使馆一般设在驻在国的首都，并且一般位于各国首都的“最好地区”。如在伦敦，使馆主要集中在费尔、贝尔格雷维亚、肯辛顿和奈兹桥这样的富裕区。这主要是为了便于同驻在国的外交部及其他政府部门打交道。各国使馆规模相差悬殊。大的使馆规模宏大，气派不凡，有着宽阔的楼梯、红地毯、枝型吊灯、金碧辉煌的天花板。使馆工作被分成不同部门，如同国内政府那样包罗万象。最庞大的使馆通常是美、俄两国。而英国使馆的工作人员一般比法国的多。有资料称，英国驻华盛顿的使馆，拥有700名工作人员，每年的总开支达250万英镑。而小的使馆仅有一二名工作人员，馆舍可能就设在驻在国办公大楼里。某一加勒比国家驻伦敦的使馆仅有几间小小的办公室，里边铺着脏兮兮的地毯，放着旧式的破烂椅子，墙壁光秃秃的，毫无装饰。
使馆之间最大的差别在于，在大馆，专业分工很细，馆内同行工作范围有限，以致只有通过会议才能知道馆内的情况。在小馆，一两个人得包办一切。一位在小馆工作的英国外交官说：“我经常上午写报告，午饭时与一位当地的新闻记者攀谈，下午拜访外交部，晚上举行唱片欣赏会。”由于要处理的外交事务很多，小馆很难完成其所担负的工作量，结果只能是蜻蜓点水。一位在小馆工作的爱尔兰外交官承认：“我发回国内的报告，只能是根据当地报纸的报道进行改写，我根本没有时间做别的事情。”
一个使馆的组织情况视其大小而定。所有使馆都以大使为首（当两国之间的关系不够友好、不够给在对方首都的首席代表以大使头衔时则例外。在这种情况下，首席代表称为“代办”。但大使和代办所做的工作则没有区别），大使之下有公使（在大馆才有）、参赞、武官，然后是一等秘书、二等秘书和三等秘书。一个小使馆，可能只有一位大使，或一位大使加一位一秘。但一个中型或大型使馆，可能有各个级别的外交官和一套完整的组织机构。英国的一个典型中等使馆，一般设有以下几个部门：主管政务的部门（办公室）、武官处、领事部、新闻处、商务处以及行政处。典型中等使馆一般由外交人员、行政技术人员、服务人员、私人仆役四类人员组成。上面所讲的大使、公使、代办、参赞、武官、秘书和随员，属外交官，持有外交护照（红皮护照）；文书、翻译、打字员、会计等为行政技术人员，承办外交代表机关的行政及技术事务，他们持有公务护照；司机、传达员、工勤人员为服务人员，他们为外交代表机关服务，亦持公务护照；私人仆役即受使馆私人雇佣的人员，如清洁工、仆人、保姆等，通常持有普通护照。后两类人员有的国家由国内派出，有的国家雇佣当地雇员。这些当地雇员有的开车，有的送信，有的迁参与政治、经济或劳务方面的工作。在有些小使馆，日常的贸易事务往往交给一个当地雇员来处理。当地雇员有语言上的便利条件，而且又熟悉当地人，懂得当地的风俗习惯。因此，有的国家雇佣当地雇员的数量相当可观。
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