在元数据规范和著录规则中，应列出著录时推荐使用的规范文档名称，或者规范用词的列表。这些规范文档应该是经过专家认可或专业领域约定俗成的规则，或者是著录单位采用的统一规定，不能随意更改，以保证数据著录的前后一致性。所有的规范文档都必须是经过严格定义并说明其适用范围和来源，在元数据记录中则尽可能记录其来源。
规范文档的定义和使用应遵循以下原则：
1）首选元数据规范中规定的编码体系，即如果元数据规范中规定的编码体系是适用的则应直接使用，如果部分适用的应说明后使用。例如在元数据规范中URI、IMT、DCMIPeriod、W3CDTF等编码体系是经常被直接采用的。
2）选择已有的、在一定领域内通用的规范表，这里首先选择使用范围更广的，如不适用再选择使用范围较小的，以保证著录的规范性。如在“主题”元素中除国外图书馆界广泛使用的主题词表和分类法外，还可以采用适用于中文资源著录和组织的“中国图书馆分类法”、“汉语主题词表”等。这样的规范文档可以视需要直接定义为编码体系修饰词。
3）根据中文资源描述的需要，采用由一些权威机构定义的规范表，如应用CALlS定义的“信息资源名称规范表”（见附录A）来规范“类型”元素的取值；又如学位论文中的元素“学位”及其元素修饰词“学科专业”可采用权威机构制定的学位和学科表，并在注释中做了相应的规范文档使用说明。
4）根据不同中文资源的特性和著录需要由著录机构自定义规范表。如“古籍版本类别表”、“装订方式规范表”等。这些规则表仅适用于某些特定的专门资源和对象，使用范围更小。在著录规则中应直接或以附录的形式列出这些规范表的内容，以方便著录。在元数据规范及其应用纲要中参照各种编码体系和规范表已经成为元数据开发使用的惯例，这些规范文档也可以应用于中文专门元数据规范，国外元数据规范常用的编码体系参见DCMIMetadataTerm的Section4：Encoding Schemes，但这些对于中文资源的描述是远远不够的，适用于中文资源描述的规范文档需要我们自己来定义和使用。例如：
1）在中文专门元数据规范设计中，我们可以规定元素“type”（类型）和“format”（格式）的取值规范如下。type元素的取值规范类型：即有关资源内容的特征和类型的记录。它包括描述资源内容的分类范畴、功能、特性或集合层次的术语。其规范取值遵循“国家图书馆元数据应用规范”之附录信息资源分类表，如电子图书，期刊论文，会议论文，学位论文，古籍，拓片，舆图，家谱，地方志，视频资料，音频资料，图像资料，网络资源等。
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