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报告很详尽,为什么还被臭骂?
主管:山田,× 公司最近的业绩如何?
山田: 是…… × 公司最近一季的销售额为 2 2 0 亿日元,营业收益为 5 亿日元。自由现金流量(Free Cash Flow)为87 亿日元。昨天股票的收盘价为每股358 日元。
主管:噢,所以呢……
山田:啊!是…… 好像还有特别损失的部分,再扣除税之后,利益为2 亿日元。利息支出大概是1 千万日元左右。
主管:所以呢?
山田:啊!还有…… 该公司利息收入为200 万日元。销售成本是……
主管:我是问你“ 他们的业绩怎么样?好还是不好?”
山田:噢!是…… 似乎回升了不少。
主管:好啦,有上升就是了,我知道了……
山田为了回答主管的问题,拼命地传达信息,可是主管却大发脾气。
问题在于,主管想知道的“× 公司最近的业绩”与山田提供的信息根本就不是同一类。追根究底,主管要的是“评价” 信息,可是山田却不断传达“记述”信息。也就是说,主管期望得到的信息种类与山田提供的完全不同。如果山田能事先理解信息有哪些种类,就可以避免白费功夫、白挨骂。
1.1如何理解信息
用对信息,就能写出一流文章
在本书里,你随处可以看到我使用信息这个词。信息是制作文案必要的“零件”。
“信息”这个词,通常会出现在送别会时同事轮流签名的卡片上,或者结婚典礼时亲友所写的留言本和签名簿上,是当事人怀着感情写下的东西。可是,本书所说的信息并不一定要包含感情。例如,“这个宝特瓶a 的容量为500 毫升”,这样冰冷的描述也是一种信息;“这把椅子非常有设计感”也是一种信息,属于评价信息;当然,“本公司必会倾全力超越其他公司,尽快开发出×× 控制装置”这种满腔热血的提案也是一种信息。
在逻辑表现力的领域中,只要是构成商务文案的所有文章,都可以视为信息。也就是说,只要文句中清楚地标示出主语、述词a,而且这些文句都是构成某篇文案的零件,就都可以算是信息。换句话说,大家可以把写作(商务文案或一般文章)当成在组合信息零件。
因此,明确地了解信息意图非常重要。就像如果你要画画,你必须对画笔、颜料、画布有相当的认识;如果你要做菜,就得非常熟悉食材和厨具,不然的话,你永远只能煮出大杂烩。
“明了表现”主语与谓语的关系,才是信息
借由主语与谓语的关系而形成的意思表现(即句子),全部都算是信息。信息是构成商务文案的零件。在整份文案当中,信息还会被划分层级,也就是说,以文案的结构而言,信息可分为上信息和下层信息。例如一份关于交涉的文案,其最终结论想传达的信息是“希望这次交涉能提高自己与对方的满意度”,那么这个信息就是上层信息。
假使这份文案还分成好几个章节,那么每一章节都有它想传达的信息。比如其中某一章想传达的信息是“能产生结果的交涉,有五项基本原则”,那么这个信息就比刚才提到的上层信息要低一个层级。
又假如每一章是由几个分段构成,那么每一个分段应该都有它要传递的信息,例如其中一个分段的信息为“专心聆听交涉对象说话,才能了解对方真正要表达的东西”。
接下来,假设每个分段又由好几篇短文构成,那么这几篇短文的信息又比分段的信息更低一层级。比如其中一篇短文的信息为“所谓的‘专心聆听对方说话’,是指一种积极的过程,也就是深入了解对方的目的、关心的事物或价值观,然后在自己的心中产生正确的认知”。
一份文案的信息,在结构上可以区分不同层级。关于信息层级的讨论,我们后面会再谈到金字塔结构,而这二者的概念是相通的。
1.2信息分三种
记述、评价、规范信息,你得会灵活运用
想要更深一层了解一篇文案的构成成分,最好能先辨识出信息的“种类”。以种类来说,信息大致可以区分成两大类: “描述”和“规范”。用英语来说,就是“what is”和“what should be”这两类。
描述性的信息是表示事物的状态。相对地,规范性的信息则是表示事物应有的状态,或者人应该采取怎么样的行动,就如同医院处方。描述性的信息还可以再分为“记述”信息和“评价”信息,而规范信息则只有它自身这一种。
于是,信息的种类实质上可以分为以下三种:记述、评价、规范。几乎所有的商务文案都是由这三种信息组合而成。顺带一提,前面提到的例子:
“这个宝特瓶的容量为500 毫升”为记述信息。(平铺直叙)
“这把椅子非常有设计感”为评价信息。(有形容词) “本公司必会倾全力超越其他公司,尽快开发出××控制装置”为规范信息。(有动词)
这三种信息是构成商务文案的基本素材,请务必学会如何辨识,这是逻辑表现力的基础(图1-1)。
区分信息,只看“字面意思”
在学习判定信息的种类时,最好排除传递者的意图和接收者的理解。本书所说的信息种类,是指该信息“完全以文字信息表示”时的类型。所以,不管传递者的意图是什么,接收者会做什么样的理解,都要先放在一边,我们只处理信息本身传达出的文字含义,区分该信息究竟属于哪一类。
当然,严格地说,不管我们再怎么割裂传递者和接收者与信息之间的关系,都不可能完全割断。毕竟,如果没有传递者,根本不会有信息产生;如果没有接收者,被传递的信息也
无法被解读。但是,我们可以做的是,先排除传递者特别加上的意义或是接收者固有的理解,单纯地解析信息本身(也就是不因为说话者是谁而决定信息的意义是什么)。
接着,我们再进一步分别解释传递者的意图和接收者的理解。这几个步骤有利于我们掌握传递信息的方法,并增强信息的说服力。
辨别信息种类,不等于辨别内容正确性
接着,我将进一步说明记述信息、评价信息及规范信息。开始之前,我要提醒大家一件事,那就是信息的“种类”与 “内容的正确度”是两回事。也就是说,我们要讨论的是如何理解并判断信息的种类,并非信息内容是否正确或者有无充分的证据。谈论“信息的种类”,并不是在讨论这则信息记述 的内容正不正确、评价的内容正不正确或者规范的内容正不正确。
当然,信息内容正确与否,确实是很重要的课题。可是,在区分信息种类时,请大家先把它当成另一个问题,从别的途径来判断其正确性。这里,我们要先学会辨别所接触到的信息究竟属于哪个种类。