第1章 导 论
1.1 本书的用途
虽然并不是每个人都有机会撰写请示或者起草文件，但我们每个人都可能会遇到工作汇报或者发言的情景，那么，你是否也曾遇到过这样的尴尬一幕：你被安排了发言或者汇报工作情况，明明自己做了很多事情，但说出来既没有亮点也没有达到希望的效果。下得台来，一拍脑袋，“唉，当时要是那么讲就好了”。或者辛辛苦苦起草的稿子，信心十足地提交，*后发现领导只保留了稿子里的“的、地、得”。
虽然国内高校越来越重视对学生写作能力的培养，但是仍逃不掉以知识讲解为主的书院气息，在提升写作能力和工作效率方面总有一种隔靴搔痒之感，即学习者无法接触到公文写作过程的全貌，只是在知识系统层面进行了学习。其实写作这项技能，无论你我，一直都在无意识地练习，也都曾或多或少地实践过。回想一下你在准备汇报和发言时所做的那些准备。例如，在前期或构思阶段，你会思考：我要讲些什么？到哪里找到这些材料？我应该如何描述和使用它们？在过程中不断调整和完善的阶段，你的重点是反复推敲：表达够清晰吗？重点突出吗？内容是否完整？用词是否准确？在事后的评价和反思的阶段，你更关注：大家听懂了吗？效果如何？其实，以上所有的问题，恰好串联起了一项公文写作任务的闭环和思考过程。
为此，本书撰写的目的是给刚刚接触到公文写作任务的人或者初入职场的新人、学生群体，以及希望系统学习公文写作人员提供入门训练；帮助读者系统梳理和总结从构思准备、材料收集、行文撰写、检查完善到完美呈现的公文写作全过程的工作方法；与大家一起总结经验、完善细节，将无意的练习经历变成可习得的工作能力。
1.2 本书的使用说明
公文写作任务中，从其基本逻辑把握、材料准备与收集、构思与行文、文种的选择与起草及检查与完善，到*后一步公文的呈现，每一个环节都对*终的作品产生重要影响。为此，本书以实践公文写作的环节为线索展开，为您一一打开其中的关窍所在，以期读者可以跟随本书共同完成一项高质量的公文写作任务。
具体来说，本书的编写思路和内容安排是以实际公文写作任务的各环节为线索，以2012年新版国家标准为基础，对企事业单位常用的法定公文和事务公文进行分析和说明，并在此过程中融入写作实例、例文修订等实践环节。为此，如果您是一个刚刚学习写作的学生或职场新人，可以在通读本书的基础上，选择一项写作课的作业或者接受一份写作任务，并再次跟随本书的每一个章节进行练习和操作；如果您已经是一位有些工作经验的职场人员，那么这本书的每一个章节的独立性和索引特点，可以协助您在进行某一写作环节的练习和任务时发挥作用；如果您已经是一位在部门、单位甚至是系统中的老笔头，请您对本书的不完善之处进行指正，我们仍希望有更多的人加入帮助我们成长。
1.3 本书的基本内容
除第1章导论外，本书的第2章、第3章针对写作的前期准备阶段主要介绍了学习写作的步骤和方法、写作的原则和基本规则，以及材料的收集和整理。从第4章到第6章将正式开启“写”的工作，即构思与行文、法定公文的文种撰写、常用文书的文种撰写。书中选用了*常用的文种内容进行分析和讨论，并加入案例进行剖析。第7章作为一个独立章节，撰写了公文的检查与完善环节的工作内容。通过这一章节中设计的自查表可以帮助您对自己所撰写的文稿进行系统的回顾和整理，同时作为初学者，接触写作任务时，*开始的工作通常是校对，那么从这一章开始学习也是一个不错的选择。*后，本书结合现有工作实际要求，对公文的呈现进行讨论，供大家参考。
需要特别说明的是，本书更关注于写作任务本身而不是某一工作项目中围绕写作工作而产生的一系列工作环节，如公文的下发与报送、公文的归档等并不是本书的重点。当然，根据公文写作的需要，本书也会对相关工作环节做出一些提示和建议。
启动一个写作任务，是你习得这项技能的第一步。这一次，我们将与你一起完成它，开始吧！
第2章 写作的准备
2.1 写作的基本原则
2.1.1 你以为你表达的就是你（希望）表达的吗？
有一本叫作《你以为你以为的就是你以为的吗？》的逻辑书籍，我们不去谈书中的内容，在此是想借用它的书名引出日常写作中经常出现的一种错误现象，即面对一个主题，我们通常都是从自己的角度或认知范围对其进行论述和表达，既没有弄清对方的需求，也没有关注到讲话的情景和环境，更不用说希望达到的行文目的了。错误的原因通常是我们在表达观点或写作的过程中，只是以自我为中心地将想写的内容和希望讲到的东西进行呈现，从而无意识地忽略了很多有用的信息。这样做不仅无法达到公文写作的目的，同时还会让我们的写作失去条理和逻辑。为此，我们写作的第一个原则就是：想清楚。在这里，我们需要“想清楚”以下几件事情。
1.想清楚内容
我们要写一件什么事情？了解内容和事件的本身，比直接思考如何撰写更加实在和重要，因为文章中的每一个文字都应该与此事有关，或是关键结点，或是承上启下的转折。只有想清楚内容本身，才能帮助我们摒弃那些看似重要，又无从取舍的材料。如示例2-1所示，其是一份需求分析师的岗位职责和任职要求。
示例2-1
岗位名称：需求分析师
岗位职责
1.负责部门相关产品的规划设计、业务需求分析；
2.负责搜集并整理产品的业务需求、客户需求，负责产品需求分析、业务流程设计、功能设计等；
3.负责产品的设计及优化方法，不断优化产品，根据产品的版本计划与目标产出原型及需求说明书；
4.负责协调业务、需求和研发功能，保证产品按时交付。
任职要求
1.拥有本科及以上学历，学习信息管理等相关专业，熟悉医院业务系统；
2.拥有两年及以上医疗行业软件设计或移动端产品设计经验；
3.熟练使用Axure、墨刀等原型设计工具及办公软件，如Word、Visio、Excel、Project等；
4.具备编写产品文档、需求文档，梳理产品流程的能力；
5.具备出色的问题分析能力和产品落地能力，思维缜密，沟通能力强，逻辑感强；
6.能接受出差。
从中可以发现，岗位职责中对应聘者的五种能力进行了要求，即搜集、分析、写作、协调及执行能力；同时在任职要求中列出了六条。那么作为一名面试者，在简历制作环节中就应该按照上述的要求和能力进行应对撰写，而不是千篇一律地告诉面试官你是一个擅长学习、乐于奉献的人。特别要注意的是，即使是同样的事例也可以根据不同要求，而突出你不同方面的能力。例如，参赛获奖的事例，表现的侧面可以有：①突出该奖项的获奖难度，展现综合能力。例如，在200支参赛队伍中，获一等奖（1/3）。②突出该奖项中你的贡献，展现具体能力。例如，我作为队长，牵头完成了队伍组织、人员配备、工作分配，以及进度控制等工作；或作为队内骨干，独立完成参赛材料的整理，包括竞争对手优势分析、参赛作品呈现等。③突出获奖中的某一细节，展现人格品质等。
为此，想清楚写的内容比动手更重要，它决定了撰写的方向、视角，也决定了各类材料的取舍原则，即想清楚今天的主题要讲什么内容，哪些材料与之相关我们才能使用，再好的材料也是为文章的主题服务的。另外，在撰写公文时，我们应该注重撰写的是事情或者工作，一切应该围绕事情和工作出发，而不是文字的需要。
2.想清楚目标
通过这篇公文，我们希望达到什么目标？行文的目的可以是树立典型，如事迹材料；可以是经验推广，如经验材料；也可以是推动落实，如报告；等等。只有清楚地了解文章的目标，才能在撰写过程中详略得当，重点突出；同时在语言表达上做出热情洋溢还是认真严肃的选择。如示例2-2所示，我们摘取了网络上有关炸酱面做法的描述，以及节选了纪录片《舌尖上的中国》里“主食的故事”一集中的旁白。
示例2-2
（1）炸酱面的做法
1.将肉糜、蒜薹、姜末、盐倒入锅中小火翻炒均匀；
2.黄豆酱加等量清水搅拌均匀倒入肉酱中，开小火煮至黏稠；
3.将面条煮熟过冷水后加入黄瓜丝、炸酱，拌匀后炸酱面就做好了。
（2）《舌尖上的中国》（第一季第二集 主食的故事）旁白（节选）
陕西岐山人过寿也吃面，每逢老人做寿，岐山人都会聚在一起，请来秦腔剧团搭台唱戏。这时候一碗热腾腾酸辣可口的岐山臊子面，作为台前台后的*佳配角是绝不可少的。吃臊子面*讲究的要数流水席。早上天刚亮，吃面的流水席就开了。当地的史志记载，岐山臊子面起源于 3000 年前，“只吃面、不喝汤”是当地人约定俗成的饮食规矩。陕西人把肉丁炒制的配料叫臊子，岐山臊子的做法更为讲究。肉丁切得薄而匀，干煸至透明状，再配以醋和秦椒辣面，文火慢炒，上等的臊子应该是色泽鲜红纯正，口感酸辣突出，这样一勺色泽油亮、辣而不燥的红油臊子，正是岐山臊子面的精髓所在。臊子面的配菜讲究五色：木耳豆腐寓意黑白分明，鸡蛋象征富贵，红萝卜寓意日子红火，蒜苗代表生机勃发，红黄绿白黑五种颜色代表了岐山人对生活的美好祝福。几千年来，臊子汤在岐山村村落落的面锅里翻滚着，岐山臊子面更成为一件精彩绝伦的艺术品。岐山臊子面既是饭也是菜，这种饭菜合一的方式在中国人的米食中也随处可见。
同样是对面食的描述，炸酱面的做法以“怎么做”为主线，更具可操作性，而《舌尖上的中国》中“主食的故事”里的面食描述则以人物故事背景为题，描述主食在中国人心目中的位置和情感，重在描述和气氛的烘托。
3.想清楚定位
现实工作中，通常情况下撰写公文的人并不是公文的展示者和使用者。《党政机关公文处理工作条例》中将公文定义为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。因此，公文本身代表的是组织。那么对其展示者和使用者角色的定位事关公文的撰写视角。也就是说，即使你只是一位行政办公室的新人，那么在协助撰写一份单位领导致辞的时候，你也必须将自己想象成机构中的*高领导人，从他的视角和角色出发，模仿着他的口吻和语气，否则你将无法完成这项任务。在这里还需要说明的是，想清楚定位不仅仅包括个人的角色，同样还包括组织的角色，如主办方、承办方、合作方等。如示例2-3所示，我们节选了天津大学2016年开学典礼上校长、教师代表，以及学生代表的发言内容。其中校长的发言围绕培养什么人而展开，对入学新生提出了明确的要求和努力方向；而教师代表的发言从自身的经历和教书育人两个层面出发，对同学们提出了意见和建议；*后，学生代表的发言则是通过自己的经历向师弟师妹们传递大学生活的气息和精彩。清楚的发言定位，使得开学典礼中的讲话既精彩纷呈又不显冗余和重复。
示例2-3
天津大学开学典礼校长、教师和学生代表的发言（节选）
（1）校长
同学们下午好：
今天，迈入第三个甲子的天津大学又迎来了4896名新生。在此，我代表全体天大人，向你们表示衷心的祝贺和热烈的欢迎。
历经十余载寒窗苦读，从今天开始，天津大学将正式写入你们的人生履历，你们将有四年甚至更长的时间了解、融入和热爱她。那么大学到底是什么？我们究竟要培养什么样的人才？ 在你们收到的录取通知书上有这样一句话：“立天大志向、展天大襟怀、承天大责任”，这就是学校对你们的期待和要求，希望你们做名副其实的“天大人”。
天大人坚守家国情怀。
天大人始终独立自省。
天大人不断超越自我。
同学们，到2020年的未来四年，是实施我国全面建成小康社会这“第一个百年目标”的*后四年冲刺，你们身处改革、发展、创新的时代，也是梦想成真的时代。希望你们不负韶华，勇敢担当，用青春铺路，让理想延伸，在实现中华民族伟大复兴的征程中不断成长！
谢谢大家。
（2）教师代表
尊敬的各位领导、老师，亲爱的新生们：
请允许我代表天津大学教师，向各位新生表示*诚挚的祝贺
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