相对其他电话而言,总机只是一个接入、转出的功能,所以就更强调礼节性,更注重声音形象,普通话标准、口齿清楚、声音优美是具体要求。除此之外,还要注意以下事项。
(1)电话过滤。总机电话这时候就有了一个功能:过滤功能。很多总机接线员都有这样的体会:每天都会接到一些莫名其妙、耽误工作的电话,这些电话无非就是做各种产品的推销。这时候,总机就要适当过滤一下电话,不要让同事们被一些无用的电话耽误正常的工作。
怎么过滤?这些电话都有个共同点,就是往往只找部门没有具体人的姓名。当要找的那个部门,而企业又没有该部门,或者说找“广告部负责人”、“人力资源部培训人”、“培训部负责人”之类的含糊说法,就可以询问一下,具体要找的是哪一位?是哪个单位?如果说不上来,或者没有说出具体的和公司业务相关的事宜,就不用转接。特别是找公司负责人的电话,更要注意有效过滤。在领导看来,接这些电话既浪费时间又烦人。如果对方说不出负责人的姓名,而且也不是约定的单位就可以直接说:“对不起,老总今天一直在开会。”以此为由推辞掉。
有时候,总机还会被特别交待哪些电话不要转。这时候,问题就变得更简单了。当接到“特别”电话之后,可以说:“好的,我帮您转一下。”“啊,实在对不起,电话没人接。”或“实在对不起,××今天不在。”
采用委婉的拒绝方式,既不会损害公司形象,又给了打电话者足够的面子。
(2)及时转接。总机电话同样要三声之内接起来,拿起电话的第一句话应该是:“您好,××(公司名称,可以是简称)。”之后再转到客户所需要转的分机号码。作为总机来说,接电话的语气一定要专业。报出问候语和公司名称的时候,必须显示出积极、热情的语气。而且,公司名称的最后一个字应该用上提的音调。另外,吐字必须清晰,语速适中。
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