第二，文件的中心写什么。即要搞清楚主要抓什么问题，主要的指导思想和解决问题的意见和措施是什么，汇报情况时应重点反映什么问题，请示事项时应重点拟请领导机关答复和解决什么问题，等等。
第三，发送和阅读的对象是谁。因为不同的文件，有着不同的阅读范围，而阅读范围的不同，就有着不同的行文要求。
第四，发文还有哪些具体要求。比如，发文是为了让对方机关了解，还是要求对方机关予以答复。是要求下级机关认真贯彻执行，还是仅供有关部门参考。
2.收集材料，调查研究
公文的主题、观点是在材料的基础上形成的，所以说，材料是公文写作的基础，主题来源于材料，材料表现主题。它关系到文件能否正确地反映和解决实际问题。那么，材料是从哪里来的呢？材料是靠文件的撰写者通过调查研究收集整理而来。要想取得翔实有力的材料，只有通过艰苦细致的调查研究来完成。在调查研究的过程中，必须踏踏实实，注意对材料的分析与鉴别，由此及彼，由表及里。
当然，专门的调查研究工作并不是说每一份文件的写作都要进行。例如写一份简单的事务性的通知，一份内容简单的函件等，并不需要专门收集材料，作专项调查研究。在了解了发文意图之后，经过适当的考虑就可以完成了。但对于问题比较复杂，或者虽然有了原则性的意见、观点和结论，但仍需进一步地深入研究和分析的问题，如拟定工作计划，撰写工作总结，“起草规章制度，请示和答复问题，对某项工作作出决定等等，则往往需要进行必要的材料收集和调研工作。
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