本书作者系中央档案馆原馆长、国家档案局原局长，有30余年档案专业工作经验和15年领导工作经验。在主持中央档案馆、国家档案局全面工作期间，密切联系实际推动我国档案事业改革发展，做了许多研究，提出了自己的见解。在全国多地档案馆（室）、高校档案专业及相关机构和企业做了上百场业务专题报告、专题讲座，本书收录了作者近年所做讲座、报告等共18篇，全面介绍新时代档案工作面临的新形势、新机遇，并结合作者的多年工作经验及对档案工作的深层次思考，提出一些列新时代档案工作的新思维、新方法。
本书全景展现我国档案事业发展历程中取得的辉煌成就，深入分析我国档案事业发展中存在的主要问题，并给出系统的解决方案。在新时代背景下，作者关于档案工作的新思考、新发展，不仅对我国档案事业高质量发展具有重要的指导意义，而且对记录史实、传承文化、弘扬正确价值观、提高档案领域干部队伍建设质量和专业人才培养质量具有重要的指导意义。
本书丰富档案学理论，把对档案的认识再拓展、再深化、再升华，是反映新时代新十年档案工作贯彻落实新发展理念，实现高质量发展的重要研究成果，适合档案工作者和研究者阅读，也可用作相关专业学生的参考书。
档案对企业的价值和作用
档案对企业、企业领导和企业员工,都具有重要的价值和作用,对企业 有用、有大用,特别是在关键时刻会有大用.但是,有些企业的领导和员工, 却没有看到这些作用,不太重视档案工作.其源头和原因,就在于他们没有 真正认识档案对企业的价值和作用,档案部门也没有真正发挥出档案对企业 的作用来.我讲这个问题,就是要让企业人员重新认识档案,更加重视企业 档案,更加做好企业档案工作.
这一讲讲六个小问题,实际上讲 “六个何”.一是你对档案认识几何? 二 是档案有何价值和作用? 三是档案对企业有何价值? 四是档案对企业有何具 体作用? 五是档案对企业领导有何作用? 六是档案对企业员工有何作用?
一、你对档案认识几何
先简单说一下,什么是档案? 如果通俗地讲,档案就是办事留下的 “底 子”;如果用学者的专门术语来说,档案是人类各项活动的各种原始记录.既 然是各项活动、各种记录,所以,档案的形成者就很多,涉及的范围就非常 广泛,种类也有很多.可以说,它形成于各个层级、各个单位,涵盖各行各 业,关系千家万户.从形成单位来说,不只是各级政府机关形成档案,而且 各类企业,各个事业单位,各种社会组织,甚至是家庭和个人,都会产生 档案.
从内容来说,不只是有各个单位都比较常见的文书档案、科技档案、干 部人事档案、会计档案、基建档案等,而且还有大家不太熟悉的知青档案、 转业退伍军人档案、商标档案、专利档案、诉讼档案、艺术档案、环保档案、 统计档案等.从载体来说,不只是有传统的纸质档案,而且还有非传统的磁 带档案、胶片档案、电子档案.
从涉及的人来说,不但有关于领导的档案、名人的档案,而且还有普通百姓、广大群众的档案,如出生档案、户籍档案、学籍档案、婚姻档案、居 民健康档案、社保档案、房产档案、土地档案等.从形成的时间上来说,不 但历史上形成的材料是档案,在信息时代,而且现在即时形成的东西,也是 档案.从名称上来说,不但现在已经称之为档案的,是档案,还有很多现在 没有称之为档案的,实际上也是档案.比如文书、文件、文献、记录、信息、 数据等.它们实际上也都是原始记录,因而也都是档案.
最根本的一点是:档案是原始记录.它同图书、文物等的最大区别,是 原始性.因而它最具有真实性、权威性、可信性,可以作为凭证和依据.
二、档案有何价值和作用
档案的价值,概括地说,有四个方面.
１．凭证价值.
档案具有国内外法律都认可的凭证性,具有普遍的、不可置疑的凭证价 值.这是档案价值的核心,是档案的最大价值、最重要价值.包括电子档案, 目前我国正在继立法之后,从技术以及实际应用等方面,全面解决电子档案 的法律凭证性问题,从而确保电子档案也同纸质档案一样,具有凭证价值. 凭证价值主要体现在政府管理和社会治理、企业和事业单位的管理与运营、 个人的维权这三个方面.
２．工作查考价值.
档案是以前工作中形成的记录,对现在及今后的工作会有重要的参考价 值.无论是各级党政机关,还是企事业单位和社团的工作人员,档案对他们在 工作中办文、办会和办事,都有查证参考的价值.他们在工作中起草文件、筹 办会议、审核事项等,都会要去查找以前的文件材料,来做查考,来套模子.
３．学术研究价值.
档案作为各方面的活动记录,对各方面的研究人员都有研究利用价值, 各方面的学者和研究人员,在他们的学术研究、科技研究、文艺创作、教学 等活动中,都会利用到档案,档案都能帮助他们出好成果、出新成果.
４．文物价值.
档案对所有人,都具有文物价值.文物价值是越久越值钱.特别对收藏爱好者来说,“百年无废纸”.
以上四方面的价值,前两者是现实价值,后两者是历史价值.所以,档 案既有现实价值,又有历史价值,具有长远的重要价值.我们所有人都应该 对档案加以保护和利用.
档案的作用,也可以概括为四个方面.
１．存凭的作用.
人们建立档案并保留档案的目的,首先和主要的,就是为了留作凭证, 给未来存下凭据.所以,存凭,是档案的首要作用.现在各级档案馆的利用 中,有百分之七八十的人,是利用档案作为凭证,去解决他的个人问题、维 护他的个人权益的.档案对所有党政机关、企事业单位、社会组织和个人, 都具有存凭的作用,在他们需要利用的时候,都可以发挥凭证作用.这个作 用,是可以对各单位产生重大经济效益和社会效益的,是非常现实的作用.
２．资政作用.
就是有助于管理.档案里有前人的管理思想、管理制度、管理办法、管 理案例,体现了前人的管理智慧,对今天人们的管理,能提供有益的参考和 借鉴,很有帮助.人们在日常管理工作中,经常要查找档案,看档案里以前 这种会议是怎么开的? 这类文件是怎么起草的? 这样的事情是怎样处理的? 这号人是怎么驾驭使用的,等等,这时,档案就在发挥着资政的作用.
３．留史的作用.
我国有着悠久的历史文化传统.无论是国家、地方、单位、家族,过若 干年,总要编写自己的历史.但如果没有档案,就难以编修历史.所以,各 个单位、各个家族,要想把自己的历史留下去,就要建立并保存好档案,以 备将来编史修志利用.编史修志,不但可以让自己在未来历史上留下一席之 地,而且在现实生活中也能提高自己的社会地位,是对自己的最好宣传.就 扩大影响来讲,各个企业,与其做一个好工程,或做一个好产品,其影响都 不如留一本好史书,也就是留一本你们企业的历史给今人和后人.但前提是 得要有档案,因为唯有档案,才能留史;没有档案,根本留不下历史来.
４．育人的作用.
育人,既包括教育人、感化人、提高人,也包括满足人的兴趣爱好,悦己娱人.档案不但对档案的形成者有着存凭、留史和资政的作用,而且对社 会上的所有人,都有着广泛的教化、培育作用.因为档案可以满足很多人的 特殊兴趣爱好,供人们休闲消遣,互相欣赏,让人们心里更安静,心灵更洁 净,充实人们的生活和内心,让人们在愉悦中度过生命时光,在消遣时增强 内在修养.
三、档案对企业有何价值
以上说的档案的价值,是档案对社会的一般的价值.但对企业来说,档 案的价值体现得更为特殊.也就是说,档案对企业,还具有更为特殊的价值.
１．档案是企业价值大、作用范围广和时间长的资产.
大家知道,企业是经济组织,是论资产的,好多事情,它是用钱,或者 说是用经济效益来衡量的.所以,我这里也用资产和钱来衡量档案对企业的 价值.
就资产来说,档案是企业的无形资产,而且从某种意义上来说,是企业 价值最大、作用范围最广、作用时间最长的资产.
为什么说档案是企业的无形资产呢?
第一是因为,档案是企业土地、资产、设备、产品等有形资产的有效而 且合法的直接记录,企业所有有形资产的管理、经营、保值、增值,都离不 开档案.档案,实际上是企业所有有形资产的一部分.例如:没有土地证、 房产证等产权档案,企业对土地、房产就没有所有权,或者产权不充分,土 地、房产就不能说是企业的资产或完全的资产.再例如:对复杂的设备来说, 没有设备档案,设备坏了就无法维修,不能使用,从而失去价值,不成其为 资产;对复杂的产品来说,没有产品档案和设计档案,产品就无法再生产. 没有档案这种无形资产,企业的很多有形资产,就只是一个空壳、一堆物品 而已.１９８７年,广东核电公司生产部的比利时人穆司凯回香港时,私自带走 了１２箱档案,公司发现后,通知海关将他扣留.因为对核电这种高科技企业 来说,档案是根本.离开完整的档案,核电站就根本无法运行.国外就有过 核电站因为档案不完整、无法证明核安全而最后无法投入运行的例子.法国 一位核电专家说过一句很中肯的话,他说:核电站就是用档案堆起来的建筑物.
第二是因为,档案是企业品牌、商标、产品、配方、知识产权、社会贡 献、对外影响力等各种无形资产的核心和关键,是企业所有无形资产的载体 和证明.企业所有无形资产发挥作用,最终都要通过档案作为载体或者作为 承载形式,来展示、来证实.档案是企业各种无形资产的主要形式和重要组 成部分.比如:商标是企业最重要的无形资产,一些知名品牌价值动辄数亿 元、数百亿元,而这些价值数亿元、数百亿元的品牌的具体体现,其实就是 商标档案.没有商标档案,再知名的品牌也实现不了其最终价值,甚至会被 别人抢牌、侵权.
通过上面两点可以看出:档案,既是企业所有有形资产不可缺少的一部 分,也是企业所有无形资产的重要组成部分.所以,档案是企业的一种资产, 而且综合比较来看,在企业各类单项资产中,档案这种资产价值最大、作用 范围最广、作用时间最长.
说它价值最大,是因为档案是企业各项资产的体现形式和法律凭证,是 企业各项资产的一部分的总和,其价值比企业任何一项单项的资产都更大.
说它作用范围最广,是因为档案是企业各项资产、各种活动、各个行为 主体的记录,在企业各项事务中都发挥着作用,甚至在企业之外和企业消失 之后还发挥作用,而企业其他资产都是不具备这一特点和这一功能的.这是 档案价值中非常独特的一方面.
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