第一部分 应用文写作理论知识
第一讲 有关学习和写作应用文的几个基本问题
第一节 什么是应用文
应用文是国家行政机关、企事业单位，民主党派、社会团体以及广大人民群众，在日常工作、生产、科研、学习和生活中办理公务和个人事务时，所常使用的具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。在这个定义中，就应用文种类和范围来说，它既包括了党和国家发布的命令、指示和通知等带有法定性的公文，又包括了计划、报告、总结、书信、条据、请帖等一般应用文。
在这里，我们再具体地说一说定义中所说的“办理公务”这层意思所包括的具体内容。所谓办理公务，主要是指如下六个方面：传达和贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验。
以上是我们也是多数同志对应用文所下的定义和作的解释。
有个别同志不同意这种看法，他们认为应用文不应该包括公文。因为应用文有它自身的特点，那就是它同生活密切联系。我们，也是多数同志认为，应用文应该包括公文，而且公文是应用文的主体。
还有个问题在这里需要解释的是：机关应用文这个概念。因为有的同志把应用文叫做机关应用文，或者把公文称为机关应用文。就是说，有的同志把应用文、机关应用文和公文当成一回事了，弄不清它们之间的区别。关于公文的概念，在第二讲《公文及其写作方法》中，我们将做专题讲授，在此只对机关应用文作点解释。
什么是机关应用文呢？机关应用文是应用文的一部分，它是专指在党政机关、群众团体、民主党派、企事业单位等经常使用的用以处理公务的那一部分应用文。这一部分应用文除了包括公文以外，还包括一般应用文中的计划、总结、纪要等应用文样式。
第二节 应用文有什么用途
从总体上来看，应用文的用途表现在如下几个方面：
第一，应用文是党和政府贯彻执行党和国家的方针政策，发布法规，指导工作的重要工具。具体讲有如下三点：
1.法规作用
所有的法规性文件都具有法规指导作用。这里所说的法规性文件，指的是下面的三种文件：一是经过全国人民代表大会通过的文件，这类文件，称为法律；二是全国人民代表大会常务委员会通过的文件，称为法令；三是国务院通过的文件，称为行政法规。在我国经济领域内，国家还制定了许多经济法规，这也是法规性文件。这些法规性文件，都具有严肃的法制约束力，任何集体和个人都必须遵守，不能违犯。
2.执行作用
所谓执行，就是把文件的内容，通过贯彻执行，使文件的条文的内容变为事实的过程。应用文中的多数文件，都是为了贯彻执行党和国家的某一项方针政策而发的。不要求执行的应用文几乎没有。
发挥应用文执行作用的具体办法是：合法，惟实，有人。合法，我们写出的应用文要合乎党和国家的政策和法令；惟实，就是我们写出的应用文要符合客观实际；有人，就是要有德才兼备、作风正派的得力干部。三者具备，才能体现应用文的执行作用。
3.教育作用
其特点是：应用文用实际的事例给人以警戒，如通报，它通过表扬或批评典型事例，经验教训，来教育有关人员，借以改进工作。
第二，应用文可以起上传下达，互通情报的作用。如，工作报告、情况报告、调查报告，请示都有上传情报的作用；通知、指示、通报、通告等，都有下达的作用。上传下达，上下级互通情报。这种作用在所有文体中，只有应用文表现得最为突出，其他文体则不明显。这一条，就要求我们，在执笔起草应用文时，要准确地掌握情况，交流情况，否则我们写出的应用文就会脱离实际，甚至导致失败。
第三，应用文可以起宣传作用。无论是对下级还是对上级，就广义而言，应用文都可以起到宣传作用。这就是说，我们在写应用文时，根据需要和可能，在行文中需要讲道理的时候，要把道理说透。这样做，对下级可以起到更好地动员群众，把上级的指示精神变成实际行动。对上级，可以促使领导下决心，拍板定案。当然具体写作时，要强调宣传效果，实事求是，决不能吹牛撒谎。
第三节 应用文有哪些特点
同一般文章相比，应用文的特点表现在如下四个方面：
第一，在内容上，力求准确、明白，有针对性。因为任何一篇应用文，都要或多或少地说明工作中的情况，提出要解决的问题，所以常常在应用文中要写到时间，地点，基本情况，事件的原委，处理办法或措施等方面的内容。这就要求我们写出的应用文，情况要准确，明白，针对性强。如果我们写出的应用文达不到这一要求，就容易犯错误，给现代化建设带来损失。
第二，在形式上，应用文都有固定的惯用体式。由于应用文被广泛地运用到社会生活的各个领域，而且时常使用，这样在工作实践中就逐渐地形成了各种各样的约定俗成的惯用体式。如通知，一般由标题、称呼、正文、结尾、署名和日期五部分组成，它同计划就有区别。情况报告，有情况报告的体式，它和条例就不同。这种惯用体式同文学作品的不断创新的思想是对立的。当然，我们也不要绝对化，随着文体不断变化，也要有相对的变化。我们对应用文的体式要采取正确的态度，既不要随意变动，但也不能永远受其束缚，根据具体情况恰当地加以运用。
第三，在语言的运用上，要力求通俗、明白、简洁。通俗，就是口语话、大众化；明白，就是读的人能读懂，听的人听清楚，明白你的意思；简洁，就是用尽量少的文字，表达丰富的内容。有的同志在写应用文时，总爱用一些文艺性的手法，这对不对呢？一般说来，多数应用文不宜采用文艺手法，不需要描写和抒情，更不允许虚构和夸张。个别应用文，有时作者也作一点描述，也是必要的，但其目的仍是为了说明问题，不是为塑造人物形象。
第四，在时间上，要写得及时，发得及时，办得及时。这与应用文都是为了解决问题而写的有关。
第四节 应用文有哪些种类
应用文的分类，因根据不同而有变化。现将几种常见的应用文分类法简单介绍一下，供参考。
第一种分类法，有人根据应用文的性质和应用范围来分类，把应用文分为公文和一般应用文两大类。
第一类，公文。公文又称公务文书，它是指国家法定的行政公文。关于公文的种类，国务院于1964年、1981年和2000年都有规定。现在把这个文件规定的公文种摘要如下：
1964年中华人民共和国国务院秘书厅发布的《国家行政机关公文处理试行办法（倡议稿）》中的第二章，把公文规定为如下九类11种：
一、命令；
二、指示；
三、批转；
四、批复、答复；
五、通知；
六、通报；
七、报告；
八、请示；
九、布告、通告。
国务院1981年发布的《国家行政机关公文办理暂行办法》中的九类15种的名称是：
一、命令、令、指令；
二、决定、决议；
三、指示；
四、布告、公告、通告；
五、通知；
六、通报；
七、报告、请示；
八、批复；
九、函。
国务院2000年修订2001年1月1日开始实施的《国家行政机关公文处理办法》规范为13种名称：
一、命令（令）
二、议案
三、决定
四、公告
五、通告
六、通知
七、通报
八、报告
九、请示
十、批复
十一、函
十二、会议纪要
十三、意见
第二类，一般应用文。所谓一般应用文，是指国务院1981年规定的九类15种法定公文以外的应用文。在一般应用文中又可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。简单应用文，如条据（请假条、收到条、领条、欠条等）、请帖、聘书、文凭、海报、启事、证明信、电报、便函等；复杂应用文，如全面总结、专题总结、广告、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要，等等。
第二种分类法，从应用文的等级上来分类。应用文，特别是公文，在等级上可分为上行文、下行文和平行文三类。
所谓上行文，是指下级对有领导关系的上级行文。如请示、工作报告、情况报告等。
所谓下行文，是指上级对有领导关系的下级行文。如命令、指示、通知、批复等。
所谓平行文，是指同级机关往来的行文。如公函、答复、证明信等。
第三种分类法，按照应用文的不同作用，把应用文分为如下三类。
第一类，指导性应用文，如命令、令、决定、决议、指示、批示、批复等。
第二类，报告性应用文，如请示、工作报告、情况报告、答复报告、调查报告、简报、总结等。
第三类，计划性应用文，如计划、规划、设想、意见、安排等。
第五节 怎样写好应用文
应用文写作对每位青年人、成年人，特别是对在党政部门、企事业单位工作的干部和在校的高中等学校的学生来说，都是一门重要的基础课，不论你是在校学习还是从事日常工作都应该学好和写好应用文。写好应用文，对于提高工作效率，加快现代化建设步伐有很大的益处。这一点已被许多在机关工作的同志所认识。那么，学好、写好应用文有没有一些共同的方法呢？有的。根据许多同志的经验和体会，学好和写好应用文的方法大体有如下几个方面。
（一）要不断地提高自己的政治思想水平，认识问题和分析问题的能力
一篇好的应用文，尤其是一篇复杂的好的应用文，都是作者的政治思想水平、生活阅历、知识水平和写作技巧的一个综合反映。其中作者的政治思想水平，对问题或事物的认识和分析能力，在某种程度上起着决定和主导作用。怎样做到这一点呢？基本方法有两个。
第一，有计划地认真学习马列主义、毛泽东思想的基本原理，学习唯物辩证法。这是我们学好和写好应用文的正确理论和思想方法。有了正确的理论和正确的思想方法，我们就可以从错综复杂的现象中抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，从中提炼出正确的观点，选出有用的材料，最后写出合乎要求的应用文来。
第二，要认真学习并掌握党的方针和政策，领会上级领导机关的有关指示精神，熟悉国内外形势的发展变化。只有这样，才能写出思想性强，有针对性、有实际内容的应用文来。
展开
