四、接听电话时
1.接听细节
接到电话时,首先问好,自报姓名:“您好!××酒店”。然后仔细倾听对方电话内容,请对方认可,尤其是带数字的,比如公司的名称、房问号、公司电话号码,必须复述以请对方确认。当对方已表示表达结束,你可以询问“还有别的什么吗?”当对方表示
没有时,你才可说“您放心,我一定办好”。对方说“谢谢”,你可回答“不客气,这是我应该做的”。最后道“再见”。
2.当对方电话打错时
如果对方电话打错了,比如找客房部却打到你所在的餐厅时,你应委婉地说“对不起,这是××酒店,客房部的电话是××”,绝不可生硬地说“打错了,这不是××酒店”,然后将电话“砰”地挂上。
3.当对方需要留言时
若对方要找你所在部门的某位同事,而她又不在,你应婉转地说“对不起,××不在,您能留言吗?我一定转告”,当对方同意留言,则须立即取出纸笔认真倾听、记录,等对方说完后,你再复述一遍,请对方确认,然后你进一步问“还有其他需要留言吗”,待对方说“没有”后,并发出“再见”的结束语时,你方可说“我一定转达,请放心,再见”。而绝不能简单地说“××不在,你等会再打电话日巴”。若对方不愿意留言,你可恳切地说“能告诉我您的电话吗?××回来我请她给您回电话”,千万别没事找事地追问“你是谁?有什么事?你跟她什么关系?”也别简单地说“我不知道她去哪了,什么时间回来没准”等。
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