第一步，了解情况、占有材料
材料是总结的基础，是第一位的。占有材料是进行工作总结的重要前提。没有材料，工作总结便无从写起；材料不充分，形成的工作总结就干瘪无味，或空洞无物。所以，在进行工作总结前应通过多种形式，听取各方意见，了解相关情况，掌握足够多的材料，比如有关数据、获得荣誉、典型事例、群众意见等。在收集方法上，既可直接深入工作一线，深入调查、座谈访问、观察现场、听取群众反映，也可通过问卷调查、统计报表、查看记录等，尽可能获得充足的第一手资料。
第二步，整体构思、编写提纲
掌握充足的材料之后，要对整体情况有一个非常明确的评价，切实弄清总的形势如何、哪些工作做得好、哪些做法和经验值得总结推广、哪些问题和原因需要总结。尤其要确立总结的主题思想，明确主题。否则，写出来的总结就很难突破一般化。要用辩证的思维方法进行科学的分析和研究，要把各种材料吸进大脑后，进行系统分析，去粗取精，去伪存真，由表及里，由此及彼，形成一定的概念。如果不经过大脑加工，所收集的材料就只是一堆存放的“建筑材料”，不可能成为高楼大厦。
在此基础上，编写总结提纲。拟提纲要从工作总结的整体出发，先考虑写几大部分，每个部分里需要写几个观点，每个观点里又该写几层意思，或分几个小观点。一般写到三级标题即可。拟写提纲时，千万不能硬拼乱凑。提纲是工作总结的骨架，就像建造大楼的图纸和根基；材料是基础，材料附着于骨架，两者不可或缺。
第三步，动笔写作、整体概述
总结的开头，一般要对整体情况进行简明扼要的叙述。可按时间顺序概述，也可按工作内容概述，或者站在某一高度，对全篇进行概括。篇幅不宜过长，应简明扼要，点到为止。这段文字一般为一个段落，它是工作总结的开头语或导语，其内容起到提示全文的总纲作用。
第四步，归纳成绩、提炼经验
对成绩的概括，应有条理、有顺序地摆数据、讲事实、搞对比。如果成绩较多、内容琐碎，应予以概括，归纳起来写。要注意抓住主要成绩，切勿面面俱到，写成流水账。一般情况下，在结构上，一个方面的成绩安排在一个段落，内容实在太多的，再划分为几个小段落，每项成绩前一般要提出一个小观点，各成绩之间用一、二、三、四等序数词隔开，也可分别拟出小标题，这样比较醒目，便于读者一目了然；在表述表达方式上，尽量少发议论，少说空话，多列数字、摆事实，语言朴实无华、实实在在。
对经验的总结，应在大量事实的基础上进行升华和提炼。因为成绩一般较为直观、外露，而经验则比较抽象，隐蔽在成绩里面。从某种意义上说，成绩是实践的直接成果，经验是对成绩的理性认识，进行工作总结的过程也是把实践的感性认识转变为理性认识的过程。所以，进行经验总结时一定要认真思考，精心提炼。经验可以分条写，用序数词分开，也可以分门别类写，冠上小标题。但要注意，在多条经验中，应区分主要与次要，关键经验与一般经验。主要的、关键的应展开写，多用些笔墨，写深写细；次要的、一般的经验应概括地、简要地写。
第五步，分析问题、剖析原因
分析问题常常在工作总结的结尾部分，其内容一般是点明问题，找出原因。写问题必须抓住关键，找出要害，不能大事小事全罗列进去。同时要进行必要的分析，并找出存在问题的原因。这部分的文字不宜过长，但必须准确、适中。
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