第二章 合理安排，高效处理日常事务
技能点1 如何开展上任初期的工作
主题词 领导力·合理安排·上任措施
适用情景 当开始开展上任后的工作时，查看此技能。
技能描述
接受新的职位任命后，经理人马上就要开展工作。在开展任职初期的工作时，主要从以下几个方面人手。
首先了解情况
经理人在上任之初，首先要了解有关情况，然后再开展工作，这样，工作才有针对性。了解情况的方式有：
（1）开座谈会。利用座谈会了解情况是最常用的一种方法，它简单、易行又切实可靠。为了多方面了解情况，可以召开不同类型的座谈会。可以根据调查者的目的和座谈会的类型来选参会人，一般来说，要选择比较了解情况、有一定实践经验和分析能力，尤其是敢说真话的人来参加。
（2）通过个别交谈获取信息。有的人在座谈会上有顾虑，经理人不好也不便细问，这时，您可以通过个别的交谈来了解情况。交谈时要打消对方的顾虑，并注重交流技巧。个别交谈比开座谈会了解情况更深入、更详细，尤其是对一些复杂的问题。
（3）通过查看书面材料了解情况。从本单位的文件、总结、简报和统计材料里面，您也可以了解有关的情况。但是，对这些材料要善于分析和过滤，从中发现最有价值的东西。
（4）自己用心观察。虽然开座谈会、听汇报、谈话等方式都可以间接地了解情况，但经理人自己还要善于观察，直接掌握第一手资料。这就要求经理人深入基层，通过参加基层的活动，或者以旁观者的身份，仔细了解情况。
以昂扬的精神面貌出现在下属面前
经理人上任后的一言一行、一举一动都会在员工的注视之中，所以，经理人要充满信心地去上任，以昂扬的精神面貌出现在员工面前，以高昂的情绪和乐观的精神去鼓舞士气。
提醒
在上任之际，要使自己处在“竞技状态”。
对任何事情都不要轻易下定论
经理人上任之初，由于对相关情况不是很熟悉，所以对任何事情都不要轻易下结论、表态，要多用耳朵听，眼睛看，少发表意见。要广泛收集各方面的情况，认真听取大家的意见、要求和希望，发现问题后相互之间进行密切的沟通和磋商。
多依靠下属
到任以后，不能过于雄心勃勃，把事情全部包揽下来，把相关的职能部门撇到一边。这样，不仅会使自己陷入事务的泥潭，而且破坏了原来的领导层次，把正常的工作秩序给打乱了，最终失去大家的拥护，成为孤家寡人。所以，在工作上要多依靠下属员工，合理授权，虚心听取他们的意见和建议。
小看板
等到局面基本稳定下来，自己对各方面的情况也很了解以后，可以适当地调整干部，但也不能搞“一朝天子一朝臣”。
慎重对待人事变动
在刚刚上任之际，一切都还不稳定，对下属的情况也不熟悉，许多事情还要依靠原来的下属来协作完成。所以，在刚开始的时候，要保持下属队伍的稳定性，不能进行大规模的人事变动。否则，可能会影响员工情绪，严重者会导致局势动荡，给以后的工作埋下诸多不安定因素。
总之，在上任之初，要慎重对待各方面的工作，为以后打开局面打下一个良好的基础。
牢记要点
开展任期之初工作的方法有：
了解情况
表现出积极的精神面貌
对任何事情都不要轻易下定论
多依靠下属
慎重对待人事变动
实践练习
请您根据下列情境回答问题。
假设您刚到某公司的一个相关部门任经理，那么在上任之初，您将如何开展工作？请把您的思路和设想表述出来。
1．当第一次召集下属开会时：
_______________________________
2.当您听取下属的工作汇报时：
_______________________________
3. 涉及前任的工作情况评价时：
_______________________________
4. 对于部门的人事变动：
_______________________________
5. 与下属的工作配合方面：
_______________________________
技能点2 如何选择自己的副手
主题词 领导力·合理安排·选择副手
适用情景当要为自己挑选一个能干的工作帮手时，查看此技能。
1 技能描述
经理人工作繁忙，经常有大量的事务需要处理，所以在必要的时候，经理人必须为自己挑选一个得力的工作副手，协助自己完成工作。挑选工作副手时除了要求对方必须具备一般的才能之外，还需要做到以下几点：
根据自己的工作目标选择副手
经理人在公司中担负着不同的领导责任，有的负全责，有的负责人力资源开发方面的工作，有的负责市场开拓方面的工作，所以，经理人要根据不同的工作目标，挑选有相应才能的人作为自己的副手。
提醒
副手不是自己的“传声筒”。
下属员工必须认同
经理人的副手，在某种程度上也担负着领导的责任，经常要代表经理人和下属打交道，所以，经理人选择的副手一定要被下属员工所认同，否则，副手无法顺利开展工作。副手必须具有良好的沟通能力，能够协调方方面面的矛盾；为人态度真诚谦和，真正做到上传下达，既准确地传达上级的精神，又能反映广大员工心声，在经理人与下属之间起到一个桥梁纽带的作用。
要与自己形成优势互补
在挑选副手时，要清楚地了解自己的长处和短处，尤其是短处。要注意挑选在自己短处方面具有强势的人，这样，自己的缺点和不足就可以通过副手来弥补。
要尽量做到性情相投
选择副手时，经理人还要考虑被选的人是否能与自己合理搭配。也
就是说，双方在思维习惯、处事方式、性格特点等方面要相投，彼此能
融洽。这样工作起来，心情更加舒畅，工作效率也会大为提高。
必须具备一定的决策能力
经理人所选的副手，必须具备一定的决策能力。在经理人外出的时候，这个副手能够对公司出现的突发重大问题进行果断决策。
小看板
一般来说，可以选择通才型、补充型和实干型人才作为自己的副手。
经理人在选择自己副手的时候，要综合考虑各方面的情况，尽量挑选出一位让自己和下属都满意的副手。
牢记要点
选择副手的方法有：
根据工作目标选择
员工必须认同
要与自己形成优势互补
要尽量做到性情相投
具有一定的决策能力
实践练习
请您根据下列情境回答问题。
李先生是一家机械制造公司技术开发部的经理，他性格豪爽，善于做出决策。由于应客户的邀请经常在全国各地出差，所以，总经理决定在公司内选择一名员工，充当他的副手，协助其工作。请您根据以上情况，列出充当李先生助手必须具备的条件，以便在公司内公布，并制定这次挑选副手的具体操作流程。
_______________________________
参考答案：
主要的要求是：善于沟通，要在经理与技术人员之间进行沟通协调；懂得基本的技术；性格要开朗，办事要仔细、有耐心，与经理的性格形成优势互补；具备一定的决策能力，因为经理经常要出差，需要独自处理部门的事务。
技能点3 如何抓好中心工作
主题词领导力·合理安排·抓中心工作
适用情景当要抓好中心工作时，查看此技能。
技能描述
中心工作是一段时期内的重点，所有的工作都要围绕着中心工作展开。从另外一个方面来说，只要抓好了中心工作，就可以带动其他工作。那么，经理人如何抓好中心工作呢？
客观地确定中心工作
工作多种多样，头绪繁多，哪些工作可以被确认为中心工作，经理人要充分尊重客观事实，不能主观臆测。一般来说，围绕着公司的经营总目标，结合本部门所承担的职能，把一定时期的工作目标确定为中心工作。这样的中心工作应该是总揽全局的，是全公司或全部门为之奋斗的目标。
提醒
越是级别高的经理人越是要懂得抓住中心工作的重要性。
向全公司明示
确定了中心工作以后，为了集中精力去完成它，必须向公司的全体员工明确告知，要求所有的工作都必须服从和服务于这个中心工作。
所有工作都要围绕中心工作展开
既然是中心工作，它在某个时期内就是公司压倒一切的任务，所以，公司的所有工作都要围绕着这个中心，不能有偏离，其他工作都要让位于中心工作。
分清各部门在中心工作中的位置
公司内不同的部门，其职能和任务都各不相同。确定了公司的中心任务后，公司所有的部门、所有的员工都要围绕着中心任务来开展自己的工作。所以，在总的中心中，各个部门又有自己的中心任务。作为负总责的经理人要给各部门分派任务，给他们下指标。各个部门的经理也要明白自己在中心工作中的位置。
成立协调小组
公司是一个有机的整体，各个部门的工作在围绕着总的中心工作的前提下，要相互协调配合。公司最好成立一个协调小组，组长由最高经理人担任，负责全公司的协调工作。各级经理人要处理好自己部门工作同中心工作的关系，各系统、各子单位的中心工作要服从于全局性的中心工作。
掌握中心工作的可变性
中心工作要随着形势的变化而变化，在不同的时期、不同的阶段、不同的条件下，中心工作也应不同。所以，经理人要随着时期、阶段和条件的变化，及时地调整中心工作，尤其是在变化莫测的市场经济中更要掌握中心工作的变化性，否则公司的经营就会出现危机。
对于经理人来说，抓住了中心工作，在纷繁复杂的工作中就有了方向，有了重点，可以大大提高工作效率。
牢记要点
抓住中心工作的方法有：
客观地确定中心工作
向全公司明示
所有工作都要围绕中心工作展开
分清各部门在中心工作中的位置
成立协调小组
掌握中心工作的可变性
实践练习
请您思考并回答下列问题。
作为一名部门经理，您是如何抓好中心工作的？
1. 抓好本部门中心工作的措施：
_______________________________
2. 处理本部门工作与整个公司的中心工作关系的措施：
_______________________________
技能点4 如何争取支配时间的主动权
主题词 领导力·合理安排·规划时间
适用情景 当要争取支配时间的主动权时，查看此技能。
技能描述
能否充分认识时间的价值并有能力占有与运用，是区分经理人是否优秀的重要标志之一。善于支配、规划时间的经理人，手中的可控时间就会增多，工作效率也会相应提高；而那些不会规划时间的经理人则恰恰相反。
要想提高工作效率，就要学会主动支配时间。主动支配时间的方法如下：
办事果断。不拖延
办任何事情，都要迅速、果断，把办事的思路系统化，确定办事的日期，到期必办，绝不拖延。
做好工作记录
准备一个专门的笔记本，把要办的事情记录下来，并按时问顺序加以系统的安排，随时翻阅，及时处理。时间表一旦确定，就不要轻易改变。
提醒
这些小本本要放在随手可及的地方。
做好安排
（1）安排好周计划。清晰地筹划好下周的工作时间计划，做好精神上的充分准备。
（2）掌握重点，分清轻重。事先了解好活动计划，掌握事情的重点，分清事情的轻重缓急。
善于利用零星的时间
经理人在工作中有许多细小的事情，如打一个电话，发一封邮件，清理一下桌面等都没有必要专门安排时间来做，可以利用零星的间隙时间来完成，也就是见缝插针。当然，特别重要的事情除外。
控制电话的时间和次数
不要让电话占去自己过多的时间。严格控制打电话的时间和次数，必须由自己回复的电话才让工作人员转接进来，一般的交给下属处理就可以。
集中一段黄金时间办理最重要的事情
根据个人的情况，挑选打扰少、精力好的一段时间来集中办理一天中最重要的事情。一般来说，人在上午10点左右的时候状态比较好。
经理人如果能做到以上几点，就能把握住利用时间的主动权，极大地提高工作效率。
牢记要点
掌握支配时间主动权的方法有：
办事果断，不拖延
做好工作记录
做好安排
善于利用零星的时间
控制电话的时间和次数
集中黄金时间做重要事情
实践练习
请您阅读下列材料并回答问题。
有的经理人从早晨6点钟开始起床直到深夜12点才休息。计算一下，这样的经理一天才休息6个小时，不可谓没有充分利用时间。但是，我们还是经常听到有的经理发出这样的感慨：“我整天从早忙到晚，可公司里的事情不但没有减少，反而越来越多了，乱作一团，我真不知道从何下手了！”
读了上面的材料，您有何感想？您认为应当如何消除这些经理人的烦恼？
_______________________________
参考答案：
经理人关键要掌握支配时间的主动权。经理人的事情很多，但只要做好安排，合理地支配时间，完全可以做到忙而不乱。经理人把自己的工作逐一进行排队，分清轻重缓急，严格地按照计划行事。留出适当的空余时间用作机动。每天留出一段精力最好的时间专门用来处理重要的事情，利用零星时间处理零碎的工作。
技能点5 如何革除拖延的不良习惯
主题词 领导力·合理安排·革除拖延习惯
适用情景 当要改变拖延的办事习惯时，查看此技能。
技能描述
从人的本性来说，每个人都有把任务往后拖的惰性，而且很多人都多少有过类似的经历。对于经理人来说，时间很宝贵，办事拖延可能会给企业带来意想不到的损失。所以，经理人一定要革除办事拖延的不良习惯。主要方法如下：
改变“延后办事效果好”的观念
有人办事拖延是因为老是担心事情做不好，觉得往后拖一下可能有助于问题的解决，所以总是这样交代自己——这事情以后办会比立即办效果更好。也有人嫌事情麻烦，往后拖可以暂时逃避一下。
其实恰恰相反，往后拖延并不能把事情办得更好，往往还会把事情弄得更糟。自己分内的事情总归是逃避不了的，况且当时接手事情后对情况比较熟悉，如果拖到以后，必须再花一些时问去熟悉情况。这样不仅浪费了时间，而且耽误了事情，更为熏要的是您会因此养成遇事拖拉、能拖就拖的不良习惯。所以，在任何时候都要有一种意识，办事情不能拖拉。经理人可以搜集并牢记自己在工作中几个典型的因为拖拉而带来不良后果的事例，想拖拉的时候，就想一想这些事例造成的后果。
小看板
“再来一次”会浪费时间，比如回信，看完后必须立即回信，如果往后拖几天再写，就得再看一遍来信。
养成立即动手的习惯
立即动手不仅省去了记忆、记载或从头再干所花的工夫，而且解除了老有一件事挂在心上的心理负担。要把“能做的事情，可以立即完成的，绝不往后拖”定为自己的一条铁律。
给自己定出一个期限
无论做什么事情，都要给自己定出一个期限，在期限到来之前一定要完成工作。最好能在每一天晚上都问问自己究竟做了什么工作，有没有把该做的事情漏掉或拖延。
砍掉枝枝节节
在某一段时间内要集中精力做某一件事情，不要让一些细枝末节的小事来打扰自己，分散自己的注意力。在放下一件事情之前，都要力求把它了结。
办事不可贪多
有的经理人办事贪多，认为每一件事情都重要，恨不得所有的事情都由自己一个人完成。但一个人的精力是有限的，这样做的结果常常是揽了很多事情，却一样也完成不好。所以，对必须完成的任务要通盘考虑，分清轻重缓急，可以将一个大目标分解成若干个小目标，分期完成。
做到有条不紊
当自己想立即完成任务但又忍不住要拖延时，不妨坐下来花5分钟时间设想一下拖延工作和按计划完成所带来的情绪和身心上的不同结果。做过这一番思量后，只管做自己认为最好的，不必后悔或优柔寡断。
无论怎样，办事拖延是一种不良的习惯，要革除它，除了掌握正确的方法以外，还要有坚忍不拔的毅力。
展开
