电子交流方式并不适合每一个人。而适合那些需要使用它的人。所以请不要忘记面谈有的时候会更加快捷一些。
每种软件使用起来都有其优点和不足，电子邮件也是如此，它可以让你和世界各地的人陕速便捷地进行交流，也可以使你在操作失控时把不该发的邮件都发出去。但是如果我们操作得当，电子邮件是很好的交流方式，即快捷又方便，而且成本很低。
有时和公司同事交流时并不需要发邮件，而是可以进行直接的面对面交谈，所以尤其是对那些性格比较内向的人而言，要培养自己的社交能力，不要让发邮件更加阻碍你的个人语言交流能力的发展。一家正在不断发展壮大的公司的首席执行官就曾经遇到过这样的事隋：
当他们的办公室刚刚移到新地方后，每个同事有事都是直接找其他同事面谈，但是随着电脑技术的发展，连面对面一起坐的同事之间交流都开始用发邮件来代替。这是很多公司普遍存在的问题，而且-直都任其恶性发展。但是这家公司不同，在萌芽时期就把这种不良行为杜绝了，这种做法值得其他公司效仿。清理好电脑桌面和办公桌上的收件箱，除了最近要完成的任务以外。经常将其他无用的信件清空。
我曾经为一家房产公司的高层管理员做过时间管理的项目，当时那个市场部经理在时间管理方面遇到了很大的麻烦，灰心丧气地对我说：“我的工作完全控制了我，现在已经落下了很多未完成的事情了，根本赶不上进程，而且我的办公室也一塌糊涂。”然后她带我去看她的办公室，她说得没错，真的相当凌乱，整个办公室除了椅子是空出来坐的之外，其他没有一个地方是空的（就连员工们进来交文件都要确保她是否能找到交在什么地方）。按照培训惯例，我要求看他们企业的内部网，当她打开自己的网站后，居然发现里面有已读和未读邮件l 519封，真是太糟糕了，这位经理什么地方都是一团糟。和她分享了我是如何处理这些电子邮件和日常信件的经验，而且也鼓励她那么做，结果一星期之后，她对我说她已经把电子邮件和办公桌面上的无用信件都处理了，而且自己的压力也没那么大了，感觉整个人轻松了许多。
处理这些信件的秘诀是在邮箱的左边建立各类不同命名的文件夹，将有用的信件归类保存，这就好像你用铁柜子时，会将文件分类存放一样，一旦处理完信件就把它归类存放。如果需要把同一类文件一起保存，那么就先不要把第一封信件马上归类放进文件夹，等所有的信息完整之后再一起存放会更加节省时间。
如果需要将来信及回信放在一起，而你对刚刚收到的信件已经进行了回复，那就没必要将来信存档，只要将你回复的信件一同放人文件夹，这么一来来信和回信都放在一起了。
主要问题是因为很多人做事不专心，自律性还不强，容易被别的事情所影响，比如一点点噪声都会中断他们的谈话或是从电脑屏幕上偶尔弹出的小对话框也会影响他们手头上的工作，就像电脑桌面上弹出收到的邮件信息一样，不管是银行发来的账单邮件、情书或者是新闻，他们都会停下手头的事情去打开邮箱看看新邮件，这本没有错，但问题是什么才是你当时需要关心的主要事情。
所以最好每天设定固定的时间去查看新邮件，如果你是一个时间观念很强的人，那么有时你会选择打电话或发传真来替代发邮件，因为有的时候那样做比发邮件交流速度快多了。还有，平时在电脑上工作时，最好把不必要的声音系统或自动会弹出窗口的软件都关闭，避免影响你的工作。
展开
