约翰·A·凯里，一位具有20多年经验的专业作家。他为客户撰写了大量的文章、研究论文、演讲辞、申请函、教学资料以及书信等。很多企业和政治家都请他撰写书信，以作为略加改动后即可适用于各种情形的书信模板。同时他还在纽约大学和贝克大学任教。

　　你正在为书写各种英文商务书信而大伤脑筋吗?你想知道各种英文商务书信的正确措辞和正确格式吗?你想在紧张的工作和学习之余更快速地掌握英文商务书信的写作技巧吗?
　　本书不仅告诉你如何写作各种英文商务书信，而且通过中英文对照的方式为你提供了不同商务书信的大量写作样本，成为你可以在任何情况下直接引用或适当修改的书信写作模板。它是一本方便实用的英文商务书信写作指南！一本商务人士的英文书信模板集！
　　本书将商业书信分为11大类进行了详细说明，其中包括委托书信、销售与推销书信、问候书信、社会活动的书信、个人商业书信、吊唁书信、就业求职书信、客户关系书信、媒体书信、电子邮件、明信片的写法，并提供了每一种商业书信的中英文书写模板与实例，具有简明实用、速查速用的特点，是现代商业活动及社交中必备的工具书。

　　电子邮件，或者E-mail，是企业界中一种比较新的书面沟通形式。电子邮件可以满足快节奏的商业和社会的要求。它有优点，也有缺点。优点在于快捷方便，缺点在于私密性和安全性不足。此外很多商界人士认为电子邮件不够正式。那些发错了的邮件以及“垃圾邮件”浪费了员工的大量时间，这似乎更证明了电子邮件确实问题多多。所以说电子邮件的使用要特别小心注意，而且要注意礼节。本章提供了一些关于电子邮件的使用技巧。具体如下：会议通告、消息确认、客户状态的变更声明、何时使用电子邮件、请求帮助、索要已预订的资料、要慎重、项目提议、项目附信、因员工的工作而褒奖员工、特别注意、电子邮件的优缺点。
　　你将看到每封信的右侧都有一些注释，对相应部分的内容做出了说明。第一封信中对所有部分都做出了说明，后面的信中只对变化之处做了说明。写作步骤电子邮件通常用于企业的内部沟通，它可以方便、迅速地向大量收信人同时发送信息。它可以用来向整个部门的成员发送通知、向全体团队成员通报项目近况，或者向全体员工通知福利或培训信息。电子邮件的收件人可以把信件内容打印出来以便归档。电子邮件可以比较轻松随意，严格来讲只能算是一个用于快速沟通的工具。
　　第1步：大多数电子邮件服务器的格式近似于备忘录形式。首先填写“收件人”和“主题”栏。服务器程序会记录下发信的时间和日期。第2步：写一个提纲，然后有话直说。很多人发电子邮件的时候完全是想到哪儿写到哪儿，事后还要追加第二封甚至第三封邮件来补充说明或者纠正前文中的错误。写提纲的时候不要慌，磨刀不误砍柴工。在点击“发送”按钮之前，最后再好好检查一遍。
对于这种沟通形式，收件人会希望你开门见山。所以第一句话中就要提出你的要求或者说明你的目的。
　　第3步：要简单明了。在传输的过程中，邮件格式经常会被打乱，让收件人看得一头雾水。所以格式和措辞都要简单，以减少被误解的机会。第4步：关于署名。电子邮件会显示出发件人，所以收信人可以知道信是谁发的。你可以根据收件人、信件的前因后果以及通常礼节来自己决定要不要加上最后的信尾敬语和自己的签名。可以采用若干种方式如“Regards”、“Thanks”或者仅仅写上你的姓名缩写。注意：别拿电子邮件不当公文。
　　公事一定要公办。文笔要清晰简练，使用标准英语，礼节要周到。在发送敏感或者保密信息的时候要特别注意。电子邮件就像明信片一样，任何人都有可能看到。你发送的信息有可能未经你许可或者在你不知情的情况下，就被人有意或者无意中截获或者转发。
　　本章末尾有一个检查表，写电子邮件的时候可以参照使用。

第1章  从零开始
商务书信的四大考虑因素 1
架构 3
写作的7个C 5
简而言之 8
第2章  商务书信的组成部分 9
抬头 9
日期 9
文件编号 10
保密 10
内部地址 10
敬致 10
称呼 11
主题行 11
正文 11
信尾敬语 12
署名 12
附加内容 12
附言 13
寄送要求 13
第3章  商务书信的格式 15
齐列式 16
混合式 18
缩进式 20
简化式 22
悬挂式 24
备忘录 26
第4章  催款函 29
写作步骤 29
通知 30
提示 32
催询函 34
紧急通知 36
最后通知书 38
资金不足告知 40
付款致谢函 42
款项遗失告知/致歉 44
检查表 46
第5章  促销推广函 47
写作步骤 47
约会请求函 48
自我介绍函 50
面向客户的销售书信 52
面向现有客户的销售书信 54
介绍信 56
追信 58
对不回信的反应函 60
对不回信的强烈反应函 62
请求客户的帮助函 64
销售的后续书信 66
销售订单确认函 68
提醒人们销售活动即将
结束函 72
通知一次销售活动、促销活动
或者奖励计划函 74
通知理想客户某次销售活动
即将开始函 76
向一组精选的客户推荐新
产品函 78
涨价通知 80
传达说明函 82
传达索取函 84
传达建议函 86
传达信息函 88
传达销售信息函 90
给现有客户的传达函 94
检查表 96
第6章  致意函 97
写作步骤 97
对建议的认可函 98
感谢信 100
正式的周年纪念函 102
演讲认可函 104
邀请函（正式） 106
邀请函（非正式） 108
贺信 110
对杰出工作的感谢信 116
对成就的认可函 118
销售后的后续函 126
政策和立场说明函 128
鼓励信 130
新的额外福利通知 132
调整函 134
检查表 136
第7章  社会活动函 137
写作步骤 137
募款函 138
对资助的确认和请求函 142
对资助的感谢函 144
对捐助的确认函 146
对成就的确认函 148
致谢函 150
补助申请函 152
任职邀请函 154
入会邀请函 156
申请拒绝函 158
表示感激函 160
办公室任职函 162
委员任职函 164
表扬信 166
演讲邀请函 168
演讲者称赞函 170
给立法者的一封表示支持
的信 172
给立法者的一封表示关切
的信 174
检查表 176
第8章  个人商务书信 177
写作步骤 177
贺信 178
贺信——社交性 180
生日祝福信 182
节日祝贺信 184
孩子的降生祝福信 186
结婚祝福信 188
生病（住院）慰问信 190
感谢信 192
道歉信 194
垂询函 196
请求信 198
拒绝信 200
检查表 202
第9章  吊唁函 203
写作步骤 203
业务伙伴去世的吊唁函 204
丧母吊唁函 206
丧父吊唁函 208
丧妻吊唁函 210
丧夫吊唁函 212
丧子（女）吊唁函 214
丧兄（弟）吊唁函 216
丧姐（妹）吊唁函 218
检查表 219
第10章  工作变动书信 221
写作步骤 221
证明人请求信 222
保密义务免责声明书 224
约会邀请函 226
求职者面试请求信 228
面试确认函 230
面试感谢函 232
主动申请函 234
简历的附信 236
会见请求信 240
对主动申请的回复函 242
应聘信 244
求职者熟人推荐 246
被动申请函 248
工作接受函 250
工作拒绝函 252
拒绝可能录用的信 254
主动辞职信 256
被迫辞职信 258
对录用的回复函
（包含条件） 260
提供任职证明请求信 262
为以前的员工开具的
证明信 264
推荐信 266
品质证明信 270
介绍信 272
进展报告 274
拒绝申请函 276
在求职申请被拒情况下的
回复函 278
未被录用后的后续函 280
内部职位申请拒绝函 282
对主动申请的拒绝函 284
对被动申请的拒绝函 286
面试通知 288
录用通知 290
新员工欢迎信 296
晋升通知——贺信 298
宣布晋升——人事函 300
宣布晋升——公司内部通知 302
接受辞职函 304
建议加薪函 306
拒绝主动提供业务的信 308
资料索取函 310
信息索取函 312
给演讲者的确认信 314
告知函 316
中止业务关系的信 318
拒绝请求的信 322
新员工介绍信 324
检查表 325
第11章  客户关系函 327
写作步骤 327
常规感谢信 328
投诉确认函 330
投诉的附信 332
重获客户信赖的信 334
投诉确认函——否认责任 336
投诉确认函——澄清误解 338
纠正错误的信 340
一般性的道歉信 342
订单确认函——延期交货 344
订单确认函——说明发货
流程 346
为某员工的行为而道歉的信 348
有关公司搬迁的客户通知函 350
假日问候函 352
投诉函 354
检查表 366
第12章  媒体书信 367
写作步骤 367
媒体邀请函——推销活动
开始 368
媒体邀请函——新书发布 370
媒体邀请函——周年纪念
活动 372
新闻通稿——周年纪念活动 374
新闻通稿——演讲预约 376
新闻通稿——晋升 378
新闻通稿——新员工 380
答社论——积极的 382
答社论——消极的 384
演讲请求函 386
更正通知书 388
检查表 390
第13章  电子邮件 391
写作步骤 391
会议通告 392
客户状态的变更声明 394
请求帮助 396
索要已预订的资料 397
项目提议 398
项目追踪 400
因员工的工作而褒奖员工 402
检查表 403
第14章  明信片 405
写作步骤 405
季节性促销 406
特殊场合下的客户联络 407
邀请函 408
提示 409
检查表 410