第一编 公司公文基础知识
第一章 公司公文概述
一、公文概述
据《易?系辞》载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书目契。百官以治，万民以察，盖取诸央。”这说明，公文是随着文字的产生、阶级和国家的出现，为适应管理工作之需而形成并发展起来的，有着鲜明的政治性。从其诞生之日起，就是为了适应需要、配合公务活动而存在的，具有直接的实用性。《尚书?序》曾云：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”迄今所知，殷墟出土的甲骨文是我国最早的公文形式。
“公文”一词，最早出现于《后汉书?刘陶传》中：“但更相告语，莫肯公文。”直至三国时期，公文开始成为通称。公文一词的定义最早见于1916年7月29日北洋政府所公布的《新公文程式》中第一条：“凡处理公事之文件日公文。”
公文是以白话文为原则，叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。首先，公文须具有应用文的属性，即直接应用性、全面真实性、结构规范性。其次，公文要求使用现代书面语言表达。追求准确鲜明、质朴平实、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌，重内在美，以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。由于行文目的不同，叙述、说明、议论在不同的文种中，使用起来各有侧重。
二、公司公文特点
公司公文，是公司在内外活动中为实施管理、促进发展而制作的在一定范围内具有法定效用和规范体式的文件。其在公司中使用得极为普遍，是公司各项工作得以正常运行的重要工具和载体。政治性和实用性，仍是其一贯有之的明显特征，以促进公司各方面工作顺利开展为其基本宗旨，直接反映公司整体的政治意向和根本利益；此外，在格式上和公文办理的程序上，其还具有公司领导所赋予的权威、统一的固定格式和规范，公司人员必须遵守。公文极具实用性，具体到公司里而言，公文一般是根据国家有关法律法规和公司实际情况而制定，向员工介绍公司基本情况和员工任职期间的有关准则，同时阐述员工在公司任职期间可享受的权利、承担的责任和义务，以及员工在任职期间因需 处理公司事务而常接触和使用的文种。
三、公司公文功能
在公司的各项运营工作中，公文逾越时空限制，有效传递公务活动所需信息，是公司工作的重要组成部分，具体体现在以下几个方面。
第一，公司公文是公司发布各项行政法规、方针政策和指令的基本载体，在公务活动中发挥领导、指导作用，在行政管理与维护工作秩序方面发挥着宣传、教育和规范作用。
第二，公司公文是公司各部门之间下情上达等纵横沟通的基本纽带，有利于问题的及时处理；同时比其他信息沟通形式具有更强的准确性、权威性，为公司决策层提供更为有效的依据。
第三，公司公文是公司众多内外活动的真实记录。其记载了活动的状态、过程以及影响等内容，弘扬了公司作为企业公民的社会责任感，促进和巩固了公司的良性社会影响。
四、公司公文种类及结构
依据不同的标准，公文通常可有不同的分类。根据公文形成和使用范围，可分为通用公文与专用公文；根据文件内容所涉及的国家机密程度，可分为对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件和绝密文件；根据行文方向，可分为上行文、平行文和下行文；依据对处理时限的要求，可分为平件、急件和特急件；根据文件来源，可分为收文、发文两类。
在本书里，公司常用公文主要以内容性质为标准进行划分，具体分为常用规章制度、常用商用文书、常用行政文书、常用事务性文书、常用诉讼文书以及常用广告文书六大版块，在后文里将会展开具体论述。
公文结构，即公文的组织构造，其具有规范性和相对确定性。基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署。该部分，为一切公文所必备。其他组成部分（如主题词），可视具体情况决定取舍。
（一）标题
与其他公文相区别的名称，概括揭示受文者关注的内容，为查找、利用与管理公文提供检索标识。
（二）正文
公文主体部分，系统表达受文者获得明确认识所需的信息。
（三）作者
制发公文并对其负全责之机关的全称或规范简称，表明公文的责任者和法定权威性，间接表明公文的空间效力范围。
（四）日期
公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准，特殊情况下以会议通过的时间、印发时间、批准时间作为公文形成时间。除在正文中明确规定生效执行日期外，公文的形成日期，即为公文时间效力范围的起点。因此，其具有表明公文有效性的作用。
（五）印章或签署
印章实际上是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的印记；签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签署的姓名。两者均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
其他组织部分有：主题词、文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。主题词，用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语，与标题等相配合进一步简要而准确地揭示公文内容，为主题检索法的运用提供检索标识，为以计算机等现代信息手段处理与管理公文和档案奠定基础；文头，又称版头，是用于强调公文责任归属和权威性的标记，一般由作者全称或规范简称后加“文件”二字构成；发文字号是由作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码；签发人，代表公司或部门核准并签发文稿的领导人姓名；保密等级是公文涉密程度标志；紧急程度是表明公文送达和办理时间要求的标志；主送机关是对所收受公文负实际办理、答复责任之机关的全称、规范简称或统称；附件是指附属于公文正件的其他材料，如无专门说明，其他效用与正件相同，在公文正件上要作出附件标记，即注明附件标题、份数、件数等；抄送机关是对所收受公文一般无需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容的机关的全称、规范简称或统称；注释是对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明；印发说明是对公文印刷发出情况的介绍。
五、公司公文格式
公文格式，是组成公文各部分的文字符号在载体上排列的规定。主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。
目前公司通用公文的格式一般为公文纸一般采用国内通用的16开型、国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定；公文纸分为图文区（用以书写、印刷文字、图形等符号）与白边区（不允许出现任何符号）；上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）；所有文字符号从上到下，自左而右依次横写横排（少数民族文字可按其习惯书写、排版）；正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排）；左侧装订。
在公文撰写和印制过程中，保密等级、紧急程度以及发文字号、标题、印章或签署等各个组成部分的标注编排均需遵循公司的规范性要求。
第二章 公司公文稿本和特征
公文稿本指公文的文稿、文本。在公文的形成过程中，有多种文稿、文本产生，它们的内容、外观形式，特别是在效用方面有很大不同。
（一）草稿
供讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始的非正式文稿，内容未正式确定，不具备正式公文的效用。其外观特点是没有生效标志（签发、用印等）；标题下方或右侧常见“讨论稿”、“征求意见稿”、“送审稿”、“草案”、“初稿”等稿本标记。
（二）定稿
内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿一经确立，如不经法定责任者的认可，任何人不得再对其予以修改，否则无效。其外形特征是有法定的生效标志，有的还标明“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。
（三）正本
根据定稿制作供主送机关使用的具有法定效用的正式文本，其内容须是对定稿的完整再现，外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志，在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。
（四）试行本
试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。
（五）暂行本
规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是在公文标题的文种前加注“暂行”字样。
（六）副本
再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本复份。副本，作为正本复份，与正本在外形上基本没有区别，只在送达对象和使用目的上与正本有所不同，正本送达主送机关，供对方直接办理，副本抄送机关了解内容或本机关留存备查、归档等，在效用方面均具备正式公文的效用。但其因不能再现公文的全部特征，公文的真实性无切实保障，因此不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查。此类文本常需加注“副本”字样。
（七）修订本
规范性公文正本的另外一种特殊形式，是已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。修订本的外形特征除与其他正本相同外，需作出稿本标记，可在标题结尾处标作“（修订本）”，也可在标题下作题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
（八）不同文字稿本
同一公文在形成过程中需用两种或两种以上文字撰写和制作时，会形成不同文字的文稿或文本。在公司，以汉语和其他文字（含少数民族文字）撰制的同一公文不同文字的文稿、文本的效力完全相同。在涉外场合，公文中应对不同国家和民族文字撰制，以及它们是否具有同等效力作出明确的规定，并应指明在理解上产生纠纷时以何种文字的文本为准。
第三章 公司公文写作要则
总体而言，公司公文写作应遵循以下几点基本要求：合法、求实、合体、严谨、规范。公文内容与形式必须符合上至国家、下至公司内部方针政策、法规以及有关规定，具有合法性；求实，即要实事求是、讲究实效；合体，即公文主题明确、结构完整、格式规范。严谨，即要求公文结构须严密有序，避免产生歧义；规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用都应符合有关规定，运用规范的现代书面语言，排斥使用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等，符合语法规则和逻辑，句子含义完整确切，具有较强的独立性，便于受文者全回理解和准确执行。
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