（二）领导指导
《办法》规定：国家行政机关的“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”。国家政府的领导通过制发各种公文，传达党和国家的方针、政策，各级行政机关亦是通过制发各种公文，使下级各个机构按照党和国家的方针、政策去办事的。这就是公文的领导作用。
与此同时，公文还具有指导作用。政府各主管部门的上下级机关之间，是指导与被指导的关系，上级主管部门对下级部门所发出的通知、通报、意见、批复等公文，具有明显的指导作用。
（三）宣传教育
公文是宣传、解释党和国家的方针政策、工作计划、任务措施的重要工具，是向人民群众进行思想教育，讲解政策意义，端正认识的最直接、最有效的重要方式。如党和政府一贯提倡国家干部要遵守纪律、清正廉洁、深入群众、艰苦奋斗，不能跑官卖官、行贿受贿、欺上瞒下，并严肃处理了一批又一批的贪污腐化分子。这些信息都是通过发放公文的形式达到宣传效果的。
（四）凭证依据
《办法》第七章第38条明确规定，公文“应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。第39条规定“归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用”。其中所指的“利用”主要指的就是凭证和依据作用。
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