（二）确定来宾
除主办单位的会务人员外，茶话会的与会者都为来宾。因此，在筹办茶话会时，必须围绕主题来邀请来宾，尤其要确定邀请的主要来宾。茶话会的主要来宾，种类很多，主要有下面五种类型：
1.本单位代表
具体来讲，以本企业代表人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本企业的各方面代表参加。意在沟通信息、通报情况、听取建议、嘉勉先进、总结工作。有时，这类茶话会也可邀请本企业的全体员工或某一部门、某一阶层的人士参加。因此，它又叫内部茶话会。
2.本单位顾问
以本企业的顾问为主要与会者的茶话会，意在表达对有助于本企业的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘为本企业的顾问，自然对本企业贡献良多。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取其建议。
3.合作伙伴
合作的伙伴，是指在商务往来中与本企业存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系者。以合作的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任。因此，这种茶话会，有时也称联谊会。
4.社会贤达
所谓社会上的贤达，通常是指在社会上拥有一定的才能、德行与声望的各界人士。作为知名人士，他们不仅具有一定的社会影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会上的贤达为主要与会者的茶话会，可使本企业与社会贤达直接进行交流，加深对方对本企业的了解与好感，并且倾听社会各界对本企业的直言不讳的意见或反映。
5.各方面人士
有些茶话会，往往会邀请各行各业、各个方面的人士参加。这种茶话会，通常叫做综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会，除了可供主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大个人交际面的社交机会。茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前被送达或寄达被邀请者手中，但对方对此可以不必答复。
（三）选择时间
茶话会的召开时间不能定得马虎，举行茶话会的时间问题，进而言之又可以分成三个具体的、相互影响的小问题，即举行的时机、举行的具体时间以及茶话会进行时间的长短。
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