石咏琦，亚洲秘书暨行政专业协会前会长，现为新世纪形象管理学院及形象大使团创办人、金石形象（北京）国际文化发展公司首席讲师、中华东方文化书院、中华国学教育工程首席专家、中华教育交流推广协会顾问、李可染艺术基金会名誉理事。
　　著有《秘书实务手册》、《蜕变的秘书》、《谈天才秘书》、《决策者的守门人》、《放开自己》、《工作女性》、《比别人多一颗心》、《奥运礼仪》、《打造黄金人脉》等。

　　现代秘书的角色已经发生了根本的转变，如今的秘书已经不是传统意义上负责抄抄写写、端茶倒水的小人物，而是被赋予更多的职能：主管的左右手、沟通的桥梁、公司的门面……身为秘书，如何适应这种角色的转变？如何出色完成主管下达的任务？如何在繁忙的工作中游刃有余？
　　作者石咏琦女士从事秘书工作多年，曾担任亚洲秘书暨行政专业协会会长，拥有非常丰富的秘书工作和秘书培训经验。在书中，她从电话管理、沟通管理、情绪管理、形象管理等八个方面，详细阐述了现代秘书的专业工作方法、在日常工作中所遇到的难题及解决的办法，让秘书工作更加轻松、高效；同时，重在指导秘书如何重新认识秘书工作的角色和贡献，如何在把基础操作性事务做好的同时，全面提升自己的沟通、管理等综合技能，迅速成为主管的得力助手，进而从秘书岗位上脱颖而出，获得更多的升迁机会和更广阔的职业发展空间。

    二、做好邮件整理如何整理纸质邮件
    （1）邮件开启的法则与注意事项
    秘书每天都会收到数量可观的邮件，这些邮件可能有一半都是广告信函，几乎没有必要拆封，直接扔掉就行。需要留意的邮件不外乎三种：第一是开会通知，这要立刻登记在邮件登记簿上；第二是法律文档，如财务凭证，这些不仅要登记，还要立刻转交相关单位办理；第三是主管的私人函件。如果信封上写明是“密件”，那秘书就不能拆封。
    邮件开启以前要在信封上注明收件的时间，开启之后立刻用回形针将所有信件别好，不可使之散乱。开启的时候，秘书要用剪刀沿信封的信头剪开，小心翼翼不可损坏信封内部的文件。
    （2）信件的折叠法
    信件的折叠方法很重要。首先介绍中式的折叠方法，中式信纸文字向外，如果是上下书写，则先把信纸左右对折，然后由下朝上折叠1/3，再由上往下放入信封内；如果是左右横式书写，则先把信纸由下向上折叠1/3，再由上而下折叠1/3。西式折信方法与中式横写的折信方式相同，但是文字在内，以保密为优先考虑原则。
    （3）公文附件的邮件处理
    公务文书有时候含有诸多附件，例如，带有支票，带有相片或光盘，有的还附有说明书等，这些都需要仔细核对，并且需要另行处理。支票或是法律文档必须另行登记，交相关单位；相片或光盘必须仔细整理经确定准确无误后，再提交上级处理；计划书或说明书则要分开放置，不一定随文分交各单位浏览。
    （4）邮票的收存
    有集邮习惯的秘书，绝对不可将来信上的美丽邮票据为已有，邮票上面往往盖有带时间的戳记，这是信函的时间凭证，因此不能随意把邮票从信封上剪下。
    （5）错误拆启信函的法律问题
    秘书可能会误拆了不是自己单位或是主管的信件，这在法律上是构成犯罪的，不可不慎。如果真的误拆，那就必须在原来的基础上把信重新装好，将信口封上之后签名注明误拆，以示负责。
    如何管理E-mail
    （1）确定来件的时间
    E-mail随时随地都可以发送，秘书不可能24小时都盯着电子信箱，所以要留意一下本公司的E-mail通常是什么时间集中到达，如果不知道的话，可以选择某一天来研究一下，邮件到底集中在哪些时段收到。找到时间点之后，就知道何时收件回件最恰当了。
    （2）下载所有E-mail之后立刻分类
    主管早上进入办公室后会先阅读邮件。秘书最好使用Outlook软件，将所有的邮件自动分类至不同的文件夹。当然在这个过程当中，要过滤掉有病毒的文件和垃圾邮件。如果没有自动过滤分类的工具，秘书就要手动把各种E-mail分类过滤，不需要的立刻删除。
    （3）储存E-mail之前需要更改名称
    处理E-mail的过程中，有些邮件可能需要立刻存储。这时候秘书要费点工夫，检查一下原邮件所设置的名称会不会词不达意，让人看不出这是个什么文件。例如，“Class”指什么？“Invitation”到底邀请什么？秘书要将这一类E-mail名称加以明确化，使其能够清楚地提示所存储的邮件内容。
    ……

推荐序（一）
推荐序（二）
前  言
秘书入门小问卷
第一章  电话管理
一、接打电话的基本要领：遵循KISS理论
二、接听电话的行为准则：从容、稳重、专业
三、接听电话的语音要求：温柔、平稳、和缓、亲切
四、拨打电话的语音要求：清晰、简明、生动、有节奏
五、接打电话的“四不要”
六、提升接打电话效率的三个要点
七、善意响应来电的三大要领
八、专业地接听客户的电话
九、恰当地应对主管的电话
十、负责、巧妙地处理抱怨电话
十一、准确、高效地过滤电话
十二、冷静、果断地处理紧急事件
十三、积极主动地跟进事件
十四、委婉地结束电话
第二章  会议管理
一、会议常见的七种类型
二、明确会议的目的
三、合理减少不必要的会议
四、及时做好开会前的准备工作
五、提前准备并派发会议议程
六、会议议程所包含的内容
七、做会议记录时的技术要点
八、做会议记录时的用语要点
九、会议记录常见的五种格式
十、通过会议管理确保会议顺利进行
十一、注重参加会议的基本礼仪
十二、提醒参会者避免以下行为
第三章  沟通管理
一、困扰秘书的十大问题
二、困扰主管的十大问题
三、不同类型主管的沟通特点
四、主管挑选秘书更看重什么
五、好秘书赢得青睐的必备条件
六、好秘书要不断提升胜任力
七、好秘书要做好幕僚工作
八、好秘书要圆通地处理人际关系
九、好秘书与主管的相处之道
十、好秘书与同事的相处之道
十一、好秘书的优质服务三大原则
十二、秘书工作要避免的八大错误
十三、秘书成为主管得力助手的十大条件
第四章  情绪管理
一、情绪需要宣泄，而不是压抑
二、情绪是一种可以运用的能量
三、秘书的三大压力来源
四、帮秘书读懂自己情绪的小测验
五、秘书如何面对他人的情绪化
四、秘书如何做好情绪管理
第五章  档案管理
一、做好档案管理
二、做好邮件整理
三、做好名片整理
四、做好简报管理
六、成功的档案管理要素
七、档案管理新理念
八、由档案管理提升为知识管理
第六章  时间管理
一、秘书的时间管理
二、避免浪费时间的方法
三、巅峰效率及C型经验
四、阻碍效率的十大杀手
第七章  形象管理
一、专业秘书应有的形象
二、形象管理可以为秘书加分
三、专业秘书的衣着准则
四、良好的仪态与姿态
五、接待时的准备工作
六、接待客人的服务要领
第八章  职业生涯管理
一、秘书生涯的两个关键期
二、不断学习，突破自我
三、对秘书职业的价值思考
四、秘书转职和升迁时机的选择
五、秘书要主动自我成长
附 录