1.3职位说明书的编制
从职位说明书的作用中可以看出,职位说明书对企业管理,特别是企业
的人力资源管理是十分重要的,它编制得成功与否,将对企业人力资源的众
多工作产生较大的影响。接下来我们就讨论职位说明书的编制问题。
1.3.1基本资料
职位说明书中首先应当将职位的一些基本情况进行介绍。它包括单位、
职位名称、部门、任职人、直接主管、直接下属、间接下属、职位编号、说
明书编号、编制日期、批准日期等基本信息。
1.3.2职位概要
职位概要说明将设置这个职位的主要目的、该职位的主要职责,以及该
职位在整个企业运行中所起的作用。它是下一步进行工作内容编制的基础。
职位概要要简洁明了,切不可含糊其辞。
1.3.3工作内容及绩效标准
每个职位的工作内容,应根据该职位所在的部门或单位的职能分解来确
定。一位部门经理通常要对本部门的全部职能负责,而下属的一位员工可能
只对本部门的某几项职能负责。通常我们认为部门经理级员工的责任范围应
有8~12项,下属员工的责任范围应有4~8项。
与工作内容相对应,在职位说明书中还应提出每项工作内容的考核标准
,即绩效标准。针对某项责任的考核内容一般为2~3项,而且它们应该是容
易量化的。例如,具体的工作量、完成任务的具体时间等。
1.3.4责权范围
职位说明书中的责权范围包括责任范围和权力范围两大内容。责任范围
包括汇报责任、督导责任、培育责任、成本责任、保密责任、奖惩责任、预
算责任、档案管理责任、参会责任等;权力范围包括权力项目、审核权、解
释权、调档权、财务权、监察权、提名权、考核权、联络权等。
职位说明书中的责权范围明确规定了各职位的员工所应负担的责任及所
应享有的权限,使各职位间的责权更加清晰明了。
1.3.5工作关系
在职位说明书中的工作关系,主要指的是各职位在公司内、外部的沟通
关系。在公司内部要明确它与公司内部的其他职位——上级、平级之间的沟
通关系。在公司外部要明确它与社会上的其他单位——相关政府部门、关联
企业、客户企业、社会团体、学术单位等之间的沟通关系。在内部工作关系
中还应明确出所受监督、所施监督和合作的关系,也就是指上级对该职位的
监督、该职位对下级的监督,以及同事间的合作关系等。
1.3.6任职资格
对每个职位,均要由学历、经验、专业知识和业务了解范围四个方面来
确定该职位的任职资格与条件;同时,对某些关键职位,还要界定在某种情
况下的优先事项。
任职资格包括学历(含专业)、必备知识、工作经验、业务了解范围和能
力素质五大方面。
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