序章
为什么我的工作进度这么慢
早上九点钟,你和所有的人一样走进办公室。你在办公桌前坐下,即将开始一整天的工作,但你的心中没有即将开始的动力,有的只是烦躁:“又有那么多事!”“该先做哪个?”“催催催,就知道催!”“老板就知道压榨!早晚被他们吸干血!”……
你在烦躁的抱怨中开始一天的工作时,不断加码的工作,会让你逐渐迈入狂躁的行列。你开始毛躁,开始大声吼叫,开始与人争执,开始摔桌子,甚至一怒之下骂得老板狗血喷头!
是的,你就是工作狂躁族。可你是否知道,你的狂躁其实来自你工作效率的低下。
·事前没有任何计划
你是有计划的人吗
你每天到办公室要做的第一件事是什么?是打扫清洁,还是上个厕所,或者是吃早饭?每个人做事都有一定的习惯,这些习惯在一定程度上,都可以被称为计划。比如每天到办公室做的第一件事,我们可以把“我习惯打扫清洁”翻译成“我计划打扫清洁”,可以把“我习惯上个厕所”翻译成“我计划上个厕所”。所以人人在生活中都或多或少地有一定的计划,不过换到工作上,有人却糊涂了。
填填下面的表,你就可以知道自己是不是一个在工作上有计划的人。
问题 答案
你是否会在每天工作前先计算一下今天有多少工作?
你是否会把你的工作写下来?
你是否会为工作区分轻重缓急?
你是否会为工作指定开始和结束的时间段?
你是否会事先为工作制定沟通方案?
你是否会为自己预留一些空白,以方便加入临时事务?
如果你的答案中,肯定的回答多,就说明你是一个有计划的人,当然你也很少为工作的事抓狂。但反之,你就可能是个计划
白痴……
计划白痴的“十宗罪”
别以为当个计划白痴没什么大不了的,也别以为计划是生硬死板的条条框框,会限制你富于创造和随时迸发的灵感。如果你了解到缺乏计划将对工作造成怎样的影响,你就不会再忽略计划。
看到了吗?这“十宗罪”,可正是让你工作进度变慢,变成工作狂躁族的罪魁祸首!没有计划不仅会让我们缺乏时间管理,更可怕的是,我们甚至无法进行自我管理。工作就在这些无法管理的混乱中变成了你无尽的困扰。
制订具有行动力的计划
有的人认为“明确的计划会限制自己”,认为“计划总赶不上变化”,认为“在头脑中大致想想就行了”。这样想的人其实不知道,正确的计划,可以使自己不拖沓,从而有更多的创造时间;灵活的计划,也可以做到及时的调整和修正;纸质的计划,能避免遗忘。
所以还是拿起笔来试一试,感受每天花三五分钟时间制订计划所带来的效率吧。
计划应写在哪里?现在的选择很多,电脑、手机都有计划管理软件,它们的提醒功能,貌似也很方便。不过它们的实用性,可能无法与一个笔记本相比。
笔记本携带方便,记录添加也快速,查找也很便易。它不仅可以方便计划,更可以方便日后的总结。电脑和手机因为程序的限制,虽然在信息的全面性上可能更胜一筹,但操作起来始终更为繁琐。对它们的期望,可能需要等手机的速度和功能更加完备后,才能有合理的应用。
工商日志
人们常选择专门的工商日志,因为上面有日历,所以使用很方便。但如果不认真选择,它可能也不好用。
首先要根据自己的工作量来选择。如果琐碎的工作很多,比如行政、秘书类工作,就需要一天一页的工商日志,它可以为你提供更多的书写空间。但如果工作连贯性很强,就可以选择一周两页的工商日志。
必须注意的计划类型
好的工商日志必须具备灵活的计划类型。除了每天的计划空间外,还应该有专门的空间来进行周计划、月计划、年计划。其中至少应该有周计划的空间。
这种工商日志,它只有每天的计划空间,缺乏进行周计划的地方。
这种工商日志的最后空白部分,就可以用作周计划的空间,因此更具有实用性。
自制灵活的计划本
或许你没有选择到适合自己的工商日志,那就得自制属于自己的好用的计划本了。
无论如何,都不要使用单张的纸,至少要是一本方便携带的笔记本。最好它要有硬质的封皮,以免经常拿取使其损坏;最好是活页,可以同时充当便签本使用,还可以在活页环处插放笔;最好是32开以下的大小,方便携带。如果具有重新组装的功能,那就更完美了,这样就可以方便调整计划。
选好了笔记本,只需按照年计划、月计划、周计划、日计划的顺序往下写就好了。记得在每个完成的计划上打勾,就能看到自己的工作成就了。
这种灵活的计划本,还可以用来记录每天发生的事件。在日计划后面,记录下每件事件发生的时间和简要的内容,可以帮助记忆哦。
周计划:
跟进有意向的客户:
1.王经理。√
2.吴小姐。
3.周总。
确认上周的订单发货情况。
商量新产品的宣传。
员工培训。
……
3.5
跟进客户。√
确认发货。√
10∶40确认发货,其中批号为
4376845的货尚未发出。
11∶30周总说还要考虑。
15∶10王经理同意在此来公司协商。
16∶50始终没有联系到吴小姐。
3.6
继续跟进客户。
催促未发货。
……
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