4.订单处理文档
该文档根据中国图书进出口公司或外文书店对订单的要求输出订购图书的订单,文档的记录必须包括订购一本图书所需的全部信息,采用排序文件组织形式,按照采购人员的需求,定期打印订单并排序输出。文档中的记录采用固定格式固定长字段。订单处理文档的程序首先设计二个与供应书商订单格式相同的订单工作区,通过采购主文档读出的备字段送往相应位置,二条记录读完进行装配,待全部订单信息读完并装配完毕,即打印输出。订购中、外文图书的订单形式示。
5.书商文档
该文档是汇集书商情况记录的集合,它包括书商的名称、地址、电报挂号、电话、电传号或传真号,书商或出版公司的经营特色等。可按书商的编号顺序须知,其格式可采用固定格式固定长字段。书商文档可输出催询单和以书商名称字顺序排列的目录。
6.资金文档
它是购买图书资金记录的集合,可含购买书种册数、单价、总价、每批图书的价格或图书类别所花的资金等数据。可按资金编号顺序组织文档,也可按图书的科学分类来组织。使用这种文档,可以定期结算购书费用,可检查资金的使用与分配情况,编制资金统计报告。
7.发票文档
它是按发票号码顺序编排组织的,是验收到馆图书、核对账目不可缺少的文档。
8.格式转换文档
如果系统所定的记录是机读形式,则手工输入的采购数据必须通过转换文档转换成机读形式,存放于主文档。数据输入机器后,就视为本馆所订购图书的信息,由机器自行处理,然后与采购主文档合并产生新的累积文档,并清除数据文档的数据。该文档采用顺序文件的组织形式。该程序的目的是把采购工作人员输入的订购信息转换成机读形式。首先从数据文档中取出一条记录,将记录的各个部分按预先定义的字段拆开,并送人相应的字段中,然后把填入内容的字段学接到数据区。在输入字段的过程中,通过计数器记录每个字段的字符数,将字符数,送入目次区的相应字段的字符数位置,待记录读完后合并目次区和数据区,最后填写头标区这株一条记录就成了机读格式,写入采购主义档。
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