是否称职。 作为一个部门主管，每天除了要完成自己的本职工作，还要负责一些 管理工作，比如召开会议、指导下属、向上级汇报工作、协调本部门工作 、与其他部门进行沟通等。有时会感到自己的时间不够用，工作计划无法 按时完成。其实，这都是不能有效地管理自己的时间所致。要想有效地管 理自己的时间，可以按照以下几点去做。 分清主次，有计划地做事 对于一天的工作，要先进行整理，看看哪些是既重要的又紧急的，哪 些是重要但不紧急的，哪些不重要但紧急的，哪些既不重要也不紧急的， 分清事情的主次，确认应该先做哪件事，后做哪件事，做到有的放矢，从 容不迫。 正确处理突如其来的杂事 对于无关紧要的电话、突然出现在桌上的文件等杂事小事，要敢于说 “不”，实在无法拒绝，就暂时搁置，别打乱了自己的工作思路和计划。 用合并同类项的方法做事 在同一时间段里，把几件事情的发生地点都圈在同一区域内，尽可能 搭顺风车，少走弯路，减少不必要的时间消耗。 专事专办 在做一些重要而棘手的事时，专门设立一个时间段，在这个时间段内 ，要避免打扰，更不能改变初衷去做其他的事。 事情总要一件一件地做 先集中精力做好一件事，然后再去做下一件事，这样才能保持头脑清 醒。 另外，要充分利用时间，使每一分钟都有所收益，还要与浪费时间的 人划清界限。 3.思考：如何更好地使用这个工具 美国两家著名的管理顾问机构——管理工程师联合顾问所与史玫特顾 问公司经调查发现，企业员工之所以感觉到时间紧张，主要是因为浪费太 多时间在三方面：打电话、开会、处理信件。 要想成为有效利用时间的高手，就要处理好这三个方面。 在处理电话时应简短扼要，不要在电话中谈与主题无关的事情，养成 能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。如果是推销电话3秒钟就应该 结束。 在参加会议前要充分准备，发言必须简短，内容必须充实。会议必须 做出“结论”，不能无果而终。参与会议的每一位成员，既要缩减会议发 言的时间，又要有实际的工作汇报，不能使会议流于形式。 必要时可以站着开会，这样会让与会人员消除在座椅上的舒适感，开 会效率也会提高。 在回复信件时应尽可能简短扼要，不要拖泥带水。英国首相丘吉尔曾 给出过一个标准：“不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来 的，就不能算简短扼要。”这个标准可以作为处理信件时的参考。 此外，善于管理时间的员工总是能够给自己留下处理意外的时间。尽 管火车、飞机、公共汽车、轮船等都依时间表运行，依然会有意外发生。 同样的，意外也可能发生在自己身上，因此，为意外事件留时间是很明智 的。 每件计划都留有多余的预备时间。 努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预期的工作。 另准备一套应变计划。 通过前面的学习你已经掌握了如何在工作时间内充分发挥自己的才能 ，提高办事效率。下班时间到了！你还等什么？快去跟你的家人、朋友共 度快乐时光吧！64-67
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