2-1文件管理应用技巧速查
1.什么是文档属性
文档属性是关于一个文件的详细信息,可用于帮助识别该文件。例如描述性的标题、作者名、主题以及标识主题或文件中其他重要信息的关键词。使用文档属性可显示有关文件的信息或者帮助组织文件,以便今后更加容易地找到它们。还可以基于文档属性来搜索文档。
2.如何设置文档属性
可以为在任何一个Microsoft Office应用程序中使用的活动文件设置文档属性。
如果要让系统提示你为所创建的每个文件设置文档属性,则可以让Microsoft Excel、Word或PowerPoint在首次保存文件时自动显示“属性”对话框。
将文件添加到文档库时,系统将自动提示你提供文件的文档库属性。
3.如何查看文档属性
(1)如果文档是打开的,则可使用“文件”/“属性”命令查看其属性。
(2)通过在“Windows资源管理器”或“打开”、“保存”或“搜索”对话框中选择文档,可以查看任意文档的属性。查看Web浏览器中列出的文档库时,每个文档名也与其文档库属性一同列出。
4.如何创建自定义文件属性
可以创建自定义文件属性来帮助你管理和跟踪文件。如果将属性与文档的中的项相链接,属性会随着项的改变而更新。
(1)对于活动文档。单击“文件”菜单中的“属性”命令,然后单击“自定义”选项卡,在“名称”框中键人自定义属性名,或从列表中选择一个名称;在“类型”框中,单击所需的属性类型;在“取值”框中键入属性值。输入值必须与“类型”框中的选项匹配。例如,如在“类型”框中选择了“数字”,则必须在“取值”框中键入一个数字。与属性类型不符的值将作为文本保存。
(2)单击“添加”按钮。
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