事先通知议题
为使解决问题的会议更有效，主管首先要预先通知员工问题所在、定位以及问题解决的目标。员工在得到通知后，通常会着手准备、思考解决的方法，在会议上贡献自己的力量，提出可以让大家借鉴的想法，这与员工不知会议目标而盲目来开会有着天壤之别。
预先征求意见
为统一对问题的不同看法，需要在会议进行前预先沟通。所谓预先沟通，是指会议的主持者（基层主管）在需要通过会议解决问题的情况下，应在通知员工开会时，先征求员工对问题的看法，即个别征求意见。
预先沟通、个别征求意见的优点，在于主管在开会过程中，会预知员工可能提出的问题，这样就可以大大提高会议的效率。因为已经预知问题，主管就会做很充分的准备，大概分析出几种不同的倾向，甚至能预知各位员工的具体想法，就很容易解决可能发生的冲突，最终达到目标。
主管通过搜集员工的思想倾向进行会议准备，对于整个会议进程的推进以及尽快地达成结果都会有非常大的帮助。
区分利益双方
在主管解决问题时，由于不同的方案给不同的员工带来的实际利益并不相同，因此，员工对方案会产生不同的倾向，这样就产生了方案的利益双方。作为召开会议的主管，就需要区分利益双方，平衡各利益方的关系。
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