第一，要根据不同的文种特征及要求进行调整。
这就是说，公文语言密度的大小要受不同的文种的制约。不同的文种，其语言密度各异。一般而言，凡是涉及以陈述事实或阐述理由为主的公文，其语言密度往往较大，例如工作报告、调查报告、先进事迹材料等等，通常如此。以国家审计署2001年1月9日写给国务院的《关于公路建设资金审计情况的报告》为例，文中谈到“违反国务院关于禁止在公路上乱设站卡、乱罚款、乱收费的规定，收取车辆通行费”时，有这样一段表述：“浙江、河北、云南等省在不符合规定条件的公路桥梁上设立站卡，收取车辆通行费7.98亿元。河北省1991年以前改扩建110国道怀来至宣化段，总投资1.03亿元，其中银行贷款仅为100万元，其余全部为财政性资金，但省交通厅在1992年未经省人民政府批准（1996年省人民政府才发文核准），违规设站收费，截至1998年底，已累计收取车辆通行费1.72亿元，相当于银行贷款的172倍。”这是一段语言密度较大的文字，特别是对河北省交通厅违规收取车辆通行费的表述，列示了一系列具体数字，并作了相应的说明和折算，从而使违规的程度及情节更加明确具体，进一步增强了行文的说服力。而那些带有告知性和指令性的公文，其语言密度一般相对较小，往往只需将有关内容交代明白即可，不需过细陈述。例如通知、公告、通告、命令、批复、函等文种通常这样做。值得注意的是，即便是同一事件，在不同的文种中其语言密度的大小也会有所不同。例如在事故性调查报告中，对有关事实的叙述要求详尽、具体，要交代出事故发生的来龙去脉，给人以完整的印象，这样其语言密度就大；而据此拟写的处分决定或者批评性通报，其对有关事实的叙述则要予以概括，语言密度要小。因此，在写作过程中要视具体情况而考虑删存，使语言密度适当。
第二，要根据公文不同的结构要素进行调整。
一篇公文的结构无外乎是由标题、正文和结尾这样几个基本要素组成，不同的要素对语言密度调整的要求也不相同，写作时必须分别对待，恰当处置。就通常情况而论，标题、正文的开头部分以及结尾，其语言密度相对要小。特别是公文的标题，它是全篇的眉目，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，必须准确、简要地概括出公文的主要内容，而要做到简要，其用语必须高度精炼、浓缩，尽可能地将语言密度控制在最小限度之内，切忌拉杂冗长。实践中不少类似“一字长蛇阵”式的公文标题，都是缘于未能恰当处理好这个问题所致。开头部分是公文行文的“先锋”，是全篇内容的总括，一般要交代清楚行文的目的、依据、缘由、背景等诸项内容，其用语也要求简明扼要，开门见山，力戒言不及义，套话连篇。而要做到这一点，就要求其语言密度要小，要富有概括性，寥寥几句即说明问题，给人以单刀直入、开宗明义之感。如果开头部分语言密度过大，就往往会导致行文铺陈过多，令人难得要领，不利于阅者准确迅速地理解和把握公文的中心意旨，进而也就不利于公文内容的贯彻施行。主体部分是用来阐述公文内容的，是标题“事由”要素及开头所述内容的具体化，因而其语言密度较大，特别是有些所涉及内容事项较为单一的公文，其语言密度就更大。例如有一篇题为《关于表彰肖××等同志英勇救列车的通报》，其正文部分有这样一段文字：“共青团员肖××同志是××火车站客运班的服务员。今年1月30日中午1时许，她和班里的同志正在站台迎接快要进站的243次旅客快车，突然在相距进站的火车30多米处，有辆满载卧具的三轮车，由于一个车轮在接车股道骤然悬空，连人带车翻到道心，眼看一场人死车覆的事故就要发生。……”这段文字，其语言密度是很大的，将事情发生的相关要素作了详细、具体的阐述，而这对于揭示受表彰人物的公而忘私、奋不顾身的精神并据以作出表彰决定，显然又是十分必要的。倘若叙述过于疏略，亦即语言密度过小，就不足以说明问题，因而也就削弱其应有的说服力。公文结尾部分是全篇的收束，要求干净利落，意尽言止，力戒画蛇添足，无病呻吟。反映到文字上，要求其语言密度一定要小，只要能说明问题即可。甚至有些公文干脆省略结尾。更显得简洁利落。
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